Dans cet article, nous vous guidons dans la gestion des feuilles de temps du personnel de votre cabinet.
Qui peut gérer les feuilles de temps ?
Avant d'aborder les étapes, il est important de noter que seuls les administrateurs de votre compte Pabau — ceux définis comme tels via la fonctionnalité Équipe — ont le pouvoir de consulter, modifier et supprimer les feuilles de temps de tous les employés. Si vous n'êtes pas administrateur, votre accès sera plus limité : vous pourrez uniquement consulter et soumettre vos propres feuilles de temps.
Ce que vous pouvez faire sur la page Feuilles de temps :
La page des feuilles de temps récupère directement les informations de la fonctionnalité de suivi du temps. Cette page permet ce qui suit :
Soumettre vos propres feuilles de temps : Si vous avez oublié de pointer l'arrivée, pointé en retard ou pointé le départ trop tôt par erreur, vous pouvez soumettre manuellement une feuille de temps pour garantir des enregistrements précis.
Modifier les feuilles de temps de vos collègues : En tant qu'administrateur, vous pouvez corriger toute erreur dans les feuilles de temps d'autres membres du personnel, afin que les enregistrements reflètent les heures réellement travaillées.
Consulter une vue d'ensemble de la gestion du temps des employés : Si vous êtes administrateur, vous pouvez accéder à une vue d'ensemble montrant comment chaque employé a passé son temps, ce qui vous aide à surveiller la productivité et à assurer le respect des horaires prévus.
REMARQUE : Veuillez noter que la fonctionnalité Feuilles de temps et salaires doit être activée individuellement pour chaque membre du personnel. Pour activer cette fonctionnalité, suivez simplement les étapes décrites dans ce guide.
Voyons maintenant comment accéder aux feuilles de temps et les gérer.
Étape 1 : Accéder à la page Feuilles de temps
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau. Dans le menu latéral gauche, repérez et cliquez sur l'option « Équipe ». Dans le menu déroulant qui apparaît, sélectionnez « Feuilles de temps ». Vous accéderez ainsi à la page principale de gestion des feuilles de temps, où toutes les données sont regroupées.
L'affichage de cette page varie légèrement selon votre rôle dans votre compte Pabau (administrateur ou non).
-
- En tant qu'administrateur, vous verrez vos propres feuilles de temps ainsi que celles de tous les membres du personnel travaillant dans les sites auxquels vous avez accès.
- Les non-administrateurs ne verront que leurs propres feuilles de temps.
En haut de la page des feuilles de temps, vous trouverez des options de navigation vous permettant de passer d'un jour à l'autre, ou d'afficher les feuilles de temps par jour, par semaine ou par mois. 
En tant qu'administrateur, vous pouvez également appliquer des filtres par employé et par site pour affiner les informations affichées.
REMARQUE : Vous ne pourrez voir et sélectionner que les sites auxquels vous êtes autorisé à accéder, tels que définis dans l'onglet Sites de votre profil utilisateur, dans la fonctionnalité Équipe.
Étape 2 : Consulter et comprendre les feuilles de temps
Après avoir accédé à la page des feuilles de temps, vous pouvez commencer à consulter et gérer les feuilles de temps de votre personnel.
Consulter l'activité d'une feuille de temps : Pour obtenir une vue détaillée de l'activité d'un employé pour une journée précise, cliquez sur la ligne correspondant à ce membre du personnel dans le tableau des feuilles de temps. Cette action ouvre un aperçu où vous pouvez voir une liste chronologique des actions effectuées par l'employé pendant son créneau, y compris les heures de pointage d'arrivée, les heures de pause et les heures de pointage de départ.
Même si un employé n'a pas été planifié ou n'a pas pointé son arrivée, une ligne lui sera tout de même consacrée dans le tableau des feuilles de temps.
Pour obtenir plus de détails sur des événements précis pendant le créneau, comme les pointages d'arrivée, les pauses ou les pointages de départ, il vous suffit de survoler l'icône dans la feuille de temps. Une infobulle affichera alors des détails supplémentaires sur l'événement.
Créneaux en cours : Si un membre du personnel est actuellement pointé, l'indicateur de temps de la feuille de temps s'incrémentera en temps réel au fil de la journée, affichant le temps écoulé jusqu'à l'heure de fin prévue.
Créneaux terminés : Pour les créneaux déjà terminés, vous verrez le nombre total d'heures et de minutes travaillées. Si le membre du personnel est encore pointé, le système continuera à mettre à jour ces informations jusqu'à son pointage de départ.
Plusieurs feuilles de temps par jour : Il est important de noter qu'un membre du personnel ne peut avoir qu'une seule feuille de temps par jour pour un même site. Cependant, il peut avoir plusieurs feuilles de temps pour différents sites le même jour, tant que les heures de pointage d'arrivée/de départ ne se chevauchent pas.
Aucun créneau prévu : Si un employé n'a pas de créneau prévu pour la journée mais pointe tout de même son arrivée, une feuille de temps sera automatiquement générée pour son site principal, tel que défini dans son profil utilisateur, dans les paramètres de l'équipe.
Étiquettes des feuilles de temps
Vous pouvez rencontrer plusieurs étiquettes sur la page des feuilles de temps :
Fermé : Cette étiquette apparaît lorsque le site est fermé, selon les horaires d'ouverture du site définis dans Setup > Sites.
Congé : Cette étiquette indique que l'employé n'a pas de créneau prévu pour la journée.
Absent : Cette étiquette est utilisée lorsque la fin de la journée est atteinte et que l'employé n'a pas pointé son arrivée. La fin de la journée est déterminée par l'heure de fermeture du site.
Étape 3 : Ajouter une feuille de temps
Si vous devez ajouter une feuille de temps pour vous-même ou pour un autre membre du personnel, suivez ces étapes :
-
Commencer l'ajout d'une feuille de temps : Commencez par cliquer sur le bouton « Ajouter une feuille de temps » situé sur la page des feuilles de temps.
-
Sélectionner un site : Il vous sera ensuite demandé de sélectionner le site où travaille l'employé. Vous ne pourrez choisir que parmi vos sites principal et autorisés, qui n'afficheront que les membres de l'équipe de ces sites précis. Si vous choisissez l'option « Tous les sites », elle affichera tous les membres de l'équipe de vos sites principal et autorisés.
-
Rechercher des employés : Utilisez la barre de recherche pour trouver facilement le membre du personnel pour lequel vous ajoutez une feuille de temps en saisissant son nom.
-
Attribution du site :
Si l'employé sélectionné n'a accès qu'à un seul site, ce site sera présélectionné.
Si l'employé a accès à plusieurs sites mais est planifié pour travailler dans l'un d'eux à la date sélectionnée, ce site sera sélectionné et non modifiable.
Si l'employé n'a pas de créneau prévu à la date sélectionnée, vous pourrez choisir parmi les sites principal et autorisés de l'employé.
La sélection d'un site est obligatoire. -
Définir les heures de pointage d'arrivée :
Si le membre de l'équipe avait un créneau prévu au site sélectionné, l'heure de pointage d'arrivée reflétera automatiquement l'heure de début du créneau prévu pour ce membre de l'équipe.
Si le membre de l'équipe n'a pas de créneau prévu, le système affichera les horaires de travail standard du site.
Vous pouvez soit accepter l'heure par défaut, soit la modifier en cliquant sur le champ et en sélectionnant une nouvelle heure.
-
Ajouter des pauses :
Vous pouvez saisir manuellement la durée de la pause, ou utiliser l'icône de sablier pour définir la durée de la pause.
Pour ajouter une pause, cliquez sur le bouton « Ajouter une pause ». Cela affichera une liste des types de pause tels que définis dans les paramètres des options de blocage. Après avoir sélectionné un type de pause, celui-ci apparaîtra dans la fenêtre de création de la feuille de temps.
-
Définir l'heure de pointage de départ :
Si le membre de l'équipe avait un créneau prévu, l'heure de pointage de départ correspondra par défaut à l'heure de fin prévue, bien qu'elle puisse être modifiée.
Si le membre de l'équipe n'avait pas de créneau prévu, le champ de l'heure de pointage de départ sera vide, et vous devrez sélectionner une heure de fin. -
Calculer le total des heures :
Total des heures travaillées : Ce champ affichera le nombre total d'heures travaillées, calculé comme le temps écoulé entre le pointage d'arrivée et le pointage de départ, y compris les pauses payées mais excluant les pauses non payées.
Pauses payées : Ce champ calcule le temps passé en pauses payées.
Total des heures payées : Ce champ affiche le nombre total d'heures travaillées moins le temps passé en pauses non payées.
Une fois tous les détails saisis, cliquez sur « Créer » pour enregistrer la feuille de temps. La nouvelle feuille de temps apparaîtra alors sur la page de liste des feuilles de temps.
Étape 4 : Modifier une feuille de temps
Si vous devez corriger une erreur ou mettre à jour des détails pour un créneau en cours, vous pouvez modifier une feuille de temps.
Pour modifier une feuille de temps, cliquez sur la feuille de temps précise que vous souhaitez modifier. Cela ouvrira le panneau latéral Activité. À partir de là, vous pouvez choisir de modifier ou de supprimer la feuille de temps à l'aide du menu à trois points.
Autorisations de modification :
Les administrateurs peuvent modifier les feuilles de temps en cours, ainsi que celles déjà terminées (dont le membre du personnel a pointé le départ).Les non-administrateurs ne peuvent pas modifier leurs feuilles de temps après leur soumission.
Ce qui peut être modifié :
Vous pouvez modifier l'heure de pointage d'arrivée, ajouter ou supprimer des pauses, et ajuster l'heure de pointage de départ. Cependant, vous ne pouvez pas modifier la date ou le site des feuilles de temps qui ne sont pas à l'état de brouillon et qui sont déjà terminées.
Une fois les modifications souhaitées effectuées, cliquez sur « Enregistrer » pour mettre à jour la feuille de temps.
Étape 5 : Supprimer une feuille de temps
Il peut parfois être nécessaire de supprimer entièrement une feuille de temps — que ce soit parce qu'elle a été soumise par erreur ou pour une autre raison.
Les administrateurs ont la possibilité de supprimer n'importe quelle feuille de temps pour n'importe quel employé, à l'exception des feuilles de temps actives (c'est-à-dire celles pour lesquelles la fonctionnalité de pointage d'arrivée est actuellement active).
Vous pouvez supprimer des feuilles de temps de deux manières différentes :
-
Panneau latéral Activité : Dans le panneau latéral Activité de la feuille de temps, cliquer sur le menu à trois points fait apparaître une option « Supprimer ».
-
Page Modifier la feuille de temps : Sur la page « Modifier la feuille de temps », un bouton dédié « Supprimer » est disponible pour retirer la feuille de temps.
Lorsque vous sélectionnez l'option de suppression, quel que soit l'emplacement, une fenêtre contextuelle de confirmation apparaîtra pour vérifier que vous souhaitez procéder à la suppression. Confirmez votre choix pour retirer définitivement la feuille de temps.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer efficacement les feuilles de temps dans Pabau, en garantissant un suivi précis des heures travaillées et une gestion du temps fluide pour votre équipe.
Pour plus de guides, consultez les articles associés ci-dessous, sélectionnez d'autres guides ou utilisez la barre de recherche en haut de la page. Ces guides vous aideront à tirer le meilleur parti de votre compte Pabau.
De plus, pour vous aider à utiliser et à comprendre pleinement votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés par la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo et des leçons approfondis, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous doter des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.