Cet article explique comment le système de réservation en ligne vérifie automatiquement la disponibilité des salles.
Table des matières :
1. Comment la disponibilité des salles est vérifiée
2. Conditions de configuration
3. Comment la configuration des salles influe sur la disponibilité en réservation en ligne
Pour renforcer la fiabilité de votre processus de réservation, le portail de réservation en ligne de Pabau vérifie la disponibilité des salles en plus de celle du personnel.
Cela garantit que, lorsqu'un client réserve une prestation nécessitant une salle précise (comme une salle de consultation ou une salle laser), le système n'affiche que les créneaux où le membre du personnel et la salle nécessaire sont tous deux libres. Cela évite les conflits d'agenda et assure une expérience client fluide, de la réservation à l'arrivée.
Comment la disponibilité des salles est vérifiée
Lorsqu'un client utilise votre portail de réservation en ligne, Pabau recoupe automatiquement trois informations clés avant d'afficher un créneau disponible :
1. Disponibilité du personnel
Vérifie le planning du membre de l'équipe pour s'assurer qu'il est disponible et qu'un shift a été créé pour cette période. Un membre du personnel n'est considéré comme disponible pour les réservations en ligne que s'il dispose d'un shift couvrant l'horaire de rendez-vous demandé.
2. Lien prestation-salle
Il s'agit du lien essentiel entre une prestation et la ou les salles physiques dans lesquelles elle doit être réalisée. Pour que le portail de réservation en ligne puisse vérifier la disponibilité des salles, il doit d'abord savoir si une prestation nécessite une salle et, le cas échéant, laquelle.
3. Disponibilité de la salle et établissement :
Cette dernière vérification confirme deux choses : que la salle requise est libre sur le créneau sélectionné, et qu'elle existe physiquement dans l'établissement choisi par le client dans le portail de réservation en ligne.
Il s'agit d'une étape essentielle qui empêche les réservations impossibles (par exemple, proposer un créneau pour une prestation dans votre clinique « Downtown » alors que la salle requise n'est disponible que dans votre clinique « Uptown »).
Conditions de configuration
Pour que la vérification automatique des salles fonctionne, les éléments suivants doivent être configurés dans Pabau :
1. Disponibilité du personnel
Créer un shift pour le personnel
Pour vous assurer qu'un shift a bien été créé pour un membre du personnel, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : accéder à Équipe
Connectez-vous à votre compte Pabau et, dans le menu latéral gauche, accédez à Équipe, puis cliquez sur « Planning ».
Étape 2 : sélectionner le créneau du shift
Les membres du personnel sont listés à gauche, et les dates de la semaine s'affichent en haut.
Cliquez sur le créneau souhaité pour lancer la création du shift.
Créez un shift en saisissant les heures de début et de fin ou en choisissant parmi les modèles par défaut. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton d'agrandissement en haut à droite pour accéder à davantage d'options.
Dans le menu « Créer un shift », saisissez :
- Début et fin du shift (date préremplie selon le créneau sélectionné - champ obligatoire)
- Établissement (champ obligatoire, votre établissement par défaut est présélectionné)
- Prestations incluses dans le shift (facultatif, Toutes les prestations par défaut)
- Attribuer une salle (facultatif)
- Notes complémentaires (facultatif)
Cliquez sur Créer le shift pour le confirmer et le planifier.
REMARQUE : les shifts comprenant toutes les prestations apparaissent en vert, tandis que ceux ne comprenant que certaines prestations s'affichent en rose.
2. Lien prestation-salle
Attribuer une salle à une prestation
Cette méthode est la plus adaptée lorsque vous vous concentrez sur une seule prestation et souhaitez en définir les exigences.
Étape 1 : Accédez à Configuration
Accédez au bouton Configuration situé en bas à gauche de l'écran pour ouvrir la page « Configuration ». Cliquez sur l'onglet « Prestations » situé dans la section Catalogue .
Étape 2 : accéder aux prestations
Cliquez sur l'onglet « Prestations » situé dans la section Prestations. Sur cette page, vous verrez la liste de toutes les prestations que vous avez créées dans le système. Utilisez la barre de recherche pour trouver la prestation que vous souhaitez modifier.
Étape 3 : sélectionner la prestation
Cliquez sur le nom de la prestation pour afficher ses paramètres de configuration.
Étape 4 : attribuer une salle
Passez à l'onglet « Attribuer », puis sélectionnez le sous-onglet « Ressources », où vous pouvez directement modifier la ou les salles requises pour réaliser cette prestation précise.
Cochez ou décochez les salles pour définir où cette prestation précise peut être réalisée.
Attribuer une prestation à une salle
Cette méthode est utile lorsque vous souhaitez voir toutes les prestations rattachées à une même salle.
Étape 1 : accéder à Configuration
Accédez au bouton Configuration situé en bas à gauche de l'écran pour ouvrir la page « Configuration ».
Étape 2 : accéder aux salles
Cliquez sur la section « Catalogue » pour faire apparaître l'onglet « Salles » et accéder aux salles que vous avez créées dans le système.
Étape 3 : examiner les prestations attribuées à la salle
Sélectionnez d'abord la salle que vous souhaitez configurer. L'onglet « Détails » s'ouvre par défaut.
Dans cet onglet, vous trouverez le bouton « Toutes les prestations peuvent être réalisées dans cette salle ». Ce bouton contrôle la façon dont les prestations sont attribuées :
- Lorsque ce bouton est ACTIVÉ : toutes les prestations de votre système peuvent être réalisées dans cette salle.
- Lorsque ce bouton est DÉSACTIVÉ : une nouvelle option apparaît, vous permettant de sélectionner manuellement uniquement les prestations réalisées dans cette salle.
3. Disponibilité de la salle et établissement
Attribuer un établissement à une salle
Étape 1 : accéder à Configuration
Accédez au bouton Configuration situé en bas à gauche de l'écran pour ouvrir la page « Configuration ».
Étape 2 : accéder aux salles
Cliquez sur la section « Catalogue » pour faire apparaître l'onglet « Salles » et accéder aux salles que vous avez créées dans le système.
Étape 3 : configurer l'établissement
Accédez à l'onglet « Établissements » pour voir la liste de vos cliniques disponibles. Sélectionnez ici l'établissement que vous souhaitez associer à cette salle.
Comment la configuration des salles influe sur la disponibilité en réservation en ligne
Le système se comporte différemment selon la façon dont vous avez configuré la prestation. Voici les scénarios les plus courants :
1. La prestation nécessite une salle précise
Si une prestation est liée à une seule salle sur le lieu de réservation, Pabau vérifie à la fois la disponibilité du personnel et celle de cette salle précise.
- Résultat : un créneau n'est affiché que si le membre du personnel et la salle sont tous deux disponibles pendant toute la durée du rendez-vous.
- Exemple : un client souhaite réserver une prestation de 60 minutes à 2:00 PM. Le membre du personnel est libre de 2:00 PM à 3:00 PM, mais la salle requise n'est libre que de 2:00 PM à 2:45 PM. Dans ce cas, le créneau de 2:00 PM ne sera pas affiché, car la salle n'est pas disponible pendant les 60 minutes complètes.
2. La prestation nécessite l'une parmi plusieurs salles
Si une prestation est liée à plusieurs salles (par exemple, elle peut être réalisée en « Salle de consultation 1 » ou en « Salle de consultation 2 »), Pabau vérifie si le membre du personnel est libre et si au moins une des salles associées est disponible.
- Résultat : un créneau est affiché si le membre du personnel et au moins une des salles sont disponibles. Lorsque le client finalise la réservation, Pabau attribue aléatoirement au rendez-vous l'une des salles disponibles. Si aucune salle n'est libre, le créneau est masqué.
3. La prestation ne nécessite aucune salle
Si aucune salle n'est associée à une prestation pour le lieu de réservation, le système fonctionne comme il l'a toujours fait.
- Résultat : la disponibilité repose uniquement sur le planning du membre du personnel.
REMARQUE : le système ne prend en compte que les salles disponibles dans l'établissement sélectionné par le client dans le portail de réservation. Si un rendez-vous est réservé pour l'« Établissement A », mais que la salle requise pour la prestation n'est attribuée qu'à l'« Établissement B », le créneau ne sera pas affiché.
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