Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer et personnaliser des types de dossiers afin de suivre, gérer et résoudre efficacement les incidents.
REMARQUE : Les Dossiers font partie du forfait Care Plus. Si vous ne voyez pas Dossiers sous Clients dans la barre latérale, parlez-en à votre gestionnaire de compte pour effectuer une mise à niveau.
ASTUCE : Configurez d'abord vos types de dossiers. Un dossier ne peut pas être créé sans en avoir un, et les étapes que vous définissez ici sont celles que le personnel suivra sur chaque dossier.
Étape 1 : Accédez à Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants de connexion. Ensuite, accédez à la page Configuration située dans le coin inférieur gauche de l'écran.
Étape 2 : Accédez aux types de dossiers
Développez maintenant la section « Objets ». Cela affichera le sous-onglet « Types de dossiers ».
Étape 3 : Créez un nouveau type de dossier
Sur la page Types de dossiers, rendez-vous dans le coin supérieur droit et cliquez sur le bouton « Créer un type de dossier » pour commencer.
Une fois que vous avez cliqué sur Créer un type de dossier, remplissez les champs suivants :
- Nom - un nom clair et descriptif que le personnel sélectionnera dans la liste lors de la création d'un dossier (par exemple, Brûlure ou Réclamation de facturation).
- Code du dossier - un code court et unique utilisé pour la référence rapide et les rapports. Quatre caractères maximum.
- Icône - choisissez-en une dans la grille afin que le type de dossier soit facilement repérable dans les listes et les tableaux de bord.
- Catégories de rapport - la manière dont les dossiers sont classés pour les rapports et l'analyse. Deux champs vides sont fournis ; cliquez sur + Ajouter un élément à la liste pour chaque catégorie supplémentaire dont vous avez besoin.
- Étapes - les étapes par lesquelles un dossier progresse, dans l'ordre. Elles définissent le flux de travail et deviennent la barre de progression sur le dossier lui-même. Deux champs vides sont fournis ; cliquez sur + Ajouter un élément à la liste pour en ajouter d'autres.
- Résultats - la façon dont un dossier peut se conclure. Le personnel doit en choisir un lors de la clôture d'un dossier, afin de garantir un suivi cohérent de la manière dont les dossiers sont résolus ou escaladés. Deux champs vides sont fournis ; cliquez sur + Ajouter un élément à la liste pour en ajouter d'autres.
IMPORTANT : Chacun des champs Catégories de rapport, Étapes et Résultats nécessite au moins une entrée. Enregistrer sans cela affiche une erreur telle que « Ajoutez au moins une étape. »
Faites glisser une ligne par sa poignée pour la réorganiser. L'ordre des étapes est important — c'est l'ordre dans lequel le personnel progressera sur le dossier.
Étape 4 : Enregistrez les modifications
Pour terminer, rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
En suivant ces étapes, vous pouvez facilement créer des types de dossiers dans Pabau.
Que faire si je dois supprimer un type de dossier ?
Ouvrez-le et cliquez sur Supprimer, puis confirmez avec Oui, supprimer le type de dossier. Les dossiers déjà créés avec ce type conservent leur historique d'étapes et de résultats.
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