Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes et les consignes pour vous aider à créer un formulaire médical, afin de simplifier le processus de documentation.
La gestion de vos formulaires médicaux via Pabau présente de nombreux avantages. Pour commencer, plus d'encombrement dû à tous ces formulaires papier, et vous économisez même de l'argent en le faisant. De plus, tous les formulaires de vos clients seront accessibles depuis n'importe où, à tout moment.
Suivez ces instructions pour créer un formulaire médical dans votre compte Pabau :
Étape 1 : Accéder aux modèles de formulaires médicaux
Connectez-vous à votre compte Pabau et accédez à Paramètres, puis cliquez sur « Formulaires » sous Clinique.
Étape 2 : Créer un modèle vierge
Cliquez sur « Créer un formulaire » dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez « Modèle vierge ».
REMARQUE : Vous pouvez également utiliser les formulaires préconçus de Pabau. Pour plus d'informations, consultez notre article « Comment utiliser un modèle de formulaire médical ».
Étape 3 : Informations générales du formulaire
Dans la section « Général » située dans le coin supérieur droit, fournissez les informations essentielles pour votre formulaire médical :
Nom du formulaire : Saisissez un nom descriptif pour votre formulaire.
Services associés : Indiquez quels services sont liés à ce formulaire. Cette association est essentielle pour l'automatisation et garantit que le formulaire est préchargé dans le parcours du patient dans l'application Pabau.
Type de formulaire : Choisissez le type de formulaire approprié parmi les options suivantes :
- Antécédents médicaux : ce formulaire fournit un aperçu général des antécédents du patient. Il n'est pas requis pour chaque rendez-vous, mais permet de recueillir des informations complètes.
- Consentement : le formulaire de consentement informe le patient sur le traitement qu'il reçoit, y compris les risques potentiels. Il est fortement recommandé de faire signer un formulaire de consentement au patient avant chaque traitement.
- Formulaire de traitement : ce formulaire doit être rempli par le praticien et sert de résumé du rendez-vous. Il peut inclure des informations telles que les numéros de lot et le dosage, notamment pour les rendez-vous impliquant des injectables.
- Prescription : ce formulaire est utilisé par les prescripteurs pour autoriser la délivrance de médicaments aux patients.
- Formulaire de laboratoire : ce formulaire est conçu pour tout type d'analyse sanguine.
Veillez à choisir le type de formulaire le plus adapté à l'objectif de votre formulaire médical. 
Une fois ces informations renseignées, vous êtes prêt à passer à la création des composants de votre formulaire médical dans les étapes suivantes.
Étape 4 : Ajouter des composants au formulaire
La section « Composants » deviendra accessible après avoir sélectionné un type de formulaire dans la section « Général ».
Dans cette section, vous trouverez différents blocs de construction ou composants qui forment la structure de votre formulaire médical. Faites glisser l'élément souhaité depuis la liste vers le centre de l'écran pour l'ajouter à votre formulaire.
Les composants disponibles varient en fonction du type de formulaire que vous avez sélectionné. Chaque composant est accompagné d'une brève description indiquant son utilisation prévue.
Cliquez sur le composant ajouté au centre de l'écran pour le modifier. Cette action ouvrira un menu sur le côté droit de votre écran où vous pourrez modifier le composant, le marquer comme obligatoire, et le supprimer si nécessaire.
REMARQUE : En sélectionnant « Afficher les paramètres avancés » dans la section des paramètres du composant, vous avez la possibilité d'établir un champ lié, où la réponse du client à une question sera répercutée dans le champ spécifié sous Champ lié.
De plus, définir une « Valeur par défaut » signifie que la réponse à la question sera préremplie en fonction de la balise de fusion utilisée dans le champ Valeur par défaut.
Par exemple, en intégrant la balise de fusion « Nom complet du client » comme valeur par défaut pour le composant Réponse courte, ce champ sera automatiquement rempli avec le nom du client.
Une fois la modification terminée, cliquez sur « Enregistrer le composant » pour confirmer vos changements.
Utiliser le composant Matrice
L'une des options disponibles est le composant Matrice, qui vous permet de recueillir plusieurs réponses liées dans un format de tableau structuré. Au lieu d'ajouter plusieurs questions distinctes, le composant Matrice vous permet de les regrouper sous une seule étiquette, rendant votre formulaire plus concis et plus facile à remplir pour les patients.
Cela est particulièrement utile lorsque vous souhaitez que les patients répondent à une liste d'éléments en utilisant le même ensemble d'options de réponse. Par exemple, vous pouvez demander aux patients d'évaluer différents symptômes — tels que la douleur, la fatigue et les nausées — en utilisant la même échelle : Aucun, Léger, Modéré ou Sévère.
Le composant Matrice est composé de deux éléments :
Lignes – les éléments ou affirmations individuels pour lesquels vous souhaitez des réponses (par exemple : Maladie existante ou récente, Hospitalisation ou interventions chirurgicales, Médicaments, Intolérance aux médicaments, Allergies connues)
Colonnes – les options de réponse que les patients peuvent choisir (par exemple : Oui, Non, ou une échelle personnalisée)
Lors de la configuration d'un composant Matrice, vous pouvez également choisir le type de saisie pour les colonnes de réponse :
Texte – les patients saisissent une réponse courte pour chaque ligne
Paragraphe – les patients saisissent une réponse plus longue, sur plusieurs lignes
Case à cocher – les patients cochent une ou plusieurs options par ligne
Pour configurer la Matrice, ajoutez vos questions une par une à l'aide du bouton « + Ajouter une question », et configurez les options de réponse à l'aide de « + Ajouter une réponse ». Vous pouvez réordonner les lignes et les colonnes en faisant glisser l'icône de poignée à gauche. Pour supprimer un élément, cliquez sur l'icône de corbeille à côté de celui-ci.
Les patients n'ont qu'à sélectionner ou compléter une option par ligne, ce qui rend leur réponse rapide et simple, même lorsque le formulaire couvre une longue liste de sujets.
Une fois la configuration de la Matrice terminée, cliquez sur « Enregistrer le composant » pour confirmer vos changements.
Astuce : Pour vous assurer que vos formulaires médicaux reflètent l'identité visuelle de votre clinique, vous pouvez personnaliser leur design en ajoutant divers éléments.
Plutôt que de télécharger manuellement le logo de votre clinique, vous pouvez insérer la balise de fusion <-> Logo de l'entreprise (company) dans un composant Texte, qui récupérera automatiquement le logo stocké dans votre système.
Vous pouvez également inclure le nom de votre entreprise en ajoutant un composant Texte, et renforcer la personnalisation en insérant d'autres balises de fusion qui remplissent dynamiquement les informations du patient et de la clinique.
Vous avez également la possibilité de personnaliser le texte et la mise en forme pour correspondre à l'identité de votre marque, créant ainsi une apparence cohérente et professionnelle.
La mise en place de formulaires médicaux à l'image de votre marque renforce non seulement la reconnaissance de celle-ci, mais garantit également une cohérence dans toutes les communications avec les patients. Un formulaire bien structuré et visuellement attrayant améliore la lisibilité, facilitant la navigation pour les patients comme pour le personnel, tout en renforçant la confiance envers votre clinique.
Utiliser le composant Résumé IA
Le composant Résumé IA est une réponse longue que votre équipe peut rédiger avec l'IA, en utilisant les réponses déjà saisies ailleurs dans le même formulaire. Plutôt que d'écrire un résumé de visite ou une note de transmission à partir de zéro, un membre du personnel clique sur un bouton et Pabau transforme les réponses du formulaire en un premier brouillon qu'il peut relire et modifier avant de l'enregistrer.
Vous le trouverez dans le groupe Général de la liste des Composants, à côté de Réponse courte et Réponse longue. Faites-le glisser sur votre formulaire comme tout autre composant.
Une fois placé sur le formulaire, cliquez sur le composant pour ouvrir ses paramètres sur la droite. Un Résumé IA se configure avec trois éléments :
Invite – l'instruction que vous souhaitez que l'IA suive, par exemple « Rédigez un résumé de visite chaleureux et en langage simple pour le client, basé sur ses réponses ci-dessous. » Lorsque vous cochez les réponses sources ci-dessous, Pabau insère chacune d'elles en tant que balise [étiquette], vous permettant de positionner une réponse exactement où vous le souhaitez dans l'instruction.
Nom du bouton – l'étiquette du bouton que le personnel cliquera sur le formulaire pour générer le brouillon, par exemple « Rédiger le résumé de visite ».
Utiliser les réponses de – cochez les composants dont les réponses doivent être transmises à l'IA. Il peut s'agir de réponses courtes, de réponses longues, de listes déroulantes, de choix unique ou multiple, de curseurs et de grilles présents ailleurs dans le formulaire.
REMARQUE : Un Résumé IA nécessite une question, une invite, un nom de bouton et au moins une réponse source avant de pouvoir être enregistré. Lorsqu'un collègue remplit le formulaire, il clique sur votre bouton pour générer le résumé dans le champ, puis le relit et le modifie avant de l'enregistrer — l'IA rédige, une personne valide toujours. Partout ailleurs (l'application iOS, le portail client), le composant se comporte comme une réponse longue classique, de sorte que les réponses restent modifiables dans toutes les vues.
Étape 5 : Finaliser le formulaire
Continuez à ajouter des questions et les informations nécessaires à votre formulaire médical. Répétez ces étapes selon les besoins jusqu'à ce que votre formulaire soit complet.- Utilisez le bouton Aperçu (généralement situé en haut de l'écran) pour vérifier la mise en page et le contenu du formulaire. Assurez-vous d'être satisfait de son apparence et de sa lecture.
- Une fois la conception de votre formulaire médical terminée, cliquez sur Créer un formulaire (généralement situé dans le coin supérieur droit) pour le finaliser et l'enregistrer.
- Votre formulaire médical a maintenant été créé avec succès.
REMARQUE : Si vous souhaitez créer un formulaire similaire à un autre déjà présent dans votre système, vous pouvez cloner ce formulaire au lieu d'en créer un second à partir de zéro.
Vous pouvez également en apprendre davantage sur ce sujet en visionnant une leçon sur Pabau Academy.
De plus, nous vous suggérons de lire notre article Formulaires médicaux pour explorer ce sujet plus en détail.
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De plus, afin de vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur Pabau Academy. Vous y trouverez des tutoriels vidéo détaillés et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète pour vous doter des compétences essentielles à la réussite avec Pabau.