Cet article explique comment créer et filtrer le « rapport des annulations » dans Pabau afin de voir quels rendez-vous ont été annulés au cours d'une période donnée.
Étape 1 : Accédez aux Rapports
Connectez-vous à votre compte Pabau, accédez au menu de la barre latérale gauche et cliquez sur Analytique, puis sur Rapports.
Étape 2 : Ouvrez le rapport des annulations
Dans la catégorie Rendez-vous à gauche, cliquez sur « Rapport des annulations. »
Étape 3 : Comprenez la phrase de filtrage
Ce rapport utilise deux filtres reliés par « et », ce qui signifie que les deux conditions doivent être vraies pour qu'un rendez-vous apparaisse :
Afficher Rendez-vous où Statut du rendez-vous est Annulé et Rendez-vous où Date du rendez-vous est dans Ce mois-ci
Cliquez sur l'icône « + » pour ajouter un autre filtre, ou cliquez sur n'importe quel mot souligné pour le modifier.
Étape 4 : Choisissez l'objet
Cliquer sur le nom de l'objet (par exemple « Rendez-vous ») ouvre un menu déroulant présentant les objets disponibles pour le rapport :
- Rendez-vous — réservations individuelles dans le calendrier.
- Client — profils clients dans votre base de données.
- Facture — enregistrements de facturation générés par les ventes.
- Service — les traitements ou services proposés par votre clinique.
- Devis — devis créés pour les clients.
Étape 5 : Choisissez le champ
Cliquer sur le nom du champ ouvre un menu déroulant défilant des champs disponibles pour l'objet Rendez-vous. Ce rapport utilise deux types de champs différents — Statut du rendez-vous (un champ de statut) et Date du rendez-vous (un champ de date) — mais les deux sont choisis dans la même liste complète, regroupée en commençant par les champs statiques :
- Date du rendez-vous — la date à laquelle le rendez-vous est prévu, qui alimente le deuxième filtre par défaut
- Lieu du rendez-vous — la clinique ou le lieu où se déroule le rendez-vous
- Rendez-vous avec — le membre du personnel avec lequel le rendez-vous est réservé
- Créé par — le membre du personnel ayant créé l'enregistrement du rendez-vous
- Date de création — la date à laquelle l'enregistrement du rendez-vous a été créé dans Pabau
- Durée — la durée du rendez-vous
- Service — le service réservé pour le rendez-vous
- Prix — le prix du rendez-vous
- Statut du rendez-vous — le statut actuel du rendez-vous, qui alimente le premier filtre par défaut
- Motif d'annulation — le motif enregistré si le rendez-vous a été annulé
- Confirmation par e-mail — si une confirmation par e-mail a été envoyée pour le rendez-vous
- Confirmation par SMS — si une confirmation par SMS a été envoyée pour le rendez-vous
- Confirmé — si le rendez-vous a été confirmé
- Émis à — le client auquel le rendez-vous a été attribué
- Rendez-vous récurrent — si le rendez-vous fait partie d'une série récurrente
- Rebooking — si le rendez-vous a été re-réservé
- Demandé — si le rendez-vous a été spécifiquement demandé par le client
- ID du rendez-vous — l'identifiant unique du rendez-vous
- Note d'avis par rendez-vous — la note d'avis laissée pour le rendez-vous
- Commentaire d'avis — le commentaire laissé avec l'avis
- Réservation en ligne — si le rendez-vous a été réservé en ligne
- Date/Heure du rendez-vous — la date et l'heure combinées à laquelle le rendez-vous est prévu
- Converti — si le rendez-vous a débouché sur une conversion
- Notes — toutes les notes enregistrées sur le rendez-vous
- Date d'annulation — la date à laquelle le rendez-vous a été annulé, le cas échéant
- Annulé par — l'utilisateur qui a annulé le rendez-vous
- Commentaire d'annulation — le commentaire enregistré lors de l'annulation du rendez-vous
- Équipe — l'équipe associée au rendez-vous
- Personne secondaire — un membre du personnel secondaire lié au rendez-vous
- Liste de prix du rendez-vous — la liste de prix appliquée au rendez-vous
- Nom du dossier — le dossier auquel le rendez-vous est lié
- Code d'autorisation — le code d'autorisation enregistré pour le rendez-vous
- Salle — la salle où se déroule le rendez-vous
- Équipement — l'équipement utilisé pour le rendez-vous
- Formulaire(s) complété(s) — le(s) formulaire(s) complété(s) en lien avec le rendez-vous
- Champs personnalisés — les champs personnalisés spécifiques à votre compte apparaissent également en bas de la liste, comme un champ Code d'autorisation personnalisé défini séparément du champ standard ci-dessus
Étape 6 : Choisissez l'opérateur
Les opérateurs disponibles dépendent du type de champ sélectionné. Ce rapport présente à la fois un champ de statut et un champ de date :
Pour un champ de statut comme « Statut du rendez-vous » :
- est — correspond aux rendez-vous dont le statut correspond à la valeur sélectionnée.
- n'est pas — exclut les rendez-vous dont le statut correspond à la valeur sélectionnée.
- est vide — correspond aux rendez-vous pour lesquels aucun statut n'a été défini.
- n'est pas vide — correspond aux rendez-vous pour lesquels un statut a été défini.
- est l'une des valeurs — correspond aux rendez-vous dont le statut correspond à l'une des valeurs sélectionnées (utile pour regrouper des statuts comme « Annulé » et « Absent » dans un même filtre).
Pour un champ de date comme « Date du rendez-vous » :
- est — correspond aux rendez-vous dont la date se situe dans la valeur sélectionnée.
- n'est pas — exclut les rendez-vous dont la date se situe dans la valeur sélectionnée.
- est postérieure à — correspond aux rendez-vous programmés après la valeur sélectionnée.
- est antérieure à — correspond aux rendez-vous programmés avant la valeur sélectionnée.
- est exactement ou postérieure à — correspond aux rendez-vous programmés à la valeur sélectionnée ou après.
Étape 7 : Choisissez la valeur
Pour un champ de statut comme « Statut du rendez-vous », cliquer sur la valeur ouvre une liste des statuts disponibles :
- En attente
- Arrivé
- Terminé
- Absent
- En retard
- Annulé
Pour un champ de date comme « Date du rendez-vous », cliquer sur la valeur ouvre un menu déroulant de plages de dates prédéfinies sous « Intervalles favoris » :
- Aujourd'hui — aujourd'hui, de minuit jusqu'à l'heure actuelle.
- Hier — les 24 heures précédentes.
- Ce mois-ci — le mois calendaire en cours.
- Le mois prochain — le mois calendaire suivant.
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche en haut de chaque menu déroulant pour trouver une valeur qui n'apparaît pas dans la liste par défaut.
Étape 8 : Segmentez le rapport
Utilisez le menu déroulant « Segmenter par » à droite, défini par défaut sur « Motif d'annulation », pour décomposer les résultats du rapport selon la raison de l'annulation de chaque rendez-vous.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer une vue filtrée des rendez-vous annulés dans Pabau, en combinant un filtre de statut avec un filtre de date pour restreindre les résultats à une période précise.
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