Ce guide explique comment configurer des numéros de fax, envoyer des fax et recevoir des fax entrants directement dans la boîte de réception des fax de Pabau, afin que vous puissiez gérer les communications par fax de votre clinique sans quitter la plateforme.
Table des matières :
1. Comment configurer le fax
2. Comment envoyer et recevoir des fax
La boîte de réception des fax de Pabau centralise toutes les communications par fax de votre clinique — de la gestion des numéros de fax à l'envoi et à la réception de documents directement dans la plateforme.
Que vous configuriez le fax pour la première fois ou que vous ayez déjà des numéros à gérer, cet article vous guide à travers chaque étape afin que vous puissiez gérer les processus de fax sans avoir besoin d'outils externes ou de solutions manuelles.
Comment configurer le fax
Étape 1 : Accéder aux adresses d'expéditeur
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants existants. Avant de pouvoir envoyer ou recevoir des fax, un numéro de fax doit être configuré et attribué. Dans les paramètres de Pabau :
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Accédez à Configuration dans le menu de la barre latérale gauche.
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Accédez à Marketing et communications > Adresses d'expéditeur.
- Cliquez sur le bouton « Créer un expéditeur » en haut à droite, puis sur « Configurer le fax ».
Étape 2 : Ajouter un numéro de fax
Ici, vous pouvez acheter ou ajouter un numéro de fax qui servira d'ID d'expéditeur « Fax en tant que » lors de l'envoi de fax. Une fenêtre s'ouvrira où vous pourrez ajouter un numéro de fax. Cliquez sur le bouton « Ajouter/Transférer un numéro » pour commencer.
Selon que vous ayez déjà un numéro de fax ou que vous ayez besoin d'un nouveau, choisissez l'onglet Nouveau numéro ou Transférer un numéro existant en haut.
Étape 3 : Ajouter un nouveau numéro
Si vous souhaitez ajouter un nouveau numéro, vous serez invité à sélectionner le pays, l'état/la région, puis à choisir un numéro de fax disponible avant de passer à l'étape suivante.
Ensuite, cliquer sur « Ajouter le numéro » ajoutera le numéro de fax sélectionné à votre compte, le rendant immédiatement disponible pour l'envoi et la réception de fax dans Pabau.
Choisir un numéro de fax de clinique reconnaissable aide à garantir que les prestataires externes et les laboratoires identifient immédiatement l'origine des fax. Une fois qu'un numéro de fax est ajouté, il apparaîtra dans la boîte de réception des fax et dans les processus d'« Envoi de fax » en tant qu'option d'expéditeur.
Comment envoyer et recevoir des fax
Étape 1 : Accéder à la boîte de réception des fax
Repérez la boîte de réception des fax dans la barre de navigation en haut à droite. En cliquant sur le bouton Boîte de réception des fax, vous ouvrez la zone centrale où sont affichés les fax entrants et sortants, y compris le nombre de messages non lus en cas de nouveaux fax. Cette boîte de réception constitue votre centre de gestion pour toutes les communications par fax sans quitter Pabau.
Étape 2 : Envoyer un fax
Pour commencer, dans la boîte de réception des fax, cliquez sur Nouveau fax pour ouvrir le formulaire d'envoi de fax.
Puis remplissez les informations suivantes :
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Saisissez le numéro de fax du destinataire
Tapez le numéro de fax de destination complet, y compris l'indicatif du pays et de la région. -
Choisissez le numéro de fax de votre clinique
Si vous avez configuré plusieurs numéros, sélectionnez celui à partir duquel vous souhaitez envoyer. Cela indique au destinataire l'origine du fax. -
Joignez vos documents
Téléchargez les fichiers que vous souhaitez envoyer par fax (par exemple, des PDF ou des images). Toutes les pages incluses seront envoyées en une seule transmission. -
Ajoutez des notes/commentaires (facultatif)
Si vous le souhaitez, incluez un bref message ou des instructions pour le destinataire. -
Cliquez sur Envoyer
Une fois tout configuré, cliquez sur Envoyer. Votre fax est soumis et apparaîtra dans la section Envoyés de la boîte de réception des fax une fois livré.
Envoyer des fax de cette manière élimine le besoin de télécopieurs traditionnels — tout est effectué en ligne via l'interface de Pabau. Les systèmes de fax en ligne modernes fonctionnent de manière similaire, en prenant les documents téléchargés et en les transmettant sous forme de fax au numéro de destination.
Étape 3 : Recevoir des fax entrants
Les fax entrants arrivent directement dans votre boîte de réception des fax :
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Consultez l'onglet Boîte de réception
Tous les fax reçus s'affichent sous Entrants, avec le statut, le numéro de l'expéditeur et l'horodatage. -
Ouvrez un fax
Cliquez sur une entrée de fax pour afficher le document et ses pages. -
Téléchargez ou enregistrez dans la fiche client
Vous pouvez télécharger le fax localement ou l'associer à une fiche client dans Pabau, afin qu'il soit stocké dans DME > Documents. -
Mise à jour du nombre de messages non lus
Une fois qu'un fax est consulté, il est marqué comme lu et l'indicateur de non-lus se met à jour automatiquement.
Tout comme les systèmes de fax en ligne basés sur l'e-mail, tout est stocké dans une interface consultable afin que vous puissiez retrouver et gérer facilement vos fax.
Étape 4 : Gérer vos messages de fax
Une fois que vous avez envoyé ou reçu des fax, vous pouvez :
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Filtrer vos fax (par exemple, envoyés ou entrants) en haut à gauche de l'écran.
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Rechercher par numéro, date ou client.
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Afficher les documents envoyés/reçus.
Cela permet de garder votre boîte de réception organisée et utile pour suivre les communications au fil du temps.
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De plus, pour vous aider à pleinement utiliser et comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons d'explorer les guides et ressources supplémentaires proposés sur Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo approfondis et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui peut vous équiper des compétences essentielles pour réussir avec Pabau.