Dans cet article, nous expliquerons ce que montre le rapport Utilisation des équipements, où le trouver et comment le lire.
Le rapport Utilisation des équipements montre à quel point chaque équipement est sollicité. Pour la période que vous choisissez, il compare le temps pendant lequel chaque élément a été utilisé, via les rendez-vous auxquels il était affecté, et le temps pendant lequel il était disponible.
Cela vous permet de repérer les appareils qui font goulot d'étranglement et tournent à pleine capacité, ainsi que les actifs sous-utilisés qui restent inactifs. Il s'agit d'une vue de reporting en lecture seule — rien de ce que vous faites ici ne modifie de données.
Où le trouver
Étape 1 : Accéder à la fonctionnalité Analytics
Connectez-vous à votre compte Pabau, puis dans le menu latéral gauche, allez dans Analytics et cliquez sur le bouton « Rapports ».
Étape 2 : Accéder à la bannière des rapports
Sur la bannière « Essayez notre nouvelle suite de rapports », cliquez sur Essayer maintenant.
Une fois dans la nouvelle vue des rapports, accédez à la section Rendez-vous puis faites défiler jusqu'au groupe « Répartitions » et cliquez sur Utilisation des équipements pour ouvrir le rapport.
Avant de lire le rapport : d'où viennent les chiffres
Trois éléments de configuration alimentent ce rapport. Si un chiffre semble erroné, c'est presque toujours parce que l'un d'eux n'est pas configuré comme vous le pensez.
1. Vos équipements — Configuration → Ressources
Les équipements sont créés et gérés sous Configuration → Ressources (les équipements sont appelés « Ressources » dans le menu). Pour chaque élément, vous pouvez définir :
- Nom — ce qui s'affiche dans la colonne Équipement du rapport.
- Prestations — soit « toutes les prestations », soit une liste précise de prestations pour lesquelles cet élément est utilisé. C'est le lien qui relie les équipements aux rendez-vous : lorsqu'une prestation est réservée, l'équipement associé à cette prestation est affecté au rendez-vous, et c'est ce que le rapport comptabilise comme utilisation.
- Établissements — soit tous les établissements, soit certains en particulier. Un élément n'apparaît dans le rapport que s'il est affecté à un établissement auquel vous avez accès. Les équipements sans établissement sont entièrement exclus.
- Actif — seuls les éléments actifs sont pris en compte. Les équipements inactifs (ou supprimés) n'apparaissent jamais.
Un équipement possède également une quantité — le nombre d'unités que vous détenez. La quantité correspond à la capacité de l'élément et vaut 1 par défaut (voir « Comment les chiffres sont calculés » ci-dessous). Les éléments dont la quantité est de 2 ou plus sont entièrement pris en charge : ils bénéficient proportionnellement de plus de temps disponible, et les rendez-vous simultanés sont décomptés sur chaque unité.
2. Vos horaires d'ouverture — Configuration → Établissements → Horaires d'ouverture
Il s'agit du paramètre le plus important pour les pourcentages, et de celui que l'on néglige le plus souvent. Le « temps disponible » est repris directement des horaires d'ouverture de votre clinique, configurés par établissement sous Configuration → Établissements → (ouvrir un établissement) → Horaires d'ouverture. Chaque jour dispose d'une heure d'ouverture, d'une heure de fermeture et d'un indicateur « fermé ».
- Si vous avez sélectionné un établissement précis dans le rapport, ce sont les horaires d'ouverture de cet établissement qui sont utilisés (avec repli sur les horaires par défaut de l'entreprise pour tout jour non défini par l'établissement).
- Si vous consultez Tous les établissements, ce sont les horaires d'ouverture par défaut de l'entreprise qui sont utilisés — sauf si votre compte n'a accès qu'à un seul établissement actif, auquel cas ce sont les horaires propres à cet établissement, afin que le chiffre corresponde à ce que vous verriez en le sélectionnant directement.
- Si aucun horaire d'ouverture n'est configuré, le rapport se rabat sur une journée de travail standard de 10 heures par jour afin de ne jamais échouer — mais les pourcentages ne refléteront pas votre disponibilité réelle tant que vous n'aurez pas défini des horaires corrects.
Les jours marqués comme fermés n'apportent aucun temps disponible, si bien qu'une clinique ouverte du lundi au vendredi n'est pas pénalisée par des week-ends vides.
3. Vos rendez-vous
L'utilisation est construite à partir des rendez-vous. Un rendez-vous est comptabilisé pour un élément lorsque celui-ci y est affecté (via la prestation réservée). Les rendez-vous ayant le statut Annulé ou Absence ne sont jamais comptabilisés, car l'équipement n'a en réalité pas été mobilisé.
Les rendez-vous sont rattachés au rapport par leur date de début : une réservation compte donc pour la période au cours de laquelle elle commence.
Parcourir la page, de haut en bas
Filtres (haut de la page)
Ces deux commandes définissent ce que mesure l'ensemble du rapport. Modifiez l'une ou l'autre et les cartes, le graphique et le tableau sont tous recalculés.
Dates — La période que vous mesurez. Ce champ est obligatoire et vaut Aujourd'hui par défaut. Chaque chiffre de la page se limite aux rendez-vous qui commencent dans cette période, et le calcul du temps disponible ne prend en compte que les jours de cette période.
Établissement — Choisissez un site précis, ou sélectionnez Tous les établissements. Le filtre démarre sur votre établissement principal si celui-ci est défini dans votre profil de collaborateur, et sur Tous les établissements sinon. La liste déroulante ne présente que les établissements que votre compte est autorisé à voir, et le rapport reste toujours limité à ces établissements — même sur « Tous les établissements », vous ne verrez jamais l'utilisation d'un site auquel vous n'avez pas accès.
Astuce : pour obtenir le chiffre de temps disponible le plus juste, sélectionnez un établissement précis — avec plusieurs établissements, la vue « Tous les établissements » utilise les horaires d'ouverture par défaut de l'entreprise plutôt que de combiner les horaires propres à chaque établissement. (Si votre compte n'a qu'un seul établissement actif, « Tous les établissements » utilise déjà les horaires de cet établissement.)
Boutons de la barre d'outils (en haut à droite)
Colonnes — Ouvre un panneau permettant d'afficher ou de masquer les colonnes du tableau (Équipement, Réservations, Heures réservées, Utilisation). Votre sélection est mémorisée pour la prochaine fois.
Exporter — Télécharge la répartition par élément sous forme de fichier CSV, afin d'en conserver une copie ou de l'analyser ailleurs. Il contient les mêmes données Équipement, Réservations, Heures réservées (en heures et minutes) et Utilisation % que celles affichées à l'écran.
Imprimer — Ouvre la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur pour imprimer le rapport tel qu'il est affiché.
Aide (?) — Ouvre l'explication intégrée du rapport.
Actualiser (bouton bleu, tout à droite) — Relance le rapport pour récupérer les données les plus récentes, en affichant un état « Actualisation… » pendant le chargement.
Les trois cartes de synthèse
Elles résument tout ce qui figure dans votre sélection actuelle — l'ensemble des équipements, sur les dates et l'établissement choisis.
Utilisation globale — Temps total réservé sur l'ensemble des équipements, divisé par le temps total disponible sur l'ensemble des équipements. Votre chiffre phare « utilisons-nous notre matériel ? ». (Intitulé « Temps réservé ÷ disponible ».)
Heures réservées — Temps total d'utilisation sur l'ensemble des équipements pour la période, affiché en heures et minutes (par ex. 12:30). En dessous, « sur 80:00 disponibles » vous indique le temps total disponible auquel il est comparé.
Total inutilisé — La part du temps disponible restée inutilisée (capacité inoccupée). C'est simplement l'inverse de l'utilisation globale : 30% d'utilisation signifie 70% d'inutilisation.
Répartition de l'utilisation (le diagramme circulaire)
Le diagramme circulaire et la liste qui l'accompagne montrent comment votre temps d'utilisation total s'est réparti entre vos équipements. Chaque part et chaque ligne de la liste correspond à la part d'un élément dans l'ensemble du temps réservé, les plus sollicités en premier. Ces parts totalisent 100%, ce qui répond à la question « quels appareils absorbent l'essentiel de notre utilisation ? » Les équipements qui n'ont pas été utilisés du tout sur la période n'ont pas de part. Le point coloré à côté de chaque élément correspond à sa ligne dans le tableau ci-dessous.
Le tableau de répartition
Une ligne par équipement, triées du plus au moins sollicité (utilisation la plus élevée en haut).
- Équipement — Le nom de l'élément, avec sa pastille de couleur correspondant au diagramme circulaire.
- Réservations — Le nombre de rendez-vous auxquels l'élément était affecté sur la période (Annulé et Absence exclus). Ce nombre est cliquable : le sélectionner ouvre le rapport Rendez-vous dans un nouvel onglet, pré-filtré exactement sur ces rendez-vous — même élément, mêmes dates, même périmètre d'établissements, avec les annulations et absences exclues, afin que le décompte corresponde toujours aux rendez-vous sous-jacents.
- Heures réservées — Temps total d'utilisation pour cet élément, affiché en heures et minutes (HH:MM).
- Utilisation — Le temps d'utilisation de cet élément rapporté à son propre temps disponible. 100% signifie qu'il a été utilisé pendant chaque minute disponible. Chacun de ces pourcentages par élément mesure un élément par rapport à lui-même : ils ne s'additionnent donc pas pour donner le chiffre global de la carte de synthèse.
Si rien ne correspond à vos filtres, vous verrez : « Aucun équipement ne correspond à vos filtres pour cette période et cet établissement. »
Comment les chiffres sont calculés (avec des exemples)
Temps disponible pour un élément = sa quantité × vos horaires d'ouverture sur la période.
Exemple : vous détenez 2 unités d'un appareil, et la clinique est ouverte 10 heures par jour pendant 5 jours ouvrés. Temps disponible = 2 × 10 × 5 = 100 heures. (La plupart des équipements ont une quantité de 1 : il s'agit donc simplement des horaires d'ouverture × le nombre de jours.)
Le temps d'utilisation (réservé) est calculé à partir des rendez-vous auxquels l'élément était affecté — mais il est mesuré comme une occupation réelle, et non comme une simple somme des durées de rendez-vous. Deux règles comptent :
- Les chevauchements sont plafonnés à la quantité. Si vous ne détenez qu'1 unité d'un élément, deux rendez-vous qui se chevauchent ne peuvent pas le rendre « plus que complètement réservé » — le chevauchement n'est compté qu'une fois. Si vous en détenez 2, deux rendez-vous simultanés comptent légitimement comme deux unités utilisées. L'utilisation au-delà de la quantité détenue n'est jamais comptabilisée.
- Les rendez-vous Annulé et Absence sont exclus partout.
Utilisation par élément = temps d'utilisation de cet élément ÷ son propre temps disponible.
Exemple : un appareil utilisé 30 heures sur ses 100 heures disponibles affiche 30%.
Utilisation globale (carte de synthèse) = temps d'utilisation total sur l'ensemble des équipements ÷ temps disponible total sur l'ensemble des équipements.
% inutilisé = 100% moins l'utilisation globale.
Ce qui influe sur les chiffres (bon à savoir)
- Seuls les équipements actifs, affectés à un établissement auquel vous avez accès, apparaissent. Si un élément manque, vérifiez qu'il est actif et qu'il a un établissement sous Configuration → Ressources.
- Les horaires d'ouverture déterminent les pourcentages. Des horaires mal configurés ou absents sont la cause la plus fréquente d'une utilisation qui paraît trop élevée ou trop faible. Définissez-les par établissement sous Configuration → Établissements → Horaires d'ouverture.
- Avec plusieurs établissements, « Tous les établissements » utilise les horaires par défaut de l'entreprise, et non les horaires propres à chaque établissement — sélectionnez un établissement précis lorsque vous avez besoin d'un chiffre de temps disponible exact. (Les comptes mono-établissement ne sont pas concernés : « Tous les établissements » utilise les horaires de cet établissement.)
- Les réservations sont comptées par date de début — un rendez-vous relève de la période au cours de laquelle il commence.
- Les autorisations sont appliquées de bout en bout — le rapport n'affiche jamais l'utilisation d'établissements que votre compte n'est pas autorisé à voir.
- Aucune remise ni modification ne se fait ici — il s'agit d'un rapport en lecture seule.
Fort de ces informations, vous pouvez lire le rapport Utilisation des équipements en toute confiance pour repérer les appareils qui tournent à pleine capacité et ceux qui restent inactifs.
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