Ce guide explique comment créer des cours collectifs dans Pabau, les réserver via le calendrier, et configurer les notifications de cours.
Table des matières :
1. Comment créer un cours collectif
2. Comment réserver un cours collectif dans le calendrier
3. Comment ajouter d'autres participants à un cours collectif
4. Comment configurer les notifications client pour les cours collectifs
5. Comment traiter un paiement de cours collectif depuis le calendrier
6. Comment mettre à jour les statuts de rendez-vous des participants à un cours collectif
7. Comment retirer des participants d'un cours collectif
8. Comment annuler une réservation de cours collectif depuis la fiche client
Dans Pabau, un cours collectif est un type de service qui permet à plusieurs clients d'y assister en même temps. Que vous organisiez des séances de fitness en groupe, des programmes de formation ou des ateliers, vous pouvez facilement configurer et gérer ces rendez-vous de groupe grâce à la fonctionnalité Cours collectifs.
Comment créer un cours collectif
Dans Pabau, vous pouvez créer des cours collectifs de la même façon que vous créez des services, avec seulement quelques paramètres supplémentaires pour gérer les rendez-vous de groupe. Que vous proposiez des formations, des ateliers ou des soins de groupe, la fonctionnalité des cours collectifs vous aide à gérer plusieurs participants dans une seule réservation.
Étape 1 : Accédez à la Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants. Ensuite, accédez à Configuration, situé dans le coin inférieur gauche du menu latéral gauche, pour accéder à la page Configuration.
Étape 2 : Accédez à Services
Dans la section Services, cliquez sur l'onglet Services.
Étape 3 : Accédez au bouton « Nouveaux services »
Ensuite, accédez au bouton « Nouveaux services » situé dans le coin supérieur droit de la page pour commencer le processus.
Étape 4 : Créer un cours collectif
Vous remarquerez maintenant une nouvelle option « Cours collectif » juste en dessous de l'option Virtuel. Cliquez sur « Cours collectif » pour indiquer que le service que vous créez est une séance de groupe.
À cette étape, vous pouvez commencer à ajouter les informations du cours collectif. Dans l'onglet « Général », vous pourrez renseigner les détails suivants :
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Nom du cours :
Le nom du cours (par exemple Yoga Flow, Formation laser, etc.) -
Nombre de participants :
Définissez le nombre maximum de personnes pouvant assister au cours. Pour être considéré comme un cours collectif, le nombre de participants doit être supérieur à 1. -
Code du service :
Un code interne pour vous aider à identifier ou catégoriser rapidement le cours (facultatif). -
Catégorie :
Attribuez le cours à une catégorie spécifique (par exemple Fitness, Formation, Bien-être) pour faciliter le filtrage et l'organisation. Suivez les étapes de ce guide pour créer une catégorie. -
Couleur du rendez-vous :
Choisissez une couleur pour représenter le cours dans votre calendrier, utile pour une identification visuelle rapide. -
Image :
Téléchargez une image représentant le cours (elle peut être affichée dans la réservation en ligne, si celle-ci est activée).
Étape 5 : Passez à l'onglet Tarification
Dans cet onglet, vous pouvez définir le prix du cours, fixer le montant de l'acompte et configurer votre politique de paiement en ligne, afin que les clients sachent ce qu'ils doivent payer et quand.
Étape 6 : Configurez les paramètres de réservation en ligne
Si vous souhaitez que le cours apparaisse sous un nom différent dans les réservations en ligne, vous pouvez saisir un nom convivial. Vous pouvez également fournir une description pour donner plus de contexte aux clients.
Étape 7 : Définissez les communications
Vous pouvez également configurer l'envoi de communications avant et après le rendez-vous de cours collectif, dans l'onglet « Parcours client ».
Les messages peuvent être envoyés immédiatement lors de l'inscription ou programmés dans le cadre d'une automatisation (nécessite que Marketing Plus soit actif).
Une fois la configuration du cours terminée, rendez-vous dans le coin supérieur droit de l'écran, activez le bouton Actif, puis cliquez sur Créer.
En suivant ces étapes, vous pouvez créer avec succès un cours collectif dans Pabau.
Comment réserver un cours collectif dans le calendrier
Étape 1 : Accédez au calendrier
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants, puis accédez au Calendrier situé dans le menu latéral gauche.
Étape 2 : Réservez un cours collectif
Dans le calendrier, sélectionnez un créneau disponible où vous souhaitez réserver le cours, et la fenêtre de réservation de rendez-vous s'ouvrira. En haut de la fenêtre, vous pouvez passer à l'onglet « Cours collectif » pour commencer la réservation.
À partir de là, vous pouvez réserver des cours directement via le calendrier en sélectionnant le cours souhaité et en inscrivant des participants.
Le processus de réservation est similaire à celui de l'onglet Rendez-vous : vous pouvez sélectionner un ou plusieurs membres du personnel, choisir l'emplacement, la salle et l'équipement, avec quelques différences clés :
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L'option « Réserver depuis un forfait » n'apparaîtra pas, car les clients individuels ne sont pas présélectionnés.
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Vous ne pouvez choisir que parmi les services définis comme type : Cours collectif.
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Vous pouvez ajouter plusieurs participants à un cours. Dans la partie droite de la fenêtre contextuelle, vous pouvez ajouter manuellement des clients au cours. Cependant, l'ajout de participants n'est pas obligatoire pour réserver le cours ; vous pouvez le réserver avec zéro participant et les ajouter plus tard.
Lors de la réservation d'un cours dans le calendrier, plusieurs champs et options s'offrent à vous pour personnaliser la séance :
- Heure de début et durée
Choisissez l'heure de début du cours et sa durée. -
Sélection de la salle
Sélectionnez une salle pour le cours. La disponibilité des salles fonctionne de la même manière que pour les rendez-vous classiques ; seules les salles disponibles s'afficheront. -
Notes du cours
Ajoutez des notes internes liées au cours. Elles ne sont pas visibles par les clients. -
Répéter le cours
Utilisez cette option si vous souhaitez configurer un planning de cours récurrent. - Barre de recherche pour ajouter des participants
Utilisez la barre de recherche pour rechercher et ajouter des clients au cours. Vous pouvez réserver un cours avec un, plusieurs, voire zéro participant et les ajouter plus tard.
Étape 3 : Configurez les notifications
Accédez à la section Participants et cliquez sur l'icône de cloche à côté du nom d'un participant. Cela ouvrira les paramètres de notification, où vous pourrez cocher ou décocher les notifications que vous souhaitez envoyer.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur le bouton « Réserver le cours » en bas de la fenêtre.
Ce bouton reste grisé tant que tous les champs obligatoires ne sont pas remplis :
- Service du cours
- Membre du personnel
- Emplacement
En suivant ces étapes, vous pouvez réserver avec succès un cours collectif dans le Calendrier.
Comment ajouter d'autres participants à un cours collectif
Étape 1 : Cliquez sur le cours collectif
Repérez le cours collectif dans votre calendrier et cliquez dessus pour afficher les actions disponibles.
Étape 2 : Afficher le cours collectif
Cliquez ensuite sur l'option « Afficher le cours collectif » pour ajouter d'autres participants.
Étape 3 : Ajoutez des participants
Une fenêtre s'ouvrira sur le côté droit où vous pourrez voir tous les participants. Pour ajouter d'autres participants, cliquez sur le bouton « Ajouter un participant + » dans le coin supérieur droit.
Une fois cliqué, une barre de recherche apparaîtra pour rechercher et ajouter un client existant. Si vous souhaitez ajouter un nouveau client, vous avez l'option +Ajouter un nouveau client.
Vous pouvez également ajouter des notes dans le champ « Ajouter des notes ».
Pour finaliser, cliquez sur le bouton « Ajouter un participant » dans le coin inférieur droit de l'écran.
Vous serez informé que les participants ont été ajoutés, et la capacité sera mise à jour automatiquement.
En suivant ces étapes, vous pouvez ajouter avec succès d'autres participants à un cours collectif déjà réservé.
Comment configurer les notifications client pour les cours collectifs
Étape 1 : Accédez à la Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants. Ensuite, accédez à la page Configuration, située dans le coin inférieur gauche du menu latéral gauche. Ensuite, développez l'onglet « Communications » sous la section Marketing et communication. Cela révélera le sous-onglet « Notifications client ».
Étape 2 : Passez à l'onglet Cours collectifs
Dans la section Notifications client, cliquez sur l'onglet « Cours collectifs » dans le menu de gauche pour afficher tous les types de notifications disponibles liés aux cours collectifs.
Étape 3 : Sélectionnez le type de notification
Choisissez le type de notification que vous souhaitez configurer (par exemple confirmation, rappel, annulation) pour afficher ses paramètres et actions disponibles.
Étape 4 : Configurez les notifications
Vous verrez un aperçu du message standard qui sera envoyé aux clients.
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Sur le côté gauche, vous pouvez cocher ou décocher des détails spécifiques à inclure ou exclure du message.
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Pour créer un message personnalisé, cliquez sur l'onglet « Personnalisé » et modifiez le texte selon vos besoins.
- Pour voir la notification SMS standard, cliquez sur l'option SMS au-dessus de l'aperçu de la notification.
Pour activer ou désactiver la notification, survolez le bouton « Activer la confirmation » en haut à droite. Cela affichera des options pour activer ou désactiver les notifications par e-mail et/ou SMS. Vous pouvez en sélectionner une, les deux, ou aucune selon vos préférences.
Étape 5 : Enregistrez les modifications
Une fois votre configuration terminée, cliquez sur « Enregistrer les modifications » en haut à droite pour appliquer vos paramètres.
En suivant ces étapes, vous pouvez personnaliser la façon dont les clients sont notifiés de leurs réservations de cours collectifs.
Comment traiter un paiement de cours collectif depuis le calendrier
Étape 1 : Accédez au calendrier
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants, puis accédez au Calendrier situé dans le menu latéral gauche.
Étape 2 : Cliquez sur le cours collectif
Repérez le cours collectif dans votre calendrier et cliquez dessus pour afficher les actions disponibles.
Étape 3 : Afficher le cours collectif
Cliquez ensuite sur l'option « Afficher le cours collectif » pour voir plus d'options.
Étape 4 : Payez le cours collectif
Une fenêtre s'ouvrira sur le côté droit, affichant tous les participants. Pour traiter un paiement, cliquez sur l'icône « $ » à côté du nom du participant — cela vous redirigera vers l'écran du point de vente.
Sur l'écran du point de vente (POS), les champs client et article seront pré-remplis automatiquement. Sélectionnez ensuite le mode de paiement parmi les options disponibles.
Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Confirmer le paiement » dans le coin inférieur droit pour finaliser.
Étape 5 : Paiement terminé
Une fois le paiement traité avec succès, l'écran Paiement terminé s'affichera. Pour revenir au calendrier, cliquez simplement sur la flèche de retour dans le coin supérieur gauche.
L'icône à côté du nom du participant deviendra verte une fois son paiement effectué.
En suivant ces étapes, vous pouvez traiter avec succès un paiement pour un cours collectif depuis le calendrier.
Comment mettre à jour les statuts de rendez-vous des participants à un cours collectif
Étape 1 : Accédez au calendrier
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants, puis accédez au Calendrier situé dans le menu latéral gauche.
Étape 2 : Cliquez sur le cours collectif
Repérez le cours collectif dans votre calendrier et cliquez dessus pour afficher les actions disponibles.
Étape 3 : Afficher le cours collectif
Cliquez ensuite sur l'option « Afficher le cours collectif » pour voir plus de détails.
Étape 4 : Mettez à jour le statut
Une fenêtre s'ouvrira sur le côté droit, montrant tous les participants. Pour mettre à jour le statut de rendez-vous d'un participant, cliquez sur l'icône d'horloge située tout à droite de son nom.
Cela affichera tous les statuts de rendez-vous disponibles. Lorsque vous survolez une icône de statut, le nom du statut (comme En attente, Arrivé, Absent ou Terminé) s'affichera.
Cliquez sur l'icône pour mettre à jour le statut du participant en conséquence.
En suivant ces étapes, vous pouvez mettre à jour avec succès les statuts de rendez-vous des participants à un cours collectif.
Comment retirer des participants d'un cours collectif
Étape 1 : Cliquez sur le cours collectif
Repérez le cours collectif dans votre calendrier et cliquez dessus pour afficher les actions disponibles.
Étape 2 : Afficher le cours collectif
Cliquez ensuite sur l'option « Afficher le cours collectif » pour voir plus de détails.
Étape 3 : Retirez un participant
Une fenêtre s'ouvrira sur le côté droit, affichant tous les participants. Pour retirer quelqu'un du cours, cliquez simplement sur l'icône de corbeille à côté de son nom.
Une fenêtre contextuelle apparaîtra vous demandant de confirmer le retrait. Pour continuer, cliquez sur « Retirer » pour finaliser l'action.
Le participant sera retiré du cours, et la capacité sera automatiquement mise à jour.
Le cours sera annulé pour le client, et cela se reflétera dans sa fiche client.
En suivant ces étapes, vous pouvez retirer avec succès un participant d'un cours collectif dans Pabau.
Comment annuler une réservation de cours collectif depuis la fiche client
Étape 1 : Accédez à la fiche client
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau à l'aide de vos identifiants. Ensuite, utilisez la barre de recherche pour rechercher le client qui souhaite annuler sa participation au cours.
Vous pouvez également accéder à la fiche client du participant en ouvrant le cours depuis le calendrier. Cliquez simplement sur le nom du participant pour être redirigé vers sa fiche client.
Étape 2 : Passez à l'onglet Rendez-vous
Sur la fiche client, accédez à l'onglet Rendez-vous pour voir la liste de tous les rendez-vous réservés par le client.
Étape 3 : Accédez aux trois points
Repérez le cours réservé par le client et survolez le rendez-vous. Un menu à trois points s'affichera à l'extrême droite.
Cliquez sur les trois points pour voir les actions disponibles. Cela révélera l'option permettant d'annuler la participation au cours.
Étape 4 : Sélectionnez le motif d'annulation
Vous serez invité à sélectionner d'abord un motif d'annulation. Une fois le motif sélectionné, le bouton Annuler le rendez-vous deviendra actif. Cliquez dessus pour finaliser l'annulation.
La participation au cours a été annulée, et la bannière « Annulé » apparaîtra lors de la consultation du rendez-vous dans la fiche client.
En suivant ces étapes, vous pouvez annuler avec succès la participation d'un client à un cours collectif directement depuis sa fiche client.
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