Cet article explique comment configurer et gérer la politique de protection contre les absences et d'annulation de votre compte Pabau.
Table des matières :
1. Comment configurer la politique d'annulation/d'absence
1.2. Configurer les motifs d'annulation
2. Comment gérer la politique d'annulation/d'absence
3. Comment utiliser une séance de forfait en cas d'annulation ou d'absence du client
4. Comment utiliser le solde du compte en cas d'annulation ou d'absence du client
5. Comment s'applique la politique d'annulation lorsque les clients annulent en ligne
Comment configurer la politique d'annulation/d'absence
La politique d'annulation/d'absence permet aux clients de réserver des rendez-vous gratuitement. Ils ne sont facturés que s'ils annulent ou ne se présentent pas à un rendez-vous. Cela contribue à protéger votre chiffre d'affaires et à réduire les annulations de dernière minute.
Étape 1 : accéder à Configuration
Commencez par vous connecter à votre compte Pabau avec vos identifiants de connexion. Accédez ensuite à la page Configuration . Dans la section Finances, vous trouverez « Politiques ». Sur cette page, vous pourrez configurer votre politique d'annulation et d'absence.
Étape 2 : activer la politique d'annulation/d'absence
Sur la page Annulations et absences, vous pouvez indiquer le délai de préavis requis pour que les clients annulent sans frais. Vous pouvez également définir le montant des frais pour les annulations ou absences survenant en dehors de ce délai.
Si vous faites défiler vers le bas, vous pouvez choisir si vous souhaitez déroger à la politique :
- Autoriser la dérogation : si vous sélectionnez cette option, vous pouvez déroger à la politique d'annulation pour des raisons indépendantes de la volonté du client, ce qui offre de la souplesse dans le traitement des annulations ou des absences.
Étape 3 : enregistrer les modifications
Après avoir configuré la politique d'annulation, assurez-vous que le bouton « Actif » est activé en haut à droite de la page et cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les modifications.
Configurer les motifs d'annulation
L'étape principale lors de la mise en place de votre politique d'annulation/non-présentation consiste à configurer vos motifs d'annulation pour qu'ils correspondent à votre politique.
Après avoir activé la politique d'annulation dans votre compte Pabau, vous pouvez préciser si un motif d'annulation nécessite l'application de la politique.
Étape 1 : accéder à Configuration
Accédez à Configuration et trouvez Motifs d'annulation dans la section Autre. Vous pouvez modifier les motifs d'annulation existants ou en créer de nouveaux.
Étape 2 : Appliquez la politique d'annulation correspondante
Après avoir ajouté le nom de l'annulation et sélectionné le type d'annulation (Annulation tardive ou Annulation anticipée), il est temps d'appliquer la politique d'annulation correspondante. Cela garantit que lorsqu'un motif d'annulation spécifique est choisi, la politique appropriée est appliquée.
- Cliquez sur Oui : La zone de frais d'annulation s'affichera pour le client s'il répond aux critères de la politique.
- Cliquez sur Non : Aucun frais d'annulation ne sera appliqué lors de la sélection de ce motif.
En suivant ces étapes, vous pouvez configurer vos motifs d'annulation.
Comment gérer la politique d'annulation/d'absence dans le calendrier
Étape 1 : accéder au Calendrier
Accédez au Calendrier situé dans le menu latéral gauche et localisez le rendez-vous que vous devez annuler.
Étape 2 : annuler le rendez-vous
Lors de l'annulation du rendez-vous, la section des frais d'annulation apparaît si les critères de la politique d'annulation sont remplis.
Cela s'applique lorsque :
- Le motif d'annulation sélectionné relève de la politique.
- Le rendez-vous est annulé après le délai autorisé.
Si vous avez sélectionné « Autoriser la dérogation » dans la politique d'annulation, le bouton situé à côté des Frais d'annulation sera cliquable et les membres du personnel pourront décider s'il faut facturer des frais d'annulation lorsqu'un rendez-vous est annulé. Sinon, il sera grisé.
Étape 3 : marquer un rendez-vous comme absence
Lorsque vous sélectionnez un rendez-vous et cliquez sur le bouton absence, la fenêtre Marquer comme absence apparaît avec la section Appliquer des frais d'absence, qui :
-
comporte un bouton permettant de désactiver ou d'activer la facturation de frais d'absence
-
affiche le montant qui sera facturé au client pour le rendez-vous, selon la politique
-
un champ dans lequel un membre du personnel peut saisir un montant personnalisé si la dérogation est autorisée depuis la page de politique
Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », une facture est générée.
Si la facturation des frais d'absence aboutit, une notification apparaît dans la fenêtre verte de confirmation et indique : Nous avons débité la carte de [Nom] avec succès.
Si la facturation des frais d'absence échoue, la note suivante apparaît en rouge : Nous n'avons pas pu débiter la carte de [Nom].
Étape 4 : déroger à la politique
Si la politique d'annulation a son paramètre Autoriser la dérogation réglé pour ne pas autoriser les dérogations, le champ Modifier les frais d'annulation doit être grisé.
Si la politique d'annulation, a son paramètre Autoriser la dérogation réglé pour autoriser les dérogations, vous pourrez saisir un montant personnalisé dans le champ Modifier les frais d'annulation.
En suivant ces étapes, vous pouvez gérer la politique d'annulation/d'absence dans le calendrier.
Comment utiliser une séance de forfait en cas d'annulation ou d'absence du client
Si votre politique d'annulation permet aux clients d'utiliser une séance de forfait et qu'un client annule tardivement ou ne se présente pas à un rendez-vous réservé avec un forfait, une option permettant d'utiliser la séance apparaît lors de l'annulation du rendez-vous.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Accédez à l'icône Calendrier située dans le menu de la barre latérale gauche. Ensuite, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez annuler ou marquer comme absence.
Étape 2 : Sélectionnez « Payer depuis le forfait »
Après avoir cliqué sur le rendez-vous répondant aux critères de la politique, selon que vous avez défini vos autorisations de politique sur « Utiliser une séance de forfait » ou « Utiliser le solde du compte », deux options s'afficheront :
- Payer avec le forfait
- Payer avec le solde du compte
Sélectionnez « Payer depuis le forfait », puis cliquez sur « Utiliser ». Cette action annulera le rendez-vous et utilisera la séance à partir du compte du client.
En suivant ces étapes, vous pouvez utiliser une séance de forfait disponible lorsqu'un client remplit les critères de la politique d'annulation.
Comment utiliser le solde du compte en cas d'annulation ou d'absence du client
Si vous avez configuré votre politique d'annulation pour pouvoir récupérer le solde du compte d'un client, l'option permettant de récupérer tout solde de compte disponible s'affichera si un client annule le rendez-vous en dehors du délai prévu par votre politique ou ne se présente pas au rendez-vous.
Étape 1 : Accédez au Calendrier
Accédez à l'icône Calendrier située dans le menu de la barre latérale gauche. Ensuite, cliquez sur le rendez-vous que vous souhaitez annuler ou marquer comme absence.
Étape 2 : Sélectionnez « Payer depuis le forfait »
Après avoir cliqué sur le rendez-vous répondant aux critères de la politique, selon que vous avez défini vos autorisations de politique sur « Utiliser une séance de forfait » ou « Utiliser le solde du compte », deux options s'afficheront :
- Payer avec le forfait
- Payer avec le solde du compte
Sélectionnez « Payer depuis le solde du compte », ce qui affichera le solde disponible du client. En cliquant sur « Continuer », vous pouvez annuler le rendez-vous et récupérer le solde de compte disponible.
En suivant ces étapes, vous pouvez récupérer le solde de compte disponible d'un client lorsqu'il répond aux critères de la politique d'annulation.
Comment s'applique la politique d'annulation lorsque les clients annulent en ligne
Si vous activez une politique d'acompte et d'annulation/d'absence dans Pabau, les clients devront saisir les informations de leur carte pour pouvoir réserver un rendez-vous.
Étape 1 : Accédez à votre portail de réservation en ligne
Procédez à la réservation d'un rendez-vous du point de vue d'un client.
Étape 2 : Saisissez les coordonnées de la carte
Lorsque les clients se trouvent sur la page de paiement, ils sont invités à saisir les informations de leur carte. Un message indique qu'ils ne seront pas débités pour l'enregistrement de leurs informations. S'ils ont déjà une carte enregistrée, ils peuvent finaliser le paiement immédiatement ou changer de carte.
En cliquant sur « Confirmer le rendez-vous », ils finalisent l'action et réservent le rendez-vous.
Étape 3 : Annuler le rendez-vous
Une fois le rendez-vous réservé, accédez à l'avatar situé dans le coin supérieur droit de l'écran. Sélectionnez ensuite « Rendez-vous » pour consulter les rendez-vous à venir et passés.
En consultant le rendez-vous à venir, vous avez la possibilité de voir les détails, de le reprogrammer ou de l'annuler (selon ce que vous avez configuré dans la personnalisation de la réservation en ligne).
Lorsque les clients tentent d'annuler et que l'action relève de la politique d'annulation, ils reçoivent ce message : s'ils annulent ce rendez-vous maintenant, un montant x leur sera facturé.
En cliquant sur « Oui », le rendez-vous est annulé.
Étape 4 : Accédez à la fiche client
Pour consulter l'activité du client dans Pabau, vous pouvez vérifier sa fiche client sous les onglets « Rendez-vous » et « Finances ».
En suivant ces étapes, des frais d'annulation seront facturés aux clients lorsqu'ils annulent un rendez-vous en ligne.
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De plus, pour vous aider à exploiter pleinement et à mieux comprendre votre compte Pabau, nous vous recommandons de consulter les guides et ressources supplémentaires proposés sur la Pabau Academy. Elle propose des tutoriels vidéo détaillés et des leçons, offrant une expérience d'apprentissage complète qui vous permettra d'acquérir les compétences essentielles pour réussir avec Pabau.