En este artículo, te guiaremos por la gestión de la lista de espera. Aprenderás a añadir clientes, reservar citas, eliminar personas de la lista de espera y gestionar las notificaciones según las necesidades de tu clínica.
Índice:
1.Cómo gestionar una lista de espera2.Cómo añadir un cliente a la lista de espera
3.Cómo reservar una cita a un cliente desde la lista de espera
4.Cómo eliminar a un cliente de la lista de espera
5.Cómo enviar notificaciones de lista de espera para la autorreserva
6.Cómo editar la notificación de lista de espera
7.Cómo habilitar la lista de espera en las reservas online
8.Cómo unirse a la lista de espera a través de las reservas online
Cómo gestionar una lista de espera
En este artículo, te explicaremos los pasos para configurar y gestionar eficazmente la función de Lista de espera en Pabau para maximizar la productividad de tu clínica.
La función de lista de espera en Pabau te permite cubrir automáticamente las cancelaciones de última hora y los huecos en tu agenda con clientes que están esperando sus horarios preferidos. Esta herramienta sencilla pero potente notifica automáticamente a los clientes cuando se libera un hueco, ayudándote a aumentar los ingresos de tu clínica y mejorar la satisfacción del cliente.
Paso 1: Ve al Calendario
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al Calendario donde gestionas tus citas.
NOTA: Para obtener más información sobre cómo gestionar tu calendario, consulta este artículo.
Paso 2: Accede a la Lista de espera
Después de abrir el Calendario, haz clic en el botón "Lista de espera" en la parte derecha de la pantalla. El panel de Lista de espera se desplegará, permitiéndote gestionarla.
Paso 3: Añade un cliente a la Lista de espera
En la nueva ventana, haz clic en el botón "Añadir a la lista de espera". Esto abrirá un menú de cita donde deberás introducir los datos del cliente:
Nombre del cliente – Escribe el nombre del cliente.
Servicio – Selecciona el servicio que solicita el cliente.
Miembro del equipo preferido – Elige al miembro del equipo que prefiere el cliente (si corresponde).
Disponibilidad – Especifica el horario y la disponibilidad preferidos del cliente.
Eliminar después de – Define el momento en que el cliente será eliminado automáticamente de la lista de espera si la cita no se reserva a tiempo.
Paso 4: Reserva al cliente o envía una notificación
Cuando se libera un hueco de cita:
Reserva al cliente: Si el cliente está disponible y se encuentra una coincidencia, puedes reservarle inmediatamente el hueco disponible.
Envía una notificación: Si el cliente prefiere autorreservar, puedes enviarle una notificación (correo electrónico/SMS) para que reserve el hueco por su cuenta.
Paso 5: Notificaciones de lista de espera
Puedes personalizar las notificaciones de la lista de espera para asegurarte de que tus clientes reciban las alertas adecuadas cuando se libere una cita. Para configurar las notificaciones específicas de la lista de espera, consulta las notificaciones a clientes.
Además, cuando se cancela una cita, Pabau ahora comprueba automáticamente la lista de espera en busca de coincidencias. Si se encuentra una coincidencia, el sistema mostrará la entrada de las siguientes maneras:
Si la lista de espera está abierta (es decir, la estás viendo activamente o la tienes abierta en la pantalla): cualquier entrada coincidente se resaltará en verde para llamar la atención, hasta que cierres manualmente la lista de espera.
Si la lista de espera está cerrada (es decir, no la estás viendo activamente o la has cerrado):
aparecerá un número en el propio botón de la lista de espera para notificar al usuario de la entrada coincidente.
Cómo añadir un cliente a la lista de espera
En esta guía, te mostraremos cómo añadir un cliente a la lista de espera de Pabau, ayudándote a gestionar las cancelaciones y cubrir los huecos en la agenda permitiendo que los clientes esperen sus horarios preferidos.
Paso 1: Ve al Calendario
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al Calendario donde gestionas tus citas.
NOTA: Para obtener más información sobre cómo gestionar tu calendario, consulta este artículo.
Paso 2: Accede a la función de Lista de espera
Una vez abierto el Calendario, haz clic en el botón "Lista de espera" en la parte derecha de la pantalla. El panel de Lista de espera se desplegará, permitiéndote gestionarla.
Paso 3: Añade un cliente a la lista de espera
En la nueva ventana, haz clic en el botón "Añadir a la lista de espera". Esto abrirá un menú de cita donde deberás introducir los datos del cliente:
Nombre del cliente – Escribe el nombre del cliente.
Servicio – Selecciona el servicio que solicita el cliente.
Miembro del equipo preferido – Elige al miembro del equipo que prefiere el cliente (si corresponde).
Disponibilidad – Especifica el horario y la disponibilidad preferidos del cliente.
Eliminar después de – Define el momento en que el cliente será eliminado automáticamente de la lista de espera si la cita no se reserva a tiempo.
Paso 4: Guarda los cambios
Una vez introducidos todos los datos, haz clic en "Añadir a la lista de espera" en la esquina inferior derecha para guardar los cambios y añadir al cliente a tu lista de espera.
Ahora que sabes cómo añadir un cliente a la lista de espera, podrás gestionar fácilmente las cancelaciones y mantener tu agenda llena, garantizando una mejor productividad y satisfacción del cliente.
Cómo reservar una cita a un cliente desde la lista de espera
En esta guía, te mostraremos cómo reservar rápidamente una cita a un cliente desde la lista de espera cuando se libera un hueco. Este proceso te ayuda a cubrir eficazmente las cancelaciones de última hora y a mantener tu agenda llena.
Paso 1: Ve al Calendario
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al Calendario donde gestionas tus citas.
Paso 2: Comprueba los huecos disponibles
Cuando se cancela una cita, el sistema comprobará automáticamente la lista de espera para ver si algún cliente está esperando ese mismo horario. Si se encuentra una coincidencia, el botón de Lista de espera mostrará un número que indica cuántos clientes esperan ese horario específico. Además, aparecerá una notificación junto a la entrada de la lista de espera que dice "Hueco disponible" para alertarte del nuevo hueco disponible.
NOTA: Además de reservar clientes manualmente, también puedes enviarles un mensaje con un solo clic para informarles de que se ha liberado un hueco, siguiendo los pasos de este artículo.
Paso 3: Reserva una cita con el cliente
En la ventana de la lista de espera, verás un icono de calendario junto a la notificación "Hueco disponible". Haz clic en este icono y serás redirigido al calendario.
Nota: Antes de finalizar la reserva, te recomendamos contactar con el cliente para confirmar su interés en el servicio. Esto ayuda a evitar reservar una cita si el cliente ha cambiado de opinión.
Paso 4: Elige un hueco disponible
Una vez redirigido al calendario, elige la fecha y hora que coincidan con las del cliente. Después, añade el servicio, establece la duración y completa cualquier otro dato necesario. Tras completar la información, procede a reservar la cita para el cliente.
Una vez reservada la cita, el cliente recibirá tu confirmación predeterminada por correo electrónico o SMS, la cual puedes personalizar siguiendo estos pasos.
Ahora que sabes cómo reservar una cita a un cliente desde la lista de espera, podrás gestionar fácilmente tus citas y asegurar un proceso de programación fluido.
Cómo eliminar a un cliente de la lista de espera
En este artículo, aprenderás a eliminar a un cliente de la lista de espera si ya no necesita su cita.
Paso 1: Ve al Calendario
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al Calendario donde gestionas tus citas.
NOTA: Para obtener más información sobre cómo gestionar la lista de espera, consulta este artículo.
Paso 2: Accede a la función de Lista de espera
Una vez abierto el Calendario, haz clic en el botón "Lista de espera" en la parte derecha de la pantalla. Aparecerá un panel en el lado derecho de la pantalla, permitiéndote gestionar la lista de espera.
Paso 3: Localiza al cliente
En el panel de lista de espera, puedes ver todos los clientes en la pestaña "En espera" o usar las opciones de filtro para encontrar rápidamente al cliente que deseas eliminar.
Paso 4: Procede con la eliminación
Para eliminar a un cliente de la lista de espera, haz clic en el botón "X" en la esquina superior derecha de su entrada en el panel de la lista de espera para una eliminación inmediata, o haz clic en la flecha junto a su nombre para abrir los detalles de su cita y luego haz clic en el botón "Eliminar" en la esquina superior derecha de la vista de detalles. Se te pedirá que confirmes la eliminación si usas la opción detallada.
Una vez confirmado, el cliente se eliminará correctamente de la lista de espera.
Siguiendo estos pasos, podrás eliminar correctamente a un cliente de la lista de espera.
Cómo enviar notificaciones de lista de espera para la autorreserva
En esta guía, te explicaremos el proceso de envío de notificaciones a los clientes, permitiéndoles autorreservar una cita cuando se libere un hueco.
Paso 1: Ve al Calendario
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al Calendario donde gestionas tus citas.
Paso 2: Accede a la función de Lista de espera
Una vez abierto el Calendario, haz clic en el botón "Lista de espera" en la parte derecha de la pantalla. Aparecerá un panel en el lado derecho de la pantalla, permitiéndote gestionar la función de lista de espera.
Paso 3: Localiza al cliente
En el panel de lista de espera, ve todos los clientes en la pestaña "En espera" o usa las opciones de filtro para encontrar rápidamente al cliente que deseas notificar.
Paso 4: Envía la notificación de autorreserva
Busca al cliente para el que se ha liberado un hueco y haz clic en el botón de notificación para avisarle de que puede reservar la cita.
NOTA: Antes de enviar la notificación, asegúrate de que las notificaciones de lista de espera estén habilitadas en Notificaciones a clientes dentro de Configuración. Para personalizar la plantilla que se enviará a los clientes cuando haya un hueco disponible, sigue los pasos de esta guía.
Una vez enviada la notificación, el cliente recibirá un correo electrónico informándole de que puede reservar el hueco de cita disponible.
Ahora que sabes cómo enviar notificaciones a los clientes, podrás gestionar fácilmente la lista de espera y asegurarte de que se les notifique cuando se libere un hueco.
Cómo editar la notificación de lista de espera
Paso 1: Ve a Configuración
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a la página de Configuración. En la sección de Marketing y comunicaciones, encontrarás "Comunicaciones". Haz clic para desplegarla y aparecerá la pestaña Notificaciones a clientes.
Paso 2: Selecciona la notificación de lista de espera
En la página de Notificaciones a clientes, verás todas las plantillas de comunicación automatizadas enviadas a los clientes. Para editar la plantilla estándar de la notificación de ''Lista de espera'', simplemente haz clic en ella.
Paso 3: Edita la notificación
Todas tus opciones de edición aparecen en el lado izquierdo, en la sección Editor. Puedes hacer ajustes allí y previsualizar tus cambios en la sección ''Vista previa''.
Puedes editar el fondo, el texto y los colores de los botones. También puedes añadir texto adicional a la notificación, ajustar el tamaño del logotipo e incluir tus iconos de redes sociales.
Para editar la notificación por SMS, cambia a la pestaña Texto SMS y actualiza el texto en el cuadro de mensaje. También puedes añadir etiquetas de combinación para incluir detalles como información del cliente, datos de la cita, fecha, hora y más.
Paso 4: Guarda los cambios
Después de realizar los ajustes, haz clic en el botón ''Guardar'' en la esquina superior derecha para finalizar los cambios.
Siguiendo estos pasos, podrás personalizar tu plantilla de notificación de lista de espera.
Cómo habilitar la lista de espera en las reservas online
En este artículo, aprenderás a habilitar la función de Lista de espera en las Reservas online. Esta función permite que tus clientes se añadan a una lista de espera cuando no hay huecos de cita disponibles.
Paso 1: Ve a Configuración
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve al botón de Configuración situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
En la sección ''Catálogo'' encontrarás la pestaña ''Reservas online''.
Paso 2: Personaliza las Reservas online
Haz clic en el botón ''Personalizar'' situado en la esquina inferior derecha de la pantalla para acceder a la configuración disponible.
Paso 3: Habilita la lista de espera
En la sección de personalización de Reservas online, ve a la pestaña ''General'' y desplázate un poco hacia abajo para encontrar la opción ''Permitir lista de espera''. Marca la casilla para activar la función de lista de espera.
Paso 4: Guarda los cambios
A continuación, haz clic en ''Guardar cambios'' en la esquina superior derecha para aplicar tu configuración.
Asegúrate de que las Reservas online estén habilitadas activando el interruptor en la parte superior y, después, haz clic en ''Guardar cambios'' para aplicar.
Para obtener más información sobre cómo habilitar las Reservas online, consulta este artículo.
Una vez habilitada la lista de espera, así es como aparecerá a tus clientes en las Reservas online.
Habilitar la función de Lista de espera permite que tus clientes se unan a una lista de espera cuando las citas estén completas, ayudándote a gestionar la demanda de forma más eficaz. Siguiendo los pasos anteriores, podrás activar o desactivar fácilmente esta función según las necesidades de tu clínica.
Cómo unirse a la lista de espera a través de las reservas online
Este artículo explica cómo los clientes pueden unirse a la lista de espera desde el portal de reservas online.
Paso 1: Ve a tu portal de reservas online
Accede a tu portal de reservas online para comenzar el proceso. Puedes acceder haciendo clic en el botón ''Reservar ahora'' desde tu sitio web, o podrás localizar el enlace del portal en tu cuenta de Pabau en la pestaña de Reservas online.
Paso 2: Selecciona una categoría
Una vez que los clientes acceden al portal de reservas, verán el mensaje de cabecera, las categorías disponibles, los paquetes/cursos creados, los vales de regalo y más. Para continuar con la reserva de un servicio, solo tienen que hacer clic en una categoría.
A continuación, deben seleccionar un servicio de la categoría elegida y hacer clic en "Siguiente" en la parte inferior derecha para continuar con la reserva.
NOTA: Para obtener más información sobre la lista de espera, consulta este artículo.
Paso 3: Elige una fecha y hora
Después de seleccionar un servicio, los clientes serán redirigidos al calendario para ver los huecos disponibles. Siempre habrá una notificación de lista de espera, animando a los clientes a unirse a ella si es necesario.
Si el hueco deseado está completo, aparecerá un icono de reloj de arena junto a la fecha, indicando que el hueco no está disponible.
Paso 4: Únete a la lista de espera
Si el cliente hace clic en el botón ''Unirse a la lista de espera'', ocurrirá lo siguiente según el estado de su cuenta:
-
Si no ha iniciado sesión: será redirigido a la pantalla de inicio de sesión. Después de iniciar sesión, será dirigido a la pantalla de información de la lista de espera.
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Si ha iniciado sesión: será llevado inmediatamente a la pantalla de información de la lista de espera para introducir sus datos.
Paso 5: Envía la información de la lista de espera
Una vez en la pantalla de información de la lista de espera, los clientes pueden elegir un miembro del equipo preferido (si corresponde), seleccionar una fecha preferida y añadir comentarios especiales en el cuadro de texto. Tras completar los datos, pueden hacer clic en "Unirse a la lista de espera".
Al enviar la solicitud, los clientes serán redirigidos a una pantalla de confirmación de que se han añadido a la lista de espera. Estará disponible un botón "Reservar otra cita", que permite a los clientes abrir el portal de reservas online y programar otra cita si lo desean.
Si se libera un hueco disponible, puedes enviar una notificación de autorreserva al cliente, permitiéndole reservar la cita él mismo, o puedes reservarla directamente. Si planeas reservar al cliente, ponte en contacto con él primero para confirmar.
Para obtener más información sobre cómo enviar una notificación de autorreserva a un cliente para que pueda reservar por sí mismo, consulta este artículo. Si quieres saber cómo reservar una cita a un cliente desde la lista de espera, consulta este artículo.
Siguiendo estos pasos, tus clientes podrán unirse correctamente a la lista de espera a través de las reservas online.Ahora que sabes cómo usar la función de Lista de espera, podrás gestionar eficazmente las cancelaciones de última hora y mantener tu agenda llena.
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