En este artículo te explicamos qué muestra el informe de Utilización de salas, cómo encontrarlo y cómo interpretarlo.
El informe de Utilización de salas muestra cuánto se está usando cada una de tus salas de tratamiento. Para el período que elijas, compara el tiempo que cada sala estuvo reservada con el tiempo que estuvo disponible, para que puedas ver de un vistazo qué salas están funcionando al máximo y cuáles están sin usar.
Es una herramienta de planificación útil para decidir si necesitas más salas, si una sala podría reutilizarse para otra cosa, o si las reservas deberían repartirse de forma más equilibrada entre sedes.
Cómo encontrarlo
Paso 1: Ve a la función de Analítica
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y, en el menú lateral izquierdo, ve a Analítica y luego haz clic en el botón "Informes".
Paso 2: Accede al banner de informes
En el banner "Prueba nuestra nueva suite de informes", haz clic en Pruébalo ahora.
Una vez dentro de la nueva vista de informes, ve a la sección Citas y luego desplázate hasta el grupo "Desgloses" y haz clic en Utilización de salas para abrir el informe.
Antes de leer los números - de dónde vienen los datos
El informe no tiene configuraciones propias para salas, horarios o capacidad - toma todo de tu Configuración existente, así que su precisión depende por completo de cómo estén configuradas estas áreas. La mayoría de las preguntas del tipo "los números parecen incorrectos" se deben a uno de estos puntos:
1. Tus salas — Configuración → Salas
Cada sala activa vinculada a la ubicación aparece como una fila en el informe. Si falta una sala, comprueba que exista aquí y esté activa: las salas eliminadas o desactivadas quedan excluidas de forma intencionada. El nombre de una sala en este informe es exactamente el mismo que tiene en Configuración → Salas.
2. La capacidad de cada sala (sus "plazas")
Una sala puede configurarse para admitir más de una cita al mismo tiempo. Esta capacidad simultánea es lo que el informe llama las plazas de la sala, y afecta directamente tanto al tiempo disponible como a la forma en que se cuentan las citas superpuestas. La mayoría de las salas admiten una cita a la vez, así que para ellas este valor es simplemente 1, aunque en salas con mayor capacidad pueden solaparse total o parcialmente 2 o más citas.
3. Tu horario de apertura — Configuración → Ubicaciones → (la ubicación) → Horario de apertura
De aquí proviene el "tiempo disponible", y es la parte que la mayoría pasa por alto. Cada ubicación tiene su propia pestaña de Horario de apertura con la hora de apertura y cierre de cada día de la semana, con la opción de marcar un día como cerrado. El informe usa estos horarios para calcular cuánto tiempo pudo haberse usado cada sala:
- Cuando filtras por una ubicación específica, se usa el Horario de apertura de esa ubicación.
- Cuando ves Todas las ubicaciones, se usa el horario de apertura predeterminado de la empresa, a menos que tu cuenta solo tenga acceso a una ubicación activa, en cuyo caso se usa el horario propio de esa ubicación, de modo que la cifra coincida con lo que verías al seleccionarla directamente.
- Para cualquier día que una ubicación no haya configurado, el informe recurre al horario de apertura predeterminado de la empresa.
- Si no hay ningún horario de apertura configurado en ningún sitio, el informe asume 10 horas por día para poder calcular los porcentajes, pero esto es solo una medida de seguridad, no una cifra real.
Los días marcados como cerrados cuentan como tiempo disponible cero, por lo que correctamente no reducen tu utilización.
4. Tus permisos de ubicación
Solo verás las salas, reservas y horarios de las ubicaciones a las que tu cuenta de usuario tenga acceso permitido; incluso la vista "Todas las ubicaciones" nunca muestra datos de una sede para la que no tengas permiso.
Controles de la barra de herramientas
Filtros
- Fechas – Obligatorio. El período que cubre el informe, con Hoy como valor predeterminado. Todas las cifras de la página se calculan solo con las citas que comienzan dentro de estas fechas, y el tiempo disponible se calcula en ese mismo rango, así que un rango más largo significa más horas disponibles que llenar.
- Ubicación – Por defecto usa tu ubicación principal cuando está configurada en tu perfil de personal, y Todas las ubicaciones en caso contrario. Elige una sola sede para limitar el informe a las salas y horarios de apertura de esa sede.
Cómo interpretar el informe
Las tarjetas de resumen
- Utilización general – El tiempo total reservado como porcentaje del tiempo total disponible en todas las salas. Tu cifra única de "qué tan ocupados estuvimos en general".
- Horas reservadas – El tiempo total reservado en todas las salas durante el período, mostrado en horas:minutos, junto con el tiempo total disponible (por ejemplo, "de 420:00 disponibles").
- Total sin usar – Tu capacidad ociosa: la parte del tiempo disponible que no se reservó. Es la imagen especular de la Utilización general, así que un 35% utilizado se lee como un 65% sin usar.
El gráfico de desglose de utilización
El gráfico circular y la lista de al lado muestran la proporción de cada sala respecto al tiempo total reservado, ordenadas de mayor a menor uso. Los segmentos suman 100% entre tus salas, y cada sala mantiene el mismo color en el gráfico, la lista y la tabla, para que sea fácil relacionarlos. Es la forma más rápida de ver si tus reservas se concentran en un par de salas o se reparten de manera equilibrada.
La tabla de salas
Cada fila es una sala, ordenada de la más a la menos utilizada.
NOTA: El número de Reservas se puede pulsar. Al hacer clic en el número de reservas de una sala, se abre el informe de Citas en una nueva pestaña, prefiltrado exactamente con esas citas -misma sala, mismas fechas, mismo alcance de ubicación-, excluyendo las citas canceladas y las no presentadas, de modo que el número siempre coincida con las citas que lo respaldan.
Si nada coincide con tus filtros, verás: "No rooms match your filters for this period and location." (No hay salas que coincidan con tus filtros para este período y ubicación).
Cómo se calculan las cifras
Tiempo disponible de una sala = sus plazas (capacidad simultánea) × las horas de apertura de cada día del período. Las horas de apertura provienen del Horario de apertura de la ubicación, recurriendo al valor predeterminado de la empresa para cualquier día no configurado, y a 10 horas/día solo si no hay nada configurado en absoluto. Los días cerrados aportan cero, y una sala con 2 plazas tiene el doble de tiempo disponible que una de 1 plaza, ya que podría albergar dos citas a la vez.
Tiempo reservado es el tiempo realmente ocupado, no una simple suma de la duración de las citas: las citas superpuestas solo se cuentan hasta la capacidad de la sala. Dos citas que se realizan al mismo tiempo en una sala de una sola plaza cuentan como un único bloque de tiempo ocupado, no dos, así que las dobles reservas reales no inflan la cifra. Una sala de dos plazas cuenta legítimamente ambas.
NOTA: Las citas canceladas y las no presentadas nunca se cuentan, ya que la sala no se llegó a usar realmente.
Ejemplo práctico: una Sala de Láser de una sola plaza, en una sede abierta de 9:00 a 17:00 de lunes a viernes (8 horas al día), reportada durante una semana completa, tiene un tiempo disponible de 1 plaza × 8 horas × 5 días abiertos = 40 horas (el fin de semana está cerrado, así que no suma nada). Si esa semana se realizaron 30 horas de citas en ella, su utilización es 30 ÷ 40 = 75%.
NOTA: Los porcentajes por sala no suman 100% porque la Utilización de cada sala se mide respecto a su propia disponibilidad, de forma independiente de las demás. La tarjeta de Utilización general es la única cifra combinada, a nivel de toda la clínica.
Con esto claro, puedes usar con confianza el informe de Utilización de salas para ver qué salas están funcionando al máximo y cuáles están sin usar, y así planificar el espacio y las reservas en consecuencia.
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