Este artículo cubre todo lo que necesitas saber sobre cómo configurar plantillas de facturas en Pabau.
Tabla de contenidos:
1. Cómo configurar plantillas de facturas
2. Cómo incluir enlaces de pago en las facturas
3. Cómo usar códigos QR en las facturas
Cómo configurar plantillas de facturas
Paso 1: Accede a las plantillas de facturas
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau. Ve a la sección Configuración en el menú lateral izquierdo y selecciona "Plantillas de facturas" dentro de Financiero. También puedes usar la barra de búsqueda en la esquina superior derecha de la sección de Configuración.
Hay al menos una plantilla predeterminada, pero puedes crear más haciendo clic en "Nueva plantilla de factura" en la esquina superior derecha.
Para editar una plantilla existente, haz clic en la que quieras modificar. Todas las plantillas comparten los mismos componentes, tanto si estás creando una nueva como si estás editando una existente.
Vista general de la plantilla: En el centro de la pantalla verás una vista previa de la factura. Cualquier cambio que hagas se reflejará en tiempo real. Los componentes principales son Apariencia, Información de pago y Encabezado.
Pestaña Apariencia:
-
- Elige el tipo de plantilla (Factura, Recibo o Extracto).
- Establece la plantilla como predeterminada si lo necesitas.
- Sube tu logo y ajusta su tamaño y posición.
- Personaliza los márgenes y el color del texto.
- Elige el formato para mostrar los nombres de los clientes.
Pestaña Información de pago: Esta pestaña tiene tres partes: Cuerpo, Totales y Pago.
- Pestaña Cuerpo:
- Selecciona los campos que se mostrarán en la factura.
- Reordena y renombra los elementos según lo necesites.
- En la pestaña "Disponible", puedes ver todos los elementos que actualmente no se muestran en la factura. Para añadir algunos de los elementos disponibles, marca la casilla junto al elemento que quieras usar.
- Pestaña Totales:
- Elige qué elementos relacionados con el importe pagado se mostrarán.
- Pestaña Pago:
- Decide si quieres mostrar los datos bancarios o añadir un botón para pagos en línea a través de Stripe.
- Completa los datos bancarios si decides mostrarlos.
Pestaña Encabezado:
- Empresa: Establece un nombre para la factura y añade el nombre de tu negocio, dirección e información de contacto.
- Cliente: Elige qué información relacionada con el cliente quieres mostrar, como el método de pago utilizado, la fecha de la cita, el código de autorización o el ID de cliente.
- Empleado: Decide si quieres mostrar el nombre del empleado que generó la factura.
- Mensajes: Añade mensajes adicionales para mostrar en la parte inferior de la factura.
Paso 3: Guarda los cambios
Para guardar los cambios realizados en la plantilla de factura, haz clic en el botón "Guardar" en la esquina superior derecha.
Siguiendo estos pasos, puedes crear o personalizar plantillas de facturas que se adapten a las necesidades de tu negocio y mantener una imagen profesional al interactuar con tus clientes.
Cómo incluir enlaces de pago en las facturas
Paso 1: Ve a Facturas
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau. Una vez dentro, haz clic en Configuración en el menú lateral izquierdo, luego en Financiero y elige Plantillas de facturas.
Paso 2: Crea una plantilla de factura
Una vez en Plantillas de facturas, puedes previsualizar las que ya se han creado. Para crear una nueva plantilla de factura, ve a la esquina superior derecha y haz clic en el botón "Nueva plantilla de factura". Desde aquí puedes ponerle nombre a la plantilla, elegir su apariencia y personalizarla a tu gusto.
Paso 3: Incluye enlaces de pago
Para incluir el enlace de pago en una plantilla de factura, ve a la sección "Información de pago" y selecciona "Pago." En "Pago," verás tres interruptores. Asegúrate de activar el segundo, "Permitir que el cliente pague la factura mediante Stripe."
Haz clic en "Guardar" para actualizar los cambios.
Al activar este interruptor, aparecerá un botón "Pagar con tarjeta" en la esquina inferior derecha de la factura.
Paso 4: Envía la factura al cliente
Para enviar la factura al cliente, al proceder al pago, guarda la factura como no pagada o parcialmente pagada, y luego haz clic en el icono de correo después del pago.
Tu cliente recibirá un correo electrónico que lo redirigirá al portal del cliente, donde podrá ver la factura. Después de hacer clic en "Ver factura," accederá a la factura, donde podrá elegir la opción "Pagar con tarjeta."
NOTA: Pabau requiere la integración con Stripe para el procesamiento de pagos.
Desde aquí, podrá elegir el importe que desea pagar, y a continuación se procesará el pago.
Si prefieres no usar tu tarjeta real para hacer pruebas, puedes usar las tarjetas de prueba proporcionadas por Stripe siguiendo las instrucciones aquí.
Siguiendo estos pasos, puedes activar o desactivar la opción de incluir enlaces de pago en la factura, y siempre puedes cambiarlo desde el menú de Plantillas de facturas.
Cómo usar códigos QR en las facturas
Paso 1: Accede a las plantillas de facturas
Para empezar, inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve a la sección Configuración en el menú lateral izquierdo. Desde allí, selecciona "Plantillas de facturas" dentro de Financiero.
Paso 2: Edita la plantilla de factura
Una vez en la sección de Plantillas de facturas, elige la plantilla específica a la que quieras añadir un código QR. Haz clic en la plantilla seleccionada para abrir la interfaz de edición de plantilla de factura.
Paso 3: Activa el enlace de pago con código QR
Dentro de la interfaz de edición de plantilla de factura, localiza la pestaña "Información de pago" en el lado izquierdo. Luego, ve a la subpestaña "Pago." Ahí encontrarás la opción llamada "Activar enlace de pago con código QR." Activa esta opción para habilitar la función.
Puedes previsualizar los cambios en el centro de la pantalla antes de guardarlos.
Guarda los cambios haciendo clic en el botón "Guardar" en la esquina superior derecha de la pantalla.
Paso 4: Emite una factura
Con la función de enlace de pago con código QR activada, procede a generar una factura usando el Punto de venta como de costumbre. Asegúrate de guardar la factura como no pagada o parcialmente pagada.
Si prefieres no usar tu tarjeta real para hacer pruebas, puedes usar las tarjetas de prueba proporcionadas por Stripe siguiendo las instrucciones aquí.
Paso 5: Envía la factura con un código QR
Después de completar el proceso de pago, se te dirigirá a la página de Pago completado. Ahí encontrarás una opción para enviar la factura al cliente. Haz clic en el icono de sobre para iniciar el envío.
Paso 6: Usa el código QR
El cliente recibirá un correo electrónico que lo redirigirá al portal del cliente, donde podrá ver la factura.
Después de hacer clic en "Ver detalles de la factura," accederá a la factura, donde encontrará un código QR ubicado convenientemente en la parte inferior.
Al escanear este código QR, se le dirigirá al enlace de pago asociado con la factura, agilizando el proceso de pago.
Siguiendo estos pasos, puedes integrar enlaces de pago con código QR en tus facturas, aportando comodidad a tus clientes y eficiencia a tu proceso de facturación.
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