Cómo funciona la integración con HubSpot

La integración con HubSpot mantiene tus clientes y leads de Pabau sincronizados con los contactos y negocios de tu portal de HubSpot. Los contactos se sincronizan en ambos sentidos: los clientes de Pabau nuevos y actualizados se envían a HubSpot casi en tiempo real, y los cambios de contacto realizados en HubSpot se reflejan de vuelta en Pabau, mientras que tus leads de Pabau se convierten en negocios de HubSpot, las citas aparecen como registros de citas de HubSpot, y las ventas y los pagos se pueden registrar como notas en la línea de tiempo del contacto.

Este es un conector dentro de la herramienta Data Sync de Pabau. Si eres nuevo en Data Sync, lee primero Cómo funciona Data Sync en Pabau para entender los conceptos generales (triggers, mapeo, el registro de entregas y los reintentos). Esta guía cubre todo lo específico de HubSpot.

NOTA: Necesitas acceso de administrador en Pabau para configurar el conector, y un inicio de sesión de HubSpot que tenga permiso para instalar apps en tu portal.

Qué hace el conector

Crea o actualiza un contacto de HubSpot cuando se crea o edita un cliente en Pabau, y trae de vuelta a Pabau los cambios de contacto realizados en HubSpot.
Crea o actualiza un negocio de HubSpot cuando se crea o actualiza un lead en Pabau, y mueve la etapa del negocio cuando el lead se marca como ganado o perdido.
Crea un registro de cita de HubSpot (asociado al contacto) cuando se reserva o modifica una cita, y lo marca como cancelado cuando se cancela la reserva.
Opcionalmente registra ventas y pagos como notas en la línea de tiempo del contacto: número de factura, total y artículos para una venta; importe y método para un pago, con los reembolsos mostrados como cantidades negativas (desactivado por defecto).
Opcionalmente elimina el contacto o negocio de HubSpot cuando el cliente o lead se elimina en Pabau (desactivado por defecto).
Opcionalmente crea nuevos clientes de Pabau a partir de contactos de HubSpot sin coincidencia (desactivado por defecto).

NOTA: Un contacto eliminado en HubSpot nunca se elimina en Pabau: los registros médicos se conservan, y el borrado solo fluye desde Pabau hacia afuera.

Antes de empezar

La conexión utiliza el propio inicio de sesión de HubSpot (OAuth), no hay claves de API que copiar. Necesitarás una cuenta de HubSpot y un inicio de sesión que pueda instalar apps en el portal que quieras conectar (en la mayoría de los portales eso significa un superadministrador).

Paso 1: Conecta tu cuenta de HubSpot

Puedes empezar desde cualquiera de estos dos lugares:

Configuración > App Marketplace: selecciona la ficha de HubSpot. Te llevará directamente a la configuración de Data Sync que se explica a continuación.
Data Hub > Data Sync: selecciona Añadir conector, elige HubSpot y selecciona Configurar.

El primer paso de la configuración te pide que conectes tu cuenta. Selecciona Conectar HubSpot: se abrirá una ventana de HubSpot donde inicias sesión, eliges el portal a conectar y apruebas el acceso. Una vez aprobado, la ventana se cierra y Pabau crea la conexión automáticamente, luego la abre para que puedas revisar los triggers, el mapeo de campos y la configuración descritos a continuación.

CONSEJO: Si tu navegador bloquea la ventana emergente, permite las ventanas emergentes para Pabau y vuelve a seleccionar Conectar HubSpot.

Paso 2: Triggers

En la pestaña Triggers, elige qué eventos de Pabau se envían a HubSpot:

client.create / client.update → Crear o actualizar contactos de HubSpot (activado por defecto).
client.delete → Eliminar contactos de HubSpot (desactivado por defecto).
lead.create / lead.update / lead.won / lead.lost → Crear o actualizar negocios de HubSpot (activado por defecto): ganado y perdido mueven el negocio a tu etapa de cerrado-ganado / cerrado-perdido.
lead.delete → Eliminar negocios de HubSpot (desactivado por defecto).
booking.create / booking.update → Crear o actualizar citas de HubSpot (activado por defecto).
booking.canceled → Cancelar citas de HubSpot (activado por defecto).
invoice.create → Registrar ventas como notas de contacto (desactivado por defecto).
payment.create / payment.refund → Registrar pagos como notas de contacto (desactivado por defecto).

IMPORTANTE: Una vez que client.delete está activado, eliminar un cliente en Pabau siempre elimina el contacto de HubSpot vinculado, incluso si has configurado la dirección de sincronización de contactos como solo entrante. Esto es intencional, para que un borrado respetado en Pabau también se respete en HubSpot. Déjalo desactivado si necesitas que los clientes eliminados sigan existiendo como contactos en HubSpot.

Paso 3: Mapeo de campos

En la pestaña Mapeo, expande Contactos para ver cómo se corresponden los campos de cliente de Pabau con las propiedades estándar de contacto de HubSpot. El mapeo predeterminado es:

Email → Email (obligatorio; consulta más abajo cómo funciona la coincidencia)
Nombre → Nombre
Apellidos → Apellidos
Móvil → Número de móvil
Teléfono → Número de teléfono
Dirección → Dirección
Ciudad → Ciudad
Provincia / región → Estado / región
Código postal → Código postal
País → País
Fecha de nacimiento → Fecha de nacimiento

Desactiva una fila para dejar de sincronizar ese campo, redirige una fila a una propiedad distinta de HubSpot (por ejemplo Nombre de la empresa, URL del sitio web, Cargo, Etapa del ciclo de vida o Estado del lead) usando los menús desplegables, o añade filas para tus propios campos personalizados de Pabau. El control de dirección de cada grupo de objetos decide si sincroniza en ambos sentidos (predeterminado para contactos y negocios), solo saliente (Pabau → HubSpot) o solo entrante, y la opción Resolución de conflictos de datos decide qué lado prevalece cuando no está claro cuál tiene los datos más recientes; Pabau es la fuente de verdad por defecto.

El grupo Negocios muestra cómo un lead de Pabau se convierte en negocio: el nombre del negocio se compone automáticamente a partir del nombre del lead, y la etapa del negocio se resuelve mediante el mapa de etapas del pipeline en la pestaña Configuración (usando la etapa predeterminada de tu portal si no hay coincidencia).

NOTA: Las filas de datos personales a nivel de negocio (nombre, email, teléfono, etc.) están desactivadas por defecto porque los portales estándar de HubSpot no definen esas propiedades en los negocios; activar una sin la propiedad personalizada correspondiente en tu portal hace que fallen todas las escrituras de negocios. Actívalas solo si tu portal tiene las propiedades personalizadas correspondientes.

Los grupos Citas, Ventas y Pagos se componen automáticamente: el nombre de la cita, los horarios, la duración y el estado provienen de la reserva, y el texto de la nota proviene de la factura o el pago. No hay nada que mapear manualmente; actívalos o desactívalos desde la pestaña Triggers. Las citas se sincronizan solo en sentido saliente (Pabau → HubSpot).

Paso 4: Configuración de sincronización

En la pestaña Configuración encontrarás la tarjeta de conexión, que muestra el portal de HubSpot conectado, con la opción de desconectarlo, y estas opciones:

Crear registros faltantes al actualizar (por defecto Sí): editar un cliente o lead que nunca se ha sincronizado crea el registro en HubSpot en lugar de omitirlo.
Crear nuevos clientes a partir de contactos de HubSpot (por defecto No): cuando está activado, los contactos de HubSpot que no coinciden con ningún cliente existente se crean como nuevos clientes de Pabau. Los contactos coincidentes siguen sincronizándose en ambos sentidos.
Mapa de etapas del pipeline: empareja las etapas del pipeline de leads de Pabau con las etapas de negocio de HubSpot, para que un lead que avanza por tu pipeline de Pabau mueva el negocio por el tuyo en HubSpot. Las etapas sin mapear usan la etapa predeterminada de tu portal.

Usa Probar conexión para confirmar que Pabau puede acceder a tu portal de HubSpot.

IMPORTANTE: Deja desactivada la opción Crear nuevos clientes a partir de contactos de HubSpot a menos que estés seguro de querer usarla. Un portal de marketing activo puede modificar cientos de contactos en minutos, y activar esta opción crea un cliente de Pabau por cada contacto sin coincidencia que toquen tus campañas.

Cómo se emparejan los registros

Cuando un contacto cambia en HubSpot, Pabau determina a qué cliente (si es que hay alguno) pertenece:

Un cliente que ya se ha sincronizado con ese contacto siempre se utiliza: el vínculo guardado tiene prioridad.
Si no, y el email del contacto coincide exactamente con un solo cliente de Pabau, ese cliente se vincula y se actualiza.
Si el email coincide con más de un cliente, o con un cliente ya vinculado a otro contacto distinto de HubSpot, no se escribe nada: el cambio se omite en lugar de adivinar. Los contactos sin dirección de email tampoco se emparejan nunca por conjetura.

Si no hay ninguna coincidencia, se crea un nuevo cliente de Pabau solo cuando la opción Crear nuevos clientes a partir de contactos de HubSpot está activada. En todos los casos, los datos antiguos nunca sobrescriben a los más recientes: los cambios de cada lado solo se aplican cuando son más nuevos que lo que ya tiene el otro lado.

Negocios para tus leads

Cada lead de Pabau que sincronizas se convierte en un negocio de HubSpot con el nombre del lead, situado en la etapa que indique tu mapa de etapas del pipeline. Cuando el lead se marca como ganado o perdido en Pabau, el negocio se mueve a tu etapa de cerrado-ganado o cerrado-perdido, cerrando el círculo para los informes de pipeline y ROI en HubSpot.

Pruébalo de principio a fin

En la pestaña Mapeo, selecciona Enviar evento de prueba, elige un evento como client.update, y selecciona Enviar prueba. Pabau elige un cliente real, lo envía a través del pipeline activo, y registra el resultado en el registro etiquetado como prueba. Abre los Registros para confirmar que se realizó correctamente, y luego comprueba el contacto en HubSpot.

Cómo leer el registro de entregas

Selecciona Registros en el conector para ver todas las entregas, incluida la solicitud exacta que envió Pabau, la respuesta que devolvió HubSpot, y un ID de correlación para los tickets de soporte. Los fallos siguen las reglas estándar de Data Sync: los problemas temporales (límites de frecuencia, errores de red, errores del servidor de HubSpot) se reintentan automáticamente con un intervalo creciente, mientras que los rechazos permanentes muestran el motivo para que puedas corregir los datos y reenviarlos con Sincronizar los datos más recientes. Consulta Cómo funciona Data Sync en Pabau para la guía completa sobre estados, reintentos y reenvíos.

Desconexión

Para detener la sincronización, abre la pestaña Configuración del conector y desconecta el portal de HubSpot, o pausa o elimina el conector desde su tarjeta en Data Hub > Data Sync. Al desconectar se detiene la sincronización en ambos sentidos; el historial de entregas se conserva para auditoría.