Cómo emitir facturas

Una guía completa sobre todos los diferentes métodos para crear y emitir facturas en Pabau.

Tabla de contenidos:

1. Cómo emitir una factura para una cita desde el calendario
2. Cómo emitir una factura desde el punto de venta 
         2.1. Cómo emitir una factura para un producto
         2.2. Cómo emitir una factura para un paquete
         2.3. Cómo emitir una factura para vales de regalo
         2.4. Cómo emitir una factura para membresías
         2.5. Cómo emitir una factura para un cliente sin cita previa
         2.6. Cómo emitir una factura para un tercero        
3. Cómo emitir una factura desde la ficha del cliente
         3.1. Cómo emitir una factura para una cita desde la ficha del cliente

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Cómo emitir una factura para una cita desde el calendario 

Paso 1: Ve al calendario

Inicia sesión en tu cuenta de Pabau, y en el menú lateral izquierdo, haz clic en Calendario.

Paso 2: Elige una cita 

Desde el calendario, elige la cita para la que deseas emitir una factura y haz clic en ella. En las funcionalidades de la cita, haz clic en "Cobrar". Esto te redirigirá al punto de venta.

 

Paso 3: Crea la factura 

En el lado derecho del punto de venta, el nombre del cliente aparecerá precargado, y el carrito incluirá automáticamente los servicios reservados según los detalles de la cita. También puedes añadir artículos adicionales desde las categorías disponibles en el lado izquierdo:

• Servicios 
• Productos 
• Paquetes 
• Consumibles
• Vales de regalo

No puedes añadir pagos a cuenta en facturas que contengan otros artículos. Para añadir dinero a una cuenta, crea una factura separada que incluya solo el pago a cuenta.

Puedes modificar el precio, la cantidad, aplicar descuentos o establecer tipos de impuesto para artículos individuales haciendo clic en ellos y ajustando los detalles según sea necesario.


Una vez que todos los artículos estén añadidos al carrito, haz clic en "Continuar" para pasar al siguiente paso.  

Paso 4: Elige el método de pago

En esta etapa, selecciona el método de pago y especifica el importe que el cliente pagará con ese método.

• Si se cubre el importe total, haz clic en "Confirmar pago" para finalizar la transacción.
• Si la factura se pagará más adelante, haz clic en "Guardar sin pagar" para completar el proceso.
• Si el cliente ha pagado parte de la factura, haz clic en "Guardar parcialmente pagada" para guardar la factura como parcialmente pagada.

Paso 5: Cobro completado

En la pantalla de cobro completado, verás los detalles de la transacción y el estado de la factura.

También puedes ver la factura en la pestaña Finanzas dentro de la ficha del cliente.

Siguiendo estos pasos, podrás emitir una factura para una cita desde el calendario. 

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Cómo emitir una factura desde el punto de venta 

Paso 1: Crea una venta

Inicia sesión en tu cuenta de Pabau, en la parte superior de la pantalla junto a la barra de búsqueda, y haz clic en el botón "Crear". Luego elige "Venta" para acceder al punto de venta.

Paso 2: Selecciona el cliente

El primer paso es seleccionar el cliente. Para ello, escribe el nombre del cliente en la barra de búsqueda principal, ubicada en la esquina superior derecha. Cuando aparezcan los resultados, selecciona el cliente correcto de la lista.

Paso 3: Selecciona el servicio

A continuación, en el menú de la izquierda, haz clic en "Servicios." Explora las categorías de servicios y haz clic en el/los servicio(s) que deseas vender.

Puedes añadir varios servicios, que aparecerán en el carrito del cliente en el lado derecho de la pantalla. Una vez que hayas añadido todos los servicios, revisa el total debajo del carrito. Haz clic en "Continuar" para pasar a las opciones de pago.

 

Paso 4: Finaliza el pago

En esta etapa, puedes seleccionar un método de pago para la factura o dejarla sin pagar. El botón en la esquina inferior derecha cambiará según tu elección:

• Si no añades un método de pago (dejando la factura sin pagar), el botón mostrará "Guardar sin pagar".
• Si añades un método de pago (por ejemplo, introduciendo los datos de la tarjeta, registrando un pago en efectivo o seleccionando otra opción disponible), el botón mostrará "Confirmar pago".

Haz clic en este botón en la esquina inferior derecha para continuar con la acción elegida.

En la pantalla de cobro completado, verás los detalles de la transacción y el estado de la factura. Puedes acceder a la ficha del cliente haciendo clic en su nombre en dicha pantalla.

También puedes ver la factura en la pestaña Finanzas dentro de la ficha del cliente.

Siguiendo estos pasos, podrás emitir con éxito una factura desde el punto de venta.

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Cómo emitir una factura para un producto

Paso 1: Accede al punto de venta

Para empezar, inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al punto de venta haciendo clic en el botón "Crear" ubicado en la parte superior de la pantalla. De las opciones disponibles, selecciona "Venta."

Paso 2: Añade un producto

En el menú de la derecha, busca al cliente escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.

 

Para empezar a añadir productos, selecciona "Productos" en el menú principal, normalmente ubicado en el lado izquierdo. Desde las categorías mostradas, busca el producto específico que deseas vender y haz clic en él para añadirlo a la venta actual. Cada artículo añadido aparecerá en el carrito del cliente, visible en el lado derecho de la sección de cobro.

Una vez que hayas terminado de añadir todos los productos deseados, el importe total a pagar se mostrará debajo de los artículos del carrito. Para pasar al siguiente paso, haz clic en el botón "Continuar", y accederás a la pantalla de selección del método de pago.

Paso 3: Finaliza el pago   

En esta etapa, puedes seleccionar un método de pago para la factura o dejarla sin pagar. El botón en la esquina inferior derecha cambiará según tu elección:

• Si no añades un método de pago (dejando la factura sin pagar), el botón mostrará "Guardar sin pagar".
• Si añades un método de pago (por ejemplo, introduciendo los datos de la tarjeta, registrando un pago en efectivo o seleccionando otra opción disponible), el botón mostrará "Confirmar pago".

Haz clic en este botón en la esquina inferior derecha para continuar con la acción elegida.

En la pantalla de cobro completado, verás los detalles de la transacción y el estado de la factura. Puedes acceder a la ficha del cliente haciendo clic en su nombre en dicha pantalla. 

También puedes ver la factura en la pestaña Finanzas dentro de la ficha del cliente.

Siguiendo estos pasos, puedes vender productos a clientes que hayan tenido citas o visitado tu clínica.

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Cómo emitir una factura para un paquete

Paso 1: Accede al punto de venta

Para empezar, inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve al punto de venta haciendo clic en el botón "Crear" ubicado en la parte superior de la pantalla. De las opciones disponibles, selecciona "Venta."

Paso 2: Añade un paquete

En el menú de la derecha, busca al cliente al que deseas venderle el paquete y haz clic en su nombre.

A continuación, en el lado izquierdo, ve al menú y selecciona "Paquetes." Elige el paquete que deseas vender y haz clic en él.

Puedes añadir tantos paquetes como necesites; se añadirán al carrito del cliente, que puedes ver en el lado derecho de la pantalla de cobro. Una vez que hayas terminado de añadir los paquetes, verás el importe total debajo de ellos. Haz clic en "Continuar," y se te pedirá que selecciones el método de pago.

Paso 3: Finaliza el pago

En esta etapa, puedes seleccionar un método de pago para la factura o dejarla sin pagar. El botón en la esquina inferior derecha cambiará según tu elección:

• Si no añades un método de pago (dejando la factura sin pagar), el botón mostrará "Guardar sin pagar".
• Si añades un método de pago (por ejemplo, introduciendo los datos de la tarjeta, registrando un pago en efectivo o seleccionando otra opción disponible), el botón mostrará "Confirmar pago".

Haz clic en este botón en la esquina inferior derecha para continuar con la acción elegida.

En la pantalla de cobro completado, verás los detalles de la transacción y el estado de la factura. Puedes acceder a la ficha del cliente haciendo clic en su nombre en dicha pantalla. 

Puedes ver la factura en "Finanzas" y "Facturas" al abrir el perfil del cliente. Los paquetes se guardarán en la sección "Paquetes" dentro del perfil del cliente. Esto permite al cliente usar su paquete para pagar su próxima cita, lo que descontará una sesión del saldo del paquete.

Siguiendo estos pasos, puedes vender paquetes de manera eficiente a clientes que hayan tenido citas o visitado tu clínica.

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Cómo emitir una factura para vales de regalo

Paso 1: Accede al punto de venta

Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Haz clic en el botón Crear en la parte superior de la página, junto a la barra de búsqueda, y selecciona "Venta" para acceder al punto de venta.

NOTA: Para más detalles sobre el punto de venta, consulta este artículo.

Primero, debes seleccionar al cliente en la esquina superior derecha de la página para que las funciones queden disponibles para su selección. De lo contrario, permanecerán en gris hasta que selecciones al cliente.

La opción de vale de regalo aparece en la esquina inferior izquierda de la página. 

NOTA: Si has creado vales en Pabau y la opción de vale de regalo no aparece en el punto de venta, revisa tu configuración del TPV para ver si esta opción está desactivada. Consulta este artículo sobre la configuración del TPV para más información.

Paso 2: Vende el vale de regalo

Cuando haces clic en "Regalo", aparecerán los vales de regalo que hayas creado en Pabau. Luego puedes seleccionar el vale para continuar con la compra. Los detalles del vale de regalo se mostrarán debajo del nombre del cliente. 

Al hacer clic en la línea del vale de regalo en el carrito, se abrirá la ventana emergente Editar vale, donde se encuentran los siguientes componentes:

• Valor - puedes editar manualmente el precio del vale de regalo

• Validez - puedes editar manualmente el periodo de validez

• Código del vale - puedes generar códigos únicos de 9 dígitos o introducir manualmente un código, asegurándote de que no haya códigos de vale duplicados en el sistema.

• Destinatario - Por defecto, es el cliente al que se le cobra el vale. Sin embargo, puedes seleccionar cualquier cliente de tu base de clientes, permitiendo asignar el vale a alguien distinto del cliente que paga

• Cantidad - te permite elegir la cantidad de vales

• Vendido por - te permite seleccionar el empleado bajo el cual se registrará la venta del vale

• Descuento - te permite añadir un descuento a la compra

• Tipo de impuesto - te permite añadir un tipo de impuesto si es necesario

• Icono de papelera - elimina el artículo del carrito

• Cancelar - cancela los cambios en la edición del vale

• Guardar - aplica los cambios en la edición del vale

Si todo parece correcto, haz clic en el botón "Guardar" para continuar a la página de pago.

En la página de pago, puedes seleccionar el método de pago que el cliente desea usar y hacer clic en el botón "Confirmar pago" para completar la transacción. 

Una vez confirmado el pago, verás todos los detalles de la factura, donde puedes seleccionar el nombre del cliente para acceder a su ficha y ver el vale. 

Paso 3: Ve a la ficha del cliente

Una vez que accedas a la ficha del cliente, cambia a la pestaña Vales de regalo para ver todos los vales que el cliente ha comprado. Pabau también clasifica los vales en Activos y Caducados.

NOTA: Para revisar cómo puedes usar un vale de regalo para pagar una cita, consulta este artículo.

Siguiendo estos pasos, puedes vender un vale de regalo a un cliente desde el cobro.

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Cómo emitir una factura para membresías

Paso 1: Ve al punto de venta

Para acceder al punto de venta, haz clic en el botón "Crear" en la esquina superior derecha de la pantalla y luego en "Venta."

   

Paso 2: Selecciona la membresía

Procede como lo harías al realizar una venta. Las membresías se mostrarán en el lado izquierdo. Al hacer clic en Membresías, se mostrarán todas las membresías que hayas creado en Pabau.

NOTA: No puedes añadir nada más al carrito una vez que hayas seleccionado una membresía. 

Paso 3: Completa la configuración de la suscripción

En cuanto selecciones una membresía, se abrirá automáticamente la ventana "Configuración de la suscripción".

Esta ventana incluye:

• Fecha de inicio de la membresía: Determina cuándo comenzará la suscripción a la membresía.
• Datos de la tarjeta: Introduce los datos de la tarjeta del cliente aquí, o selecciona una tarjeta ya guardada.
• Calendario de pagos: Muestra cuánto y cuándo se le cobrará al cliente, incluyendo cualquier primer cargo prorrateado.
• Resumen de condiciones: Cubre la frecuencia y el importe de facturación, los impuestos, cualquier cuota de inscripción, la fecha del primer cargo, las condiciones de renovación, las condiciones de cancelación y el método de pago.

NOTA: Para comprar una membresía es necesario introducir los datos de la tarjeta, o seleccionar una tarjeta guardada, con el fin de inscribir al cliente. Las membresías gratuitas (precio cero) no requieren datos de la tarjeta; no se realiza ningún cobro.

Una vez introducidos (o seleccionados) los datos de la tarjeta y confirmada la configuración, ocurrirá lo siguiente:

• Se creará una factura y un pago bajo la categoría de artículo "Membresía".
• El empleado indicado en la factura será quien vendió la membresía.
• El nombre del artículo coincidirá con el nombre de la membresía.
• El precio unitario reflejará el coste de la membresía.
• La cantidad siempre será 1.
• No se aplicará ningún descuento.
• El impuesto seguirá la configuración definida al crear la membresía.
• El precio total incluirá el coste de la membresía con impuestos.

La fecha de la factura y el pago asociado corresponderán a la fecha en que se active la membresía, que puede diferir de la fecha real de venta. Se generará una factura y un pago cada vez que se renueve la membresía, ya sea semanal, mensual o anualmente. Las facturas futuras estarán vinculadas al mismo local donde se vendió originalmente la membresía.

Siguiendo estos pasos, podrás vender membresías con éxito.

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Cómo emitir una factura para un cliente sin cita previa

Paso 1: Crea una venta

Inicia sesión en tu cuenta de Pabau, en la parte superior de la pantalla junto a la barra de búsqueda, y haz clic en el botón "Crear". Luego elige "Venta" para acceder al punto de venta.

Paso 2: Elige un cliente sin cita previa

Una vez en el punto de venta, ve al lado derecho de la ventana y selecciona "Sin cita". Al seleccionar un cliente "Sin cita", no necesitas tener una ficha de cliente ni su información en el sistema. Sin embargo, sus datos se guardarán como cliente "Sin cita".

 

 

Tras hacer clic en "Sin cita", ve al lado izquierdo para elegir su compra. Puedes seleccionar entre servicios y productos o añadir los consumibles usados durante la cita. Otras opciones solo están disponibles para clientes previamente añadidos al sistema.

Paso 3: Emite una factura

Una vez que hayas seleccionado el artículo del menú, como un servicio, y hecho clic en él, se añadirá al carrito en el lado derecho. Luego, continúa con el botón "Continuar" para proceder con el pago.

 

A continuación, elige el método de pago y haz clic en "Confirmar pago". Una vez hecho esto, podrás ver la factura de ese cliente sin cita previa.

Siguiendo estos pasos, puedes emitir una factura para clientes sin cita previa que visiten tu clínica.

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Cómo emitir una factura para un tercero

Paso 1: Ve a Objetos

Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a la página de configuración haciendo clic en la pestaña Configuración en el menú lateral izquierdo. En la sección Otros encontrarás la subpestaña "Terceros".

Paso 2: Crea y asigna terceros

Si no tienes un tercero creado, empieza creando uno. Consulta este artículo para ver instrucciones paso a paso sobre cómo crear un tercero y vincularlo con los clientes. 

Ve a la ficha del cliente para verificar si el tercero ha sido vinculado antes de emitir la factura. Para instrucciones sobre cómo añadir una relación a la ficha del cliente, consulta este artículo.

Paso 3: Accede al punto de venta

Ve al botón "Crear" en la parte superior de la página, junto a la barra de búsqueda, y haz clic en "Venta." Para más detalles sobre cómo realizar una venta, consulta este artículo.

Busca a tu cliente en la barra de búsqueda en la parte superior derecha de la página. Escribe las tres primeras letras del nombre del cliente para que aparezca.

Después de seleccionar al cliente, aparecerá una lista de opciones debajo de su nombre, incluyendo a quién quieres cobrarle el servicio/producto. En este paso, puedes modificar la parte responsable de pagar las facturas. Al hacer clic en la opción "Cobrar a", se mostrará una lista de terceros vinculados al cliente, permitiéndote seleccionar la parte adecuada.

NOTA: La opción "Cobrar a" solo aparece cuando los clientes tienen relaciones (terceros) añadidas a su ficha. 

Después de seleccionar el servicio y a quién se le cobrará, haz clic en el botón "Continuar" en la parte inferior derecha de la página para continuar a la página de pago.

En la página de pago, selecciona el método de pago correspondiente y añade el importe que pagó el tercero, o guarda la factura como impaga si aún no ha pagado. Una vez que hagas clic en "Guardar sin pagar" o en "Confirmar pago", se te dirigirá a la página de cobro, donde podrás ver los detalles de la factura, enviarla por correo electrónico, imprimirla, añadir notas de crédito y muchas otras opciones. 

La factura indicará que se factura al nombre de la empresa del tercero. 

La factura estará visible en la ficha del cliente, en la pestaña "Facturas" dentro de la sección "Finanzas". Haz clic en el número de factura para ver sus detalles.

Al abrir la factura, haz clic en la pestaña "Detalles" en la esquina superior izquierda de la página. Esta pestaña muestra información clave sobre la factura, incluyendo a quién se emite.

Siguiendo estos pasos, puedes emitir una factura para un tercero. 

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Cómo emitir una factura desde la ficha del cliente

Paso 1: Ve a la ficha del cliente

Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego ve a la barra de búsqueda en la parte superior de la página y escribe al menos tres letras del nombre del cliente. Pabau filtrará los resultados mientras escribes.

Paso 2: Crea una venta 

Después de abrir la ficha del cliente, ve al botón "Crear" ubicado en la esquina inferior derecha y haz clic en él. En el menú, elige "Venta."

Esto te redirigirá al punto de venta.

Paso 3: Selecciona el/los servicio(s) 

Al emitir una factura desde la ficha del cliente, el campo de cliente ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla ya está completado. Ve al menú del lado izquierdo y elige "Servicio." 

Explora las categorías de servicios y haz clic en el/los servicio(s) que deseas vender.

Puedes añadir varios servicios, que aparecerán en el carrito del cliente en el lado derecho de la pantalla. Una vez que hayas añadido todos los servicios, revisa el total debajo del carrito. Haz clic en "Continuar" para pasar a las opciones de pago.

NOTA: Durante el cobro, también puedes vender productos, membresías, vales de regalo y consumibles, así como añadir fondos a la cuenta de un cliente.

Paso 4: Finaliza el pago

En esta etapa, puedes seleccionar un método de pago para la factura o dejarla sin pagar. El botón en la esquina inferior derecha cambiará según tu elección:

• Si no añades un método de pago (dejando la factura sin pagar), el botón mostrará "Guardar sin pagar".
• Si añades un método de pago (por ejemplo, introduciendo los datos de la tarjeta, registrando un pago en efectivo o seleccionando otra opción disponible), el botón mostrará "Confirmar pago".

Haz clic en este botón en la esquina inferior derecha para continuar con la acción elegida.

En la pantalla de cobro completado, verás los detalles de la transacción y el estado de la factura. Puedes acceder de nuevo a la ficha del cliente haciendo clic en su nombre en dicha pantalla.

Siguiendo estos pasos, puedes emitir fácilmente una factura desde la ficha del cliente.

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Cómo emitir una factura para una cita desde la ficha del cliente

Paso 1: Accede a la ficha del cliente

Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla y empieza a escribir el nombre del cliente. Su perfil aparecerá en los resultados de búsqueda. 

Paso 2: Cambia a la pestaña Citas

Una vez que accedas a la ficha del cliente, cambia a la pestaña "Citas" para ver todas las citas programadas del cliente.

Busca la cita correspondiente y haz clic en "Emitir factura."

• Si no existe ninguna factura, el botón "Emitir factura" estará activo.

• Si ya existe una factura, el botón aparecerá en gris y no se podrá hacer clic en él.

Paso 3: Emite una factura

Haz clic en el botón "Emitir factura"; esto abrirá el punto de venta (TPV). Todas las citas del cliente para ese día se cargarán automáticamente en el TPV. Completa la factura como de costumbre en el TPV.

Siguiendo estos pasos, puedes emitir fácilmente facturas para citas directamente desde la ficha del cliente.

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