Gestiona tu inventario de forma eficiente creando órdenes de compra en Pabau. Sigue estos pasos detallados.
Paso 1: Ve a Pedidos
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y ve a "Stock" en el menú lateral izquierdo, luego haz clic en "Pedidos".
Paso 2: Consulta tus pedidos
En la página de Pedidos, puedes ver todos tus pedidos, organizados en pestañas de estado: "Todos", "Abiertos", "En proceso", "Pausados", "Recibidos" y "Completados". Las tarjetas en la parte superior de la página te ofrecen un resumen rápido de tus pedidos abiertos, tu gasto total y los artículos que has recibido.
Puedes filtrar la lista por ubicación o proveedor, cambiar entre vista de lista y de cuadrícula, y ordenar los pedidos por más recientes, más antiguos o por proveedor.
Paso 3: Crea un nuevo pedido
Para crear un nuevo pedido, haz clic en "Crear un nuevo pedido" en la esquina superior derecha.
A continuación, elige cómo quieres empezar. Selecciona "Crear desde cero" para comenzar con un pedido vacío y elegir tú mismo cada producto, o "Sugerir por mí" para que Pabau rellene previamente el pedido según tus niveles de stock bajo o agotado. Si tienes más de una ubicación, "Sugerir por mí" te preguntará primero para qué ubicación es el pedido, para poder usar los niveles de stock de esa ubicación.
CONSEJO: Cuando los productos caen por debajo de su nivel de alerta de stock, aparece un banner de "Reposición sugerida" en la parte superior de la página de Pedidos. Haz clic en "Autocrear" para pasar directamente a un nuevo pedido ya rellenado con los productos y cantidades sugeridos.
Paso 4: Añade productos al pedido
Sea cual sea la opción que elijas, se abrirá el creador de pedidos. Muestra todos tus productos, con filtros a la izquierda para acotar la lista por categoría o proveedor, o haz clic en "Por debajo del stock mínimo" para mostrar solo los productos con existencias bajas. También puedes usar la barra de búsqueda para encontrar un producto por nombre o SKU.
Haz clic en el botón más (+) junto a un producto para añadirlo al pedido, luego usa el selector de cantidad para indicar cuántas unidades quieres pedir. Todo lo que añadas aparecerá en el "Carrito de pedido" a la derecha, agrupado por proveedor, con un subtotal, el IVA y el total en tiempo real.
NOTA: ¿Aún no estás listo para realizar el pedido? Haz clic en "Guardar como borrador". El pedido se guarda en la pestaña "Pausados" de la página de Pedidos, para que puedas continuar donde lo dejaste en cualquier momento.
Paso 5: Revisa y realiza el pedido
Una vez que hayas añadido todo lo que necesitas, haz clic en "Continuar a revisión". Si algún producto del pedido aún no tiene un proveedor asignado, se te pedirá que asignes uno antes de continuar: elige un proveedor existente o crea uno nuevo al instante, y Pabau recordará tu elección para futuros pedidos.
En la pantalla de revisión, comprueba los artículos y cantidades de cada proveedor, elige la ubicación de entrega y añade cualquier nota para tus proveedores. Marca "Enviar orden de compra por correo al proveedor" para cada proveedor al que quieras que Pabau le envíe el pedido automáticamente, luego haz clic en "Realizar pedido".
NOTA: Pabau crea una orden de compra por proveedor. Si tu pedido contiene productos de dos proveedores, al realizarlo se crearán dos órdenes de compra, cada una con su propio número de pedido.
Después de realizar el pedido, una pantalla de confirmación te permite descargar la orden de compra en PDF, enviarla por correo al proveedor, o hacer clic en "Marcar como recibido" en cuanto llegue la entrega.
Paso 6: Recibe el pedido
Los pedidos realizados aparecen en la página de Pedidos con el estado "En proceso". Cuando llegue la entrega, haz clic en el pedido para abrir la pantalla "Recibir artículos" e introduce la cantidad recibida de cada producto. Haz clic en "Rápido" en una línea para completar todo lo que quede pendiente en esa línea, o en "Todo según lo pedido" en la parte superior para completar todas las líneas a la vez. Si el precio en la factura de entrega difiere del que pediste, puedes actualizar el coste junto a cada producto.
A medida que introduces las cantidades, cada línea muestra un estado: "Recibido", "Parcial", "Faltante" o "Excedido", y el panel de "Resumen de recepción" a la derecha muestra tu progreso. Puedes añadir una nota a cualquier línea, indicar un motivo como "Dañado" o "Envío incompleto", y adjuntar una foto. Luego haz clic en "Reportar discrepancia" en la parte superior para enviar los detalles por correo a tu proveedor.
CONSEJO: Si solo ha llegado parte de la entrega, haz clic en "Guardar y terminar más tarde". Las cantidades que introdujiste se añaden a tu stock, el pedido pasa a "Recibido parcialmente" y puedes volver más tarde para recibir el resto.
Paso 7: Completa la recepción
Una vez que todo esté registrado, haz clic en "Completar recepción" y luego en "Sí, completar recepción" para confirmar. Las cantidades recibidas se añaden a tu stock en la ubicación de entrega. Si llegaron todos los artículos, el pedido se marca como "Completado"; si faltaban algunos artículos, se marca como "Recibido parcialmente" para que puedas recibir el resto cuando llegue.
NOTA: También puedes aprender sobre este tema viendo una lección en Pabau Academy.
Además, te recomendamos leer nuestro artículo Products and Stock para explorar este tema con más profundidad.
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