Esta guía explica cómo configurar números de fax, enviar faxes y recibir faxes entrantes directamente en el buzón de fax de Pabau, para que puedas gestionar las comunicaciones por fax de tu clínica sin salir de la plataforma.
Tabla de contenidos:
1. Cómo configurar el fax
2. Cómo enviar y recibir faxes
El buzón de fax de Pabau centraliza toda la comunicación por fax de tu clínica, desde la gestión de números de fax hasta el envío y la recepción de documentos directamente dentro de la plataforma.
Ya sea que estés configurando el fax por primera vez o ya tengas números que gestionar, este artículo te guía paso a paso para que puedas manejar los flujos de trabajo de fax sin necesidad de herramientas externas ni soluciones manuales.
Cómo configurar el fax
Paso 1: Ve a Direcciones de remitente
Empieza por iniciar sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales existentes. Antes de poder enviar o recibir faxes, es necesario configurar y asignar un número de fax. En la configuración de Pabau:
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Ve a Configuración en el menú lateral izquierdo.
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Ve a Marketing y comunicaciones > Direcciones de remitente.
- Haz clic en el botón "Crear un remitente" en la esquina superior derecha y luego en "Configurar fax."
Paso 2: Añade un número de fax
Aquí puedes comprar o añadir un número de fax que se usará como tu ID de remitente "Enviar como" al enviar faxes. Se abrirá una ventana donde podrás añadir un número de fax. Haz clic en el botón "Añadir/Portar número" para empezar.
Según si ya tienes un número de fax o necesitas uno nuevo, elige la pestaña Número nuevo o Portar existente en la parte superior.
Paso 3: Añadir número nuevo
Si quieres añadir un número nuevo, se te pedirá que selecciones el país, el estado/región y elijas un número de fax disponible antes de pasar al siguiente paso.
Luego, al hacer clic en "Añadir número", se añadirá el número de fax seleccionado a tu cuenta, quedando disponible de inmediato para enviar y recibir faxes dentro de Pabau.
Elegir un número de fax reconocible para tu clínica ayuda a que los proveedores externos y laboratorios identifiquen de inmediato de dónde provienen los faxes. Una vez añadido un número de fax, aparecerá en el buzón de fax y en los flujos de trabajo de "Enviar fax" como opción de remitente.
Cómo enviar y recibir faxes
Paso 1: Ve al buzón de fax
Ubica el buzón de fax en la barra de navegación superior derecha. Al hacer clic en el botón Buzón de fax se abre el área central donde se muestran los faxes entrantes y salientes, incluidos los contadores de no leídos si llegan faxes nuevos. Este buzón sirve como tu centro de gestión para todas las comunicaciones por fax sin salir de Pabau.
Paso 2: Envía un fax
Para empezar, dentro del buzón de fax, haz clic en Nuevo fax para abrir el formulario de envío de fax.
Luego, completa la siguiente información:
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Ingresa el número de fax del destinatario
Escribe el número de fax de destino completo, incluidos el código de país y el prefijo local. -
Elige el número de fax de tu clínica
Si tienes más de un número configurado, selecciona desde cuál quieres enviar. Esto le indica al destinatario de dónde proviene el fax. -
Adjunta tus documentos
Sube los archivos que quieras enviar por fax (por ejemplo, PDFs o imágenes). Todas las páginas que incluyas se enviarán en una sola transmisión. -
Añade notas/comentarios (opcional)
Si lo deseas, incluye un breve mensaje o instrucciones para el destinatario. -
Haz clic en Enviar
Una vez que todo esté configurado, pulsa Enviar. Tu fax se enviará y aparecerá en la sección Enviados del buzón de fax una vez entregado.
Enviar faxes de esta manera elimina la necesidad de usar máquinas de fax tradicionales: todo se hace en línea a través de la interfaz de Pabau. Los sistemas modernos de fax en línea funcionan de forma similar, tomando los documentos subidos y transmitiéndolos como fax al número de destino.
Paso 3: Recibe faxes entrantes
Los faxes entrantes llegan directamente a tu buzón de fax:
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Revisa la pestaña del buzón
Todos los faxes recibidos se muestran en Entrantes, con estado, número del remitente y marca de tiempo. -
Abre un fax
Haz clic en un fax para ver el documento y sus páginas. -
Descarga o guarda en el cliente
Puedes descargar el fax localmente o adjuntarlo al registro de un cliente en Pabau, para que quede almacenado en EMR > Documentos. -
Actualización del contador de no leídos
Una vez que ves un fax, se marca como leído y el indicador de no leídos se actualiza automáticamente.
Al igual que con los sistemas de fax en línea basados en correo electrónico, todo se almacena en una interfaz con función de búsqueda para que puedas encontrar y gestionar tus faxes con facilidad.
Paso 4: Gestiona tus mensajes de fax
Una vez que hayas enviado o recibido faxes, puedes:
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Filtrar tus faxes (por ejemplo, enviados frente a entrantes) en la esquina superior izquierda de la pantalla.
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Buscar por número, fecha o cliente.
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Ver documentos enviados/recibidos.
Esto mantiene tu buzón organizado y útil para hacer seguimiento de las comunicaciones a lo largo del tiempo.
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