Imprime o exporta una reclamación como CMS-1500 - formulario completo o solo texto para papel preimpreso - envíala tú mismo al pagador y haz seguimiento en Pabau.
Casi todos los pagadores aceptan reclamaciones electrónicas a través de Claim.MD, y esa es siempre la vía más rápida - los estados, rechazos y remesas se reflejan automáticamente en Pabau. Pero algunos pagadores todavía exigen una reclamación en papel enviada por correo, y algunos planes solo aceptan envíos introducidos en su propio portal de proveedores. Esta guía cubre esa vía manual de principio a fin: exportar el CMS-1500, enviarlo tú mismo y mantener la reclamación con seguimiento en Pabau para que tu panel siga siendo fiel a la realidad.
Antes de empezar:
La exportación genera el formulario a partir de tu reclamación validada, así que se aplican los mismos requisitos previos de Configuración que para la facturación electrónica: un perfil de facturación completo, un NPI para el profesional que presta el servicio, y la aseguradora vinculada a un pagador (Configuración → Reclamaciones → Claim.MD). Consulta la Guía de seguros - Parte 1.
1. Exportar un formulario CMS-1500
- Abre la reclamación desde Dinero → Reclamaciones de seguros.
- Corrige todo lo que la pantalla de la reclamación señale - la exportación valida primero la reclamación, y solo se imprime una reclamación correcta. Lo que queda en papel es exactamente lo que se enviaría electrónicamente.
- Haz clic en Exportar en la cabecera de la reclamación y elige Imprimir formulario CMS-1500.
- Se abre una ventana de impresión con el formulario NUCC 02/12 completado. Imprímelo, o elige Guardar como PDF en el cuadro de diálogo de impresión para exportar un PDF para subir a un portal.
El mismo menú también ofrece Descargar factura para el cliente — un documento dirigido al cliente para el reembolso fuera de red, que es un documento distinto del CMS-1500 que envías al pagador.
2. Imprimir en formularios CMS-1500 preimpresos
Los pagadores que exigen el original oficial con tinta roja rechazarán una réplica en papel normal. Para esos casos, carga tus formularios CMS-1500 preimpresos en la impresora y usa Exportar → Imprimir CMS-1500 solo texto - esto imprime solo los valores de la reclamación, posicionados para caer en las casillas del formulario oficial.
Consejo: la alineación puede requerir una página de prueba o dos. Imprime primero la versión de solo texto en papel normal y sostenla contra el formulario preimpreso para comprobar el registro; ajusta los márgenes de tu impresora si los valores quedan fuera de las casillas.
3. Marcar la reclamación como enviada
Una vez que hayas enviado el formulario por correo (o introducido la reclamación en el portal del pagador), avisa a Pabau. Abre el menú ⋮ en la cabecera de la reclamación y elige Marcar como enviada (papel).
Pabau valida la reclamación una última vez (la misma comprobación de completitud que en la exportación) y luego la mueve a Enviada. La reclamación se bloquea contra ediciones, el panel la cuenta junto con tus otras reclamaciones enviadas, y el historial de la reclamación registra que se envió manualmente.
Importante: una reclamación enviada manualmente no recibirá actualizaciones de estado electrónicas, rechazos ni ERA - el pagador no tiene ningún enlace electrónico de vuelta a esta reclamación. Registra el resultado tú mismo siguiendo los pasos a continuación.
4. Cuando el pagador paga
Las reclamaciones en papel suelen responderse con un EOB enviado por correo y un cheque. Regístralo en la reclamación con Registrar pago del pagador - introduce el importe pagado (y cualquier ajuste) por línea de cargo, y la reclamación se liquida como Pagada, exactamente como lo haría una remesa electrónica. Esto también almacena la adjudicación, así que aún puedes facturar a un pagador secundario después.
Registrar el dinero directamente en la factura sigue siendo el flujo normal de pago de seguro en el punto de venta - consulta la Guía de seguros - Parte 4.
5. Cuando el pagador rechaza
Si el EOB vuelve como una denegación, abre el menú ⋮ y elige Marcar como denegada. La reclamación pasa a Denegada y se desbloquea, para que puedas corregirla y volver a enviarla, o iniciar una apelación con el pagador. Cada transición manual queda registrada en el historial de la reclamación junto a los eventos electrónicos.
6. Corregir y volver a enviar en papel - casilla 22
Cuando vuelvas a enviar una reclamación corregida en papel, el pagador necesita la casilla 22 rellenada: el código de reenvío (7 = sustitución, 8 = anulación) y el número de referencia original - el número de reclamación del pagador (ICN) del EOB o la carta de denegación.
- Si la reclamación está bloqueada, abre el menú ⋮ y elige Volver a borrador. (Esto está disponible para reclamaciones validadas, rechazadas, denegadas y enviadas manualmente - una reclamación enviada electrónicamente que todavía está con el pagador no se puede revertir; anúlala en su lugar.)
- Haz tus correcciones, luego abre la sección Detalles de la reclamación y define el Código de reenvío (casilla 22) y el N.º de referencia original (ICN del pagador). Los dos campos van juntos - Pabau no validará uno sin el otro.
- Exporta el CMS-1500 de nuevo - la casilla 22 ahora lleva el código y la referencia - envíalo por correo, y Marca como enviada (papel) otra vez.
NOTA: la casilla 22 solo se aplica a los reenvíos en papel. Cuando reenvías electrónicamente, Pabau establece el código de frecuencia y el número de reclamación del pagador automáticamente - una reclamación denegada se vuelve a enviar como una corrección por su cuenta, y estos campos se ignoran en la transmisión electrónica.
Preguntas frecuentes
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¿Necesito una cuenta de Claim.MD conectada para exportar un CMS-1500?
No. La validación para la exportación se ejecuta dentro de Pabau, así que la impresión y el seguimiento manual funcionan antes de (o sin) conectar una cuenta. Sí necesitas los elementos esenciales de Configuración - perfil de facturación, NPI de los proveedores, y la aseguradora vinculada a un pagador.
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¿Pabau hará seguimiento con el pagador sobre actualizaciones de una reclamación en papel?
No - no hay ningún rastro electrónico que consultar. La reclamación permanece como Enviada hasta que registres la decisión del pagador con Registrar pago del pagador o Marcar como denegada.
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¿Por qué no puedo volver mi reclamación a borrador?
Solo se pueden revertir las reclamaciones validadas, rechazadas, denegadas y enviadas manualmente. Una reclamación enviada electrónicamente está realmente en la cola del pagador - corrígela mediante un reenvío (Pabau lo envía como una corrección de frecuencia 7) o anúlala, en lugar de editar el historial. Las reclamaciones pagadas nunca se revierten.
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¿Qué código de reenvío elijo?
El 7 sustituye una reclamación previamente adjudicada con datos corregidos; el 8 la anula por completo. Ambos requieren el número de reclamación original del pagador del EOB.
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¿Debería preferir papel o electrónico?
Electrónico, siempre que el pagador lo admita - es más rápido, se hace seguimiento automáticamente, e incluso Claim.MD pasa a papel en tu nombre para muchos pagadores que solo aceptan correo. Usa este flujo manual para las excepciones.
¿Qué sigue?
¿Eres nuevo en la facturación de seguros en Pabau? Empieza con la Parte 1: configura los elementos esenciales, luego la Parte 2: configuración del seguro del cliente, la Parte 3: conecta las citas con el seguro, y la Parte 4: envía y haz seguimiento de reclamaciones electrónicamente.
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