Crear informes personalizados te permite adaptar el análisis de datos a tus necesidades específicas. Sigue estos sencillos pasos para crear informes personalizados de manera eficiente en Pabau.
Tabla de contenidos:
1. Cómo crear un informe personalizado
2. Cómo editar informes personalizados
3. Cómo eliminar informes personalizados
4. Cómo compartir informes personalizados
5. Organizar y gestionar informes personalizados
NOTA: El acceso a los informes está controlado por dos permisos de personal: "Puede acceder a la página de informes" (necesario para abrir Analítica > Informes) y "Puede crear informes personalizados" (necesario para crear nuevos informes personalizados; sin él, el botón "Crear un informe personalizado" está desactivado). Un administrador puede ajustar esto en los permisos de cada miembro del personal.
Cómo crear un informe personalizado desde cero
Paso 1: Ve a Analítica
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y, en el menú lateral izquierdo, ve a Analítica y luego haz clic en el botón "Informes". Si aterrizas en la página de Informes antigua, haz clic en Probarlo ahora en el banner "Prueba nuestra nueva suite de informes" para abrir la nueva experiencia de informes.
En la esquina superior derecha de la nueva vista de informes, haz clic en el botón "Crear un informe personalizado" (con el icono de varita mágica) para iniciar el proceso de creación del informe. En la pestaña Destacados también puedes usar la tarjeta "Creador personalizado" y hacer clic en "Iniciar un informe personalizado": ambos abren el mismo creador.
Paso 2: Selecciona un objeto de datos
Se abre un selector de pantalla completa de "Objetos de datos" que te pide elegir sobre qué quieres informar: Clientes, Leads, Citas, Facturas, Líneas de artículo, Pagos, Actividades o Formularios. Estos son los conjuntos de datos en los que se centrará tu informe: elige con cuidado el que se ajuste a tus necesidades. (Elegir Formularios te lleva a la pantalla de informes de formularios en lugar del creador.)
Paso 3: Elige el punto de partida del informe
Después de seleccionar el objeto de datos, tienes dos opciones. Puedes hacer clic en una de las ideas de informe proporcionadas, adaptadas a escenarios analíticos comunes, o empezar desde cero haciendo clic en el botón "Empezar desde cero".
Elegir esta última opción te da total libertad para diseñar un informe que se ajuste exactamente a tus necesidades.
Paso 4: Nombra y describe el informe
En la parte superior del creador, haz clic en el nombre del informe para editarlo; es necesario un nombre para poder guardarlo. También puedes añadir una descripción opcional para que tus compañeros entiendan qué muestra el informe, y clasificarlo en una carpeta mediante el desplegable de carpetas ("Sin carpeta" por defecto).
Paso 5: Añade y organiza campos (columnas)
Las columnas que se muestran en el informe se gestionan en la barra lateral "Campos", a la izquierda del creador. Usa el desplegable de búsqueda para encontrar y añadir campos, incluidos tus campos personalizados, y luego arrástralos y suéltalos para reordenar las columnas, o configura un campo para ordenar de forma ascendente o descendente. Elimina un campo para quitar su columna del informe.
Paso 6: Añadir, editar, eliminar y bloquear filtros
Para añadir una condición de filtro, haz clic en el signo más debajo de la condición existente y completa los detalles del nuevo filtro.
Para editar un filtro, busca la condición que quieres modificar, haz clic en el elemento que deseas cambiar y selecciona una opción diferente en el menú desplegable.
Para eliminar un filtro, pasa el cursor sobre la condición que quieres quitar y haz clic en el signo "X".
Para bloquear un filtro de forma que nadie que vea el informe pueda cambiarlo, haz clic en el icono de candado junto a la condición. Vuelve a hacer clic en el candado para desbloquearlo. Los filtros bloqueados se guardan como parte del informe. (En los filtros basados en fechas, el valor de fecha en sí sigue siendo ajustable incluso cuando está bloqueado; el bloqueo fija el campo y el operador.)
Cada filtro tiene cuatro elementos: objeto, campo, operador y valor.
En la siguiente captura de pantalla puedes ver un ejemplo de los cuatro elementos en el informe "Citas por ubicación".
- Objeto: Es el elemento en el que te centras ("Cita").
- Campo: Es el detalle específico que te interesa ("Fecha de la cita").
- Operador: Muestra cómo se relaciona el campo con el valor ("es").
- Valor: Es el dato específico que estás consultando ("este mes").
Cada uno de estos elementos se puede personalizar haciendo clic en él y eligiendo una opción diferente.
Por ejemplo, si quieres ver todas las citas excepto las programadas para este mes, puedes cambiar el operador a "no es" para excluirlas.
Si quieres ver todas las citas de una ubicación específica en otro periodo de tiempo, como el mes pasado, el trimestre pasado o cualquier otro periodo, haz clic en el valor actual (por ejemplo, "este mes"). A continuación, podrás elegir entre una lista de opciones disponibles para establecer el periodo deseado.
También puedes seleccionar "Últimos" y luego elegir "Personalizado". Esto mostrará un campo donde puedes introducir el número de días (por ejemplo, "2" para los últimos 2 días). El informe incluirá las citas de ese número de días antes de hoy.
Estos ejemplos muestran solo algunas opciones. El sistema tiene muchos filtros que puedes combinar para crear informes detallados y personalizados.
NOTA: Todos los cambios realizados en los filtros se reflejan automáticamente en los datos del informe en la parte inferior de la pantalla; no hay ningún botón "Ejecutar" que pulsar, ni es necesario actualizar manualmente.
Paso 7: Usa las herramientas de visualización de datos
En la sección Tipo del creador puedes elegir cómo se visualizan los datos del informe: Tabla, Circular, Anillo, Barras, Líneas o Número. Para los tipos de gráfico también puedes configurar los desplegables Segmentar por, Medir por y Ver por para controlar cómo se agrupan, cuentan y desglosan los datos a lo largo del tiempo, y abrir "Configuración del gráfico" para ajustar el color de las etiquetas y el tamaño de la fuente.
NOTA: Los tipos de gráfico Barras y Líneas, la "Configuración del gráfico" y las carpetas de informes forman parte del complemento Insights Plus. Si tu cuenta no tiene Insights Plus activo, al seleccionarlos te llevará a la página de Insights Plus en Configuración > Suscripción, donde puedes obtener más información y activarlo.
Paso 8: Gestiona el acceso
Los informes personalizados son privados para ti de forma predeterminada. Para cambiar quién puede ver o editar un informe, abre el panel Gestionar acceso, ya sea desde el botón de acceso en la cabecera del creador de informes, o haciendo clic en el menú de tres puntos junto al informe en la lista y seleccionando "Gestionar acceso". Puedes elegir entre:
- Privado para el creador: solo tú puedes abrir el informe.
- Todos pueden acceder: todos los empleados de tu cuenta.
- Usuarios o equipos específicos: elige exactamente quién y qué puede hacer. Cada persona puede configurarse como Oculto (no puede ver el informe), Solo ver (puede abrirlo, no cambiarlo) o Ver y editar (puede abrirlo y modificarlo).
Paso 9: Guarda el informe
Una vez que hayas configurado todo, haz clic en el botón "Guardar informe" en la esquina superior derecha del creador. Tu nuevo informe personalizado se guarda y aparece en "Mis informes" en la barra lateral de informes. Si intentas salir del creador sin guardar, aparecerá una confirmación: elige "Salir sin guardar" para descartar el informe o quédate para seguir trabajando.
NOTA: También puedes aprender sobre este tema viendo una lección en Pabau Academy. Para un recorrido más detallado, consulta Cómo crear un informe personalizado desde cero.
Cómo editar un informe personalizado
Editar un informe personalizado guardado te permite ajustar y actualizar los parámetros del informe, garantizando que siga siendo relevante a medida que cambian tus necesidades analíticas. Hay dos formas de hacer cambios: Personalizar (edita el informe original en el creador) y Guardar como desde el visor del informe (guarda tus cambios como una copia nueva, dejando el original intacto).
Paso 1: Ve a Analítica
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y, en el menú lateral izquierdo, ve a Analítica y luego haz clic en el botón "Informes". Si aterrizas en la página de Informes antigua, haz clic en Probarlo ahora en el banner "Prueba nuestra nueva suite de informes".
Paso 2: Abre el informe para editarlo
En la barra lateral de informes, haz clic en "Mis informes" para ver tus informes personalizados guardados. Pasa el cursor sobre el informe que quieres editar, haz clic en el menú de tres puntos al final de su fila y selecciona "Personalizar". Esto abre el informe en el creador completo, precargado con sus campos, filtros y configuración de gráfico actuales.
No hay ningún botón "Editar" dentro de la vista del informe en sí; abrir un informe haciendo clic en su nombre muestra el visor, donde cualquier cambio que hagas solo se puede guardar como una copia nueva mediante "Guardar como".
Paso 3: Ajusta los filtros
En el creador, puedes modificar los filtros existentes aplicados al informe. Los filtros ayudan a refinar los datos incluidos en el informe, permitiéndote centrarte en criterios específicos.
Para añadir una condición de filtro, haz clic en el signo más debajo de la condición existente y completa los detalles del nuevo filtro.
Para editar un filtro, busca la condición que quieres modificar, haz clic en el elemento que deseas cambiar y selecciona una opción diferente en el menú desplegable.
Para eliminar un filtro, pasa el cursor sobre la condición que quieres quitar y haz clic en el signo "X".
Para bloquear un filtro de forma que nadie que vea el informe pueda cambiarlo, haz clic en el icono de candado junto a la condición. Vuelve a hacer clic en el candado para desbloquearlo. Los filtros bloqueados se guardan como parte del informe. (En los filtros basados en fechas, el valor de fecha en sí sigue siendo ajustable incluso cuando está bloqueado; el bloqueo fija el campo y el operador.)
Cada filtro tiene cuatro elementos: objeto, campo, operador y valor.
En la siguiente captura de pantalla puedes ver un ejemplo de los cuatro elementos en el informe "Citas por ubicación".
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- Objeto: Es el elemento en el que te centras ("Cita").
- Campo: Es el detalle específico que te interesa ("Fecha de la cita").
- Operador: Muestra cómo se relaciona el campo con el valor ("es").
- Valor: Es el dato específico que estás consultando ("este mes").
Cada uno de estos elementos se puede personalizar haciendo clic en él y eligiendo una opción diferente.
Por ejemplo, si quieres ver todas las citas excepto las programadas para este mes, puedes cambiar el operador a "no es" para excluirlas.
Si quieres ver todas las citas de una ubicación específica en otro periodo de tiempo, como el mes pasado, el trimestre pasado o cualquier otro periodo, haz clic en el valor actual (por ejemplo, "este mes"). A continuación, podrás elegir entre una lista de opciones disponibles para establecer el periodo deseado.
Estos ejemplos muestran solo algunas opciones. El sistema tiene muchos filtros que puedes combinar para crear informes detallados y personalizados.
NOTA: Todos los cambios realizados en los filtros se reflejan automáticamente en los datos del informe en la parte inferior de la pantalla; no hay ningún botón "Ejecutar" que pulsar, ni es necesario actualizar manualmente.
Paso 4: Cambia el nombre del informe y modifica las columnas mostradas
Si quieres cambiar el nombre del informe, simplemente haz clic en el campo de nombre en la parte superior del creador. Esto activará el cuadro de texto, permitiéndote editar y actualizar el nombre del informe según sea necesario. Puedes actualizar la descripción en el mismo lugar.
También puedes modificar las columnas mostradas en el informe usando la barra lateral "Campos" a la izquierda de la pantalla: busca para añadir campos (incluidos los campos personalizados), arrástralos y suéltalos para reordenarlos, o elimina los campos que ya no necesites.
Paso 5: Gestiona el acceso
Los informes personalizados son privados para ti de forma predeterminada. Para cambiar quién puede ver o editar un informe, abre el panel Gestionar acceso, ya sea desde el botón de acceso en la cabecera del creador de informes, o haciendo clic en el menú de tres puntos junto al informe en la lista y seleccionando "Gestionar acceso". Puedes elegir entre:
- Privado para el creador: solo tú puedes abrir el informe.
- Todos pueden acceder: todos los empleados de tu cuenta.
- Usuarios o equipos específicos: elige exactamente quién y qué puede hacer. Cada persona puede configurarse como Oculto (no puede ver el informe), Solo ver (puede abrirlo, no cambiarlo) o Ver y editar (puede abrirlo y modificarlo).
Paso 6: Guarda los cambios
Una vez realizadas las ediciones necesarias, haz clic en el botón "Guardar informe" en la esquina superior derecha. Esto actualiza el informe original con tus modificaciones.
NOTA: Solo el propietario del informe, o los usuarios con acceso de Ver y editar, pueden guardar cambios en un informe; sin acceso de edición, el botón Guardar está desactivado. Los usuarios sin acceso de edición pueden elegir "Duplicar" en el menú de tres puntos para trabajar en su propia copia.
NOTA: También puedes aprender sobre este tema viendo una lección en Pabau Academy. Para un recorrido más detallado, consulta Cómo editar un informe personalizado.
Cómo eliminar un informe personalizado
Eliminar un informe personalizado es un proceso sencillo que permite a los usuarios quitar informes innecesarios u obsoletos, ordenando el espacio de trabajo de análisis. Esta sección te guiará paso a paso por el proceso de eliminación de un informe personalizado.
Paso 1: Ve a Analítica
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y, en el menú lateral izquierdo, ve a Analítica y luego haz clic en el botón "Informes". Si aterrizas en la página de Informes antigua, haz clic en Probarlo ahora en el banner "Prueba nuestra nueva suite de informes".
Paso 2: Abre los informes personalizados guardados
Dentro de la vista de informes, haz clic en "Mis informes" en la barra lateral izquierda para acceder a una lista de tus informes personalizados guardados, e identifica el informe específico que quieres eliminar.
Paso 3: Elimina el informe
Pasa el cursor sobre el informe que quieres eliminar y haz clic en el menú de tres puntos que aparece al final de la fila, luego selecciona "Eliminar" en el menú desplegable.
Después de seleccionar "Eliminar", el sistema te pedirá que confirmes la eliminación; eliminar un informe no se puede deshacer, así que confirma solo cuando estés seguro. También puedes eliminar un informe abierto desde el visor mediante el menú de Más opciones (tres puntos) en la esquina superior derecha.
NOTA: Solo el propietario del informe puede eliminarlo. Si no ves "Eliminar" en el menú, el informe pertenece a otra persona; aun así puedes duplicarlo o pedirle al propietario que te transfiera la propiedad.
NOTA: También puedes aprender sobre este tema viendo una lección en Pabau Academy.
Cómo compartir informes personalizados
Hay dos formas de compartir un informe personalizado: dar acceso a compañeros dentro de Pabau con Gestionar acceso (el mecanismo principal de compartición), o generar un enlace público que puede abrir cualquier persona, incluso sin una cuenta de Pabau.
Paso 1: Ve a Analítica
Inicia sesión en tu cuenta de Pabau y, en el menú lateral izquierdo, ve a Analítica y luego haz clic en el botón "Informes". Si aterrizas en la página de Informes antigua, haz clic en Probarlo ahora en el banner "Prueba nuestra nueva suite de informes".
Paso 2: Comparte con compañeros mediante Gestionar acceso
En "Mis informes", pasa el cursor sobre el informe, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona "Gestionar acceso". Elige Privado para el creador, Todos pueden acceder, o Usuarios o equipos específicos, con cada persona configurada como Oculto, Solo ver o Ver y editar. Los informes compartidos con un compañero aparecen en su sección "Compartido conmigo".
Paso 3: Comparte un enlace público
Para compartir un informe con alguien fuera de Pabau, abre el informe y haz clic en el botón del icono Compartir en la esquina superior derecha del visor. Esto genera un enlace al informe que se puede compartir con cualquier persona.
Este enlace permite a los destinatarios abrir y ver el informe sin necesidad de iniciar sesión en Pabau.
NOTA: También puedes aprender sobre este tema viendo una lección en Pabau Academy.
Organizar y gestionar informes personalizados
Además de crear y editar, la nueva experiencia de informes te ofrece varias herramientas para mantener tus informes personalizados organizados:
- Carpetas: crea carpetas (y subcarpetas) desde la barra lateral de informes para agrupar informes relacionados, y renómbralas o elimínalas desde el mismo lugar. Puedes asignar un informe a una carpeta mientras lo creas o editas. Las carpetas forman parte del complemento Insights Plus.
- Favoritos: marca cualquier informe como favorito para fijarlo en tu sección "Favoritos". Consulta Cómo marcar un informe como favorito.
- Duplicar: la opción "Duplicar" del menú de tres puntos crea tu propia copia de cualquier informe que puedas ver, y es también la forma de partir de un informe sobre el que no tienes derechos de edición. En el visor de informes abierto, la misma acción se llama "Clonar".
- Renombrar: los propietarios pueden renombrar un informe directamente desde el menú de tres puntos sin abrir el creador.
- Cambiar propietario: los propietarios pueden transferir un informe a otro miembro del personal desde el menú de tres puntos (por ejemplo, antes de que alguien deje el equipo).
- Exportar: desde el menú Más opciones del informe abierto, elige Exportar y selecciona Excel (xlsx), CSV o PDF. Las exportaciones se procesan en segundo plano, y puedes hacer seguimiento y descargarlas desde la página de Exportaciones.
- Imprimir: el mismo menú de Más opciones ofrece "Imprimir informe (instantánea)" para una vista rápida imprimible.
Para guardar una versión personalizada de uno de los informes predefinidos de Pabau como tu propio informe personalizado, consulta Cómo guardar un informe estándar como informe personalizado.
¿Qué sigue?Para orientarte en la propia página de Informes (las secciones de la barra lateral, las pestañas de categorías y qué significan las insignias), consulta Un recorrido por la página de Informes. Para ver explicado en un solo lugar cada control del creador, incluidos los operadores de filtro y los tipos de gráfico, consulta la referencia de la pantalla del creador de informes. Y para elegir tus columnas con confianza, la referencia de campos de informes enumera cada campo y lo que muestra.
Para más guías, consulta los artículos relacionados a continuación, selecciona guías adicionales o usa la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Estas guías te ayudarán a sacar el máximo partido de tu cuenta de Pabau.
Además, para ayudarte a aprovechar y comprender plenamente tu cuenta de Pabau, te recomendamos explorar las guías y recursos adicionales que ofrece Pabau Academy. Ofrece videotutoriales y lecciones en profundidad, brindando una experiencia de aprendizaje completa que puede dotarte de las habilidades esenciales para tener éxito con Pabau.