Esta guía explica cómo crear clases en Pabau, reservarlas a través del calendario y configurar las notificaciones de clases.
Índice de contenidos:
1. Cómo crear una clase
2. Cómo reservar una clase en el calendario
3. Cómo añadir más participantes a una clase
4. Cómo configurar las notificaciones a clientes para clases
5. Cómo procesar el pago de una clase desde el calendario
6. Cómo actualizar el estado de las citas de los participantes de una clase
7. Cómo eliminar participantes de una clase
8. Cómo cancelar la reserva de una clase desde la ficha del cliente
En Pabau, una Clase es un tipo de servicio que permite que más de un cliente asista al mismo tiempo. Ya sea que ofrezcas sesiones de fitness en grupo, programas de formación o talleres, puedes configurar y gestionar fácilmente estas citas grupales a través de la función de Clases.
Cómo crear una clase
En Pabau, puedes crear clases de la misma forma en que creas servicios, con solo algunos ajustes adicionales para gestionar citas grupales. Ya sea que ofrezcas formación, talleres o tratamientos en grupo, la función de clases te ayuda a gestionar varios participantes en una sola reserva.
Paso 1: Ve a Configuración
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a Configuración, ubicada en la esquina inferior izquierda del menú lateral izquierdo, para acceder a la página de Configuración.
Paso 2: Accede a Servicios
En la sección Servicios, haz clic en la pestaña Servicios.
Paso 3: Ve al botón "Nuevo servicio"
Ahora, ve al botón "Nuevo servicio" en la esquina superior derecha de la página para iniciar el proceso.
Paso 4: Crear clase
Ahora verás una nueva opción "Clase" justo debajo de la opción Virtual. Haz clic en "Clase" para indicar que el servicio que estás creando es una sesión grupal.
En este momento, puedes empezar a añadir la información de la clase. En la pestaña "General", podrás completar los siguientes datos:
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Nombre de la clase:
El nombre de la clase (p. ej. Yoga Flow, Formación láser, etc.) -
Número de participantes:
Establece el número máximo de personas que pueden asistir a la clase. Para que se considere una clase, el número de participantes debe ser mayor que 1. -
Código de servicio:
Un código interno que te ayuda a identificar o clasificar la clase rápidamente (opcional). -
Categoría:
Asigna la clase a una categoría específica (p. ej. Fitness, Formación, Bienestar) para facilitar el filtrado y la organización. Sigue los pasos de esta guía para crear una categoría. -
Color de la cita:
Elige un color para representar la clase en tu calendario, útil para identificarla rápidamente de forma visual. -
Imagen:
Sube una imagen que represente la clase (puede mostrarse en las reservas online, si está habilitado).
Paso 5: Cambia a la pestaña Precios
En esta pestaña, puedes establecer el precio de la clase, definir el importe del depósito y configurar tu política de pago online, para que los clientes sepan qué pagar y cuándo.
Paso 6: Configura los ajustes de reserva online
Si quieres que la clase aparezca con un nombre diferente en las reservas online, puedes introducir un nombre amigable. También puedes añadir una descripción para dar más contexto a los clientes.
Paso 7: Configura las comunicaciones
También puedes configurar las comunicaciones que se enviarán antes y después de la cita de la clase en la pestaña "Recorrido del cliente".
Los mensajes se pueden enviar inmediatamente al inscribirse o programarse como parte de una automatización (requiere que Marketing Plus esté activo).
Una vez que hayas terminado de configurar los ajustes de la clase, ve a la esquina superior derecha de la pantalla, activa el interruptor de Activo y haz clic en Crear.
Siguiendo estos pasos, podrás crear una clase en Pabau correctamente.
Cómo reservar una clase en el calendario
Paso 1: Ve al calendario
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales, luego ve al Calendario ubicado en el menú lateral izquierdo.
Paso 2: Reserva una clase
En el calendario, selecciona un horario disponible donde quieras reservar la clase, y se abrirá la ventana de reserva de cita. En la parte superior de la ventana, puedes cambiar a la pestaña "Clase" para empezar a reservar una clase.
Desde aquí, puedes reservar clases directamente en el calendario seleccionando la clase deseada e inscribiendo a los participantes.
El proceso de reserva es similar al de la pestaña Citas: puedes seleccionar uno o varios miembros del personal, elegir la ubicación, la sala y el equipamiento, con algunas diferencias clave:
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La opción "Reservar desde paquete" no aparecerá, ya que no se preseleccionan clientes individuales.
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Solo puedes elegir entre los servicios configurados como tipo: Clase.
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Puedes añadir varios participantes a una clase. En la sección derecha de la ventana emergente, puedes añadir clientes manualmente a la clase. Sin embargo, no es obligatorio añadir participantes para reservar la clase; puedes reservarla sin participantes y añadirlos más adelante.
Al reservar una clase en el calendario, dispondrás de varios campos y opciones para personalizar la sesión:
- Hora de inicio y duración
Elige cuándo empieza la clase y cuánto durará. -
Selección de sala
Selecciona una sala para la clase. La disponibilidad de salas funciona igual que para las citas normales; solo se mostrarán las salas disponibles. -
Notas de la clase
Añade notas internas relacionadas con la clase. No son visibles para los clientes. -
Repetir clase
Usa esta opción si quieres configurar un horario de clase recurrente. - Barra de búsqueda para añadir participantes
Usa la barra de búsqueda para buscar y añadir clientes a la clase. Puedes reservar una clase con uno, varios o incluso cero participantes y añadirlos más adelante.
Paso 3: Configura las notificaciones
Ve a la sección Participantes y haz clic en el icono de campana junto al nombre de un participante. Se abrirán los ajustes de notificación, donde puedes marcar o desmarcar las notificaciones que quieras enviar.
Una vez que hayas terminado de añadir la información, haz clic en el botón "Reservar clase" en la parte inferior de la ventana.
Este botón permanece deshabilitado hasta que se completen todos los campos obligatorios:
- Servicio de clase
- Miembro del personal
- Ubicación
Siguiendo estos pasos, podrás reservar una clase en el calendario correctamente.
Cómo añadir más participantes a una clase
Paso 1: Haz clic en la clase
Localiza la clase en tu calendario y haz clic para ver las acciones disponibles.
Paso 2: Ver clase
A continuación, haz clic en la opción "Ver clase" para añadir más participantes.
Paso 3: Añade participantes
Se abrirá una ventana en el lado derecho donde podrás ver a todos los participantes. Para añadir más participantes, haz clic en el botón "Añadir participante +" en la esquina superior derecha.
Al hacer clic, aparecerá una barra de búsqueda donde podrás buscar y añadir un cliente existente. Si quieres añadir un cliente nuevo, tienes la opción de +Añadir cliente nuevo.
También puedes añadir notas en el campo "Añadir notas".
Para finalizar, haz clic en el botón "Añadir participante" en la esquina inferior derecha de la pantalla.
Se te notificará que los participantes han sido añadidos, y la capacidad se actualizará automáticamente.
Siguiendo estos pasos, podrás añadir más participantes a una clase ya reservada correctamente.
Cómo configurar las notificaciones a clientes para clases
Paso 1: Ve a Configuración
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a la página de Configuración, ubicada en la esquina inferior izquierda del menú lateral izquierdo. A continuación, despliega la pestaña "Comunicaciones" dentro de la sección Marketing y comunicación. Esto mostrará la subpestaña "Notificaciones a clientes".
Paso 2: Cambia a la pestaña Clases
En la sección Notificaciones a clientes, haz clic en la pestaña "Clases" en el menú de la izquierda para ver todos los tipos de notificaciones disponibles relacionadas con las clases.
Paso 3: Selecciona el tipo de notificación
Elige el tipo de notificación que quieras configurar (p. ej. confirmación, recordatorio, cancelación) para ver sus ajustes y acciones disponibles.
Paso 4: Configura las notificaciones
Verás una vista previa del mensaje estándar que se enviará a los clientes.
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En el lado izquierdo, puedes marcar o desmarcar detalles específicos para incluir o excluir del mensaje.
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Para crear un mensaje personalizado, haz clic en la pestaña "Personalizado" y edita el texto según sea necesario.
- Para ver la notificación estándar por SMS, haz clic en la opción SMS encima de la vista previa de la notificación.
Para habilitar o deshabilitar la notificación, pasa el cursor por encima del botón "Habilitar confirmación" en la parte superior derecha. Esto mostrará opciones para habilitar o deshabilitar las notificaciones por correo electrónico y/o SMS. Puedes seleccionar cualquiera, ambas o ninguna según tus preferencias.
Paso 5: Guarda los cambios
Una vez que estés satisfecho con tu configuración, haz clic en "Guardar cambios" en la esquina superior derecha para aplicar tus ajustes.
Siguiendo estos pasos, podrás personalizar cómo se notifica a los clientes sobre sus reservas de clases.
Cómo procesar el pago de una clase desde el calendario
Paso 1: Ve al calendario
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales, luego ve al Calendario ubicado en el menú lateral izquierdo.
Paso 2: Haz clic en la clase
Localiza la clase en tu calendario y haz clic para ver las acciones disponibles.
Paso 3: Ver clase
A continuación, haz clic en la opción "Ver clase" para ver más opciones.
Paso 4: Pagar la clase
Se abrirá una ventana en el lado derecho, mostrando a todos los participantes. Para procesar un pago, haz clic en el icono "$" junto al nombre del participante; esto te redirigirá a la pantalla del punto de venta.
En la pantalla del punto de venta (POS), los campos de cliente y artículo se rellenarán automáticamente. A continuación, selecciona el método de pago entre las opciones disponibles.
Una vez que hayas terminado, haz clic en el botón "Confirmar pago" en la esquina inferior derecha para finalizar.
Paso 5: Pago finalizado
Una vez que el pago se haya procesado correctamente, verás la pantalla Pago finalizado. Para volver al calendario, simplemente haz clic en la flecha hacia atrás en la esquina superior izquierda.
El icono junto al nombre del participante se volverá verde una vez que se haya completado su pago.
Siguiendo estos pasos, podrás procesar el pago de una clase desde el calendario correctamente.
Cómo actualizar el estado de las citas de los participantes de una clase
Paso 1: Ve al calendario
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales, luego ve al Calendario ubicado en el menú lateral izquierdo.
Paso 2: Haz clic en la clase
Localiza la clase en tu calendario y haz clic para ver las acciones disponibles.
Paso 3: Ver clase
A continuación, haz clic en la opción "Ver clase" para ver más detalles.
Paso 4: Actualiza el estado
Se abrirá una ventana en el lado derecho, mostrando a todos los participantes. Para actualizar el estado de la cita de un participante, haz clic en el icono de reloj situado en el extremo derecho de su nombre.
Esto mostrará todos los estados de cita disponibles. Al pasar el cursor sobre un icono de estado, aparecerá el nombre del estado (como En espera, Ha llegado, No se presentó o Completado).
Haz clic en el icono para actualizar el estado del participante en consecuencia.
Siguiendo estos pasos, podrás actualizar el estado de las citas de los participantes de una clase correctamente.
Cómo eliminar participantes de una clase
Paso 1: Haz clic en la clase
Localiza la clase en tu calendario y haz clic para ver las acciones disponibles.
Paso 2: Ver clase
A continuación, haz clic en la opción "Ver clase" para ver más detalles.
Paso 3: Elimina un participante
Se abrirá una ventana en el lado derecho, mostrando a todos los participantes. Para eliminar a alguien de la clase, simplemente haz clic en el icono de la papelera junto a su nombre.
Aparecerá una ventana emergente pidiéndote que confirmes la eliminación. Para continuar, haz clic en "Eliminar" para finalizar la acción.
El participante será eliminado de la clase, y la capacidad se actualizará automáticamente.
La clase se cancelará para el cliente, y esto se reflejará en su ficha de cliente.
Siguiendo estos pasos, podrás eliminar correctamente a un participante de una clase en Pabau.
Cómo cancelar la reserva de una clase desde la ficha del cliente
Paso 1: Accede a la ficha del cliente
Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales. Luego, ve a la barra de búsqueda para buscar al cliente que quiere cancelar su participación en la clase.
Alternativamente, puedes acceder a la ficha del cliente del participante abriendo la clase desde el calendario. Simplemente haz clic en el nombre del participante para ir a su ficha de cliente.
Paso 2: Cambia a la pestaña Citas
En la ficha del cliente, ve a la pestaña Citas para ver una lista de todas las citas reservadas del cliente.
Paso 3: Ve a los tres puntos
Localiza la clase que el cliente reservó y pasa el cursor sobre la cita. Esto mostrará un menú de tres puntos en el extremo derecho.
Haz clic en los tres puntos para ver las acciones disponibles. Esto mostrará la opción de cancelar la participación en la clase.
Paso 4: Selecciona el motivo de cancelación
Se te pedirá que selecciones primero un motivo de cancelación. Una vez seleccionado un motivo, el botón Cancelar cita se activará. Haz clic en él para finalizar la cancelación.
La participación en la clase se ha cancelado, y aparecerá el banner "Cancelada" al ver la cita en la ficha del cliente.
Siguiendo estos pasos, podrás cancelar correctamente la participación de un cliente en una clase directamente desde su ficha de cliente.
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