Este artículo explica cómo configurar y gestionar la política de protección contra no presentaciones y cancelaciones de tu cuenta de Pabau.
Índice:
1. Cómo configurar la política de cancelación/no presentación
1.2. Configurar motivos de cancelación
2. Cómo gestionar la política de cancelación/no presentación
3. Cómo canjear una sesión de bono cuando los clientes cancelan o no se presentan
4. Cómo canjear el saldo de la cuenta cuando los clientes cancelan o no se presentan
5. Cómo se aplica la política de cancelación cuando los clientes cancelan en línea
Cómo configurar la política de cancelación/no presentación
La política de cancelación/no presentación permite a los clientes reservar citas sin coste alguno. Sin embargo, se les cobrará solo si cancelan o no se presentan a una cita. Esto ayuda a proteger tus ingresos y reduce las cancelaciones de última hora.
Paso 1: Ve a Configuración
Empieza iniciando sesión en tu cuenta de Pabau con tus credenciales de acceso. Luego, ve a la página de Configuración. En la sección Financiero, encontrarás 'Políticas.' En esa página, podrás configurar tu política de cancelación y no presentación.
Paso 2: Activa la política de cancelación/no presentación
En la página de Cancelaciones y no presentaciones, puedes especificar el aviso previo necesario para que los clientes cancelen sin coste. También puedes establecer el importe de la tarifa para las cancelaciones o no presentaciones que ocurran fuera de ese plazo.
Si te desplazas hacia abajo, puedes elegir si quieres anular la política:
- Permitir anulación: si seleccionas esta opción, puedes elegir anular la política de cancelación por motivos inevitables, lo que permite flexibilidad al gestionar cancelaciones o no presentaciones.
Paso 3: Guarda los cambios
Después de configurar la política de cancelación, asegúrate de que el interruptor 'Activo' esté habilitado en la esquina superior derecha de la página y de hacer clic en 'Guardar' para actualizar los cambios.
Configurar motivos de cancelación
El paso principal al configurar tu política de cancelación/no presentación es configurar tus motivos de cancelación para que se ajusten a tu política.
Después de activar la política de cancelación en tu cuenta de Pabau, puedes especificar si un motivo de cancelación requiere que se aplique la política.
Paso 1: Ve a Configuración
Ve a Configuración y busca Motivos de cancelación en la sección Otros. Puedes editar los motivos de cancelación ya existentes o crear otros nuevos.
Paso 2: Aplica la política de cancelación correspondiente
Después de añadir el nombre de la cancelación y seleccionar el tipo de cancelación (Cancelación tardía o Cancelación anticipada), es momento de aplicar la política de cancelación correspondiente. Esto asegura que, cuando se elige un motivo de cancelación específico, se aplique la política correcta.
- Haz clic en Sí: aparecerá el área de cargo por cancelación para el cliente si cumple los criterios de la política.
- Haz clic en No: no se aplicará ningún cargo por cancelación al seleccionar este motivo.
Siguiendo estos pasos, podrás configurar tus motivos de cancelación.
Cómo gestionar la política de cancelación/no presentación en el Calendario
Paso 1: Ve al Calendario
Ve al Calendario situado en el menú lateral izquierdo y localiza la cita que necesitas cancelar.
Paso 2: Cancela la cita
Al cancelar la cita, la sección de cargo por cancelación aparecerá si cumple los criterios de la política de cancelación.
Esto se aplica cuando:
- El motivo de cancelación seleccionado está sujeto a la política.
- La cita se cancela después del tiempo permitido.
Si has seleccionado 'Permitir anulación' en la política de cancelación, el interruptor junto al Cargo por cancelación será clicable y el personal podrá decidir si cobrar una tarifa de cancelación al cancelar una cita. Si no, aparecerá en gris.
Paso 3: Marca una cita como no presentación
Al seleccionar una cita y hacer clic en el botón de no presentación, aparecerá la ventana emergente Marcar como no presentación junto con la sección Aplicar tarifa por no presentación, que:
-
tiene un interruptor que te permite desactivar o activar el cobro de una tarifa por no presentación
-
muestra el importe que se cobrará al cliente por la cita, según la política
-
un campo donde un miembro del personal puede introducir un importe personalizado si la anulación está permitida en la página de la política
Una vez que hayas hecho clic en 'Continuar', se generará una factura.
Si el cobro de la tarifa por no presentación se realiza correctamente, aparecerá una notificación en la ventana emergente verde de éxito que dirá: Hemos cobrado correctamente a la tarjeta de [Nombre].
Si el cobro de la tarifa por no presentación no se realiza correctamente, aparecerá esta nota en rojo: No hemos podido cobrar a la tarjeta de [Nombre].
Paso 4: Anular la política
Si en la política de cancelación la opción Permitir anulación está configurada para no permitir anulaciones, el campo Anular cargo por cancelación aparecerá en gris.
Si en la política de cancelación, la opción Permitir anulación está configurada para permitir anulaciones, podrás introducir un importe personalizado en el campo Anular cargo por cancelación.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar la política de cancelación/no presentación en el calendario.
Cómo canjear una sesión de bono cuando los clientes cancelan o no se presentan
Si tu política de cancelación permite a los clientes canjear una sesión de bono, y un cliente cancela tarde o no se presenta a una cita reservada con un bono, aparecerá una opción para canjear la sesión al cancelar la cita.
Paso 1: Ve al Calendario
Ve al icono del Calendario situado en el menú lateral izquierdo. Luego, haz clic en la cita que deseas cancelar o marcar como no presentación.
Paso 2: Selecciona 'Pagar desde bono'
Después de hacer clic en la cita que cumple los criterios de la política, dependiendo de si has configurado los permisos de tu política en 'Canjear sesión de bono' o 'Canjear saldo de cuenta,' verás dos opciones:
- Pagar desde bono
- Pagar desde saldo de cuenta
Selecciona 'Pagar desde bono' y haz clic en 'Canjear.' Esta acción cancelará la cita y canjeará la sesión de la cuenta del cliente.
Siguiendo estos pasos, podrás canjear una sesión de bono disponible cuando un cliente cumpla los criterios de la política de cancelación.
Cómo canjear el saldo de la cuenta cuando los clientes cancelan o no se presentan
Si has configurado tu política de cancelación para poder canjear el saldo de la cuenta de un cliente, se mostrará la opción de canjear cualquier saldo disponible en la cuenta si un cliente cancela la cita fuera del plazo de tu política o no se presenta a la cita.
Paso 1: Ve al Calendario
Ve al icono del Calendario situado en el menú lateral izquierdo. Luego, haz clic en la cita que deseas cancelar o marcar como no presentación.
Paso 2: Selecciona 'Pagar desde bono'
Después de hacer clic en la cita que cumple los criterios de la política, dependiendo de si has configurado los permisos de tu política en 'Canjear sesión de bono' o 'Canjear saldo de cuenta,' verás dos opciones:
- Pagar desde bono
- Pagar desde saldo de cuenta
Selecciona 'Pagar desde saldo de cuenta,' lo que mostrará el saldo disponible del cliente. Al hacer clic en 'Continuar,' podrás cancelar la cita y canjear el saldo de cuenta disponible.
Siguiendo estos pasos, podrás canjear el saldo de cuenta disponible de un cliente cuando cumpla los criterios de la política de cancelación.
Cómo se aplica la política de cancelación cuando los clientes cancelan en línea
Si activas un depósito y una política de cancelación/no presentación en Pabau, los clientes deberán añadir los datos de su tarjeta para poder reservar una cita.
Paso 1: Ve a tu portal de reservas en línea
Procede a reservar una cita desde la perspectiva de un cliente.
Paso 2: Introduce los datos de la tarjeta
Cuando los clientes estén en la página de pago, se les pedirá que introduzcan los datos de su tarjeta. Aparecerá un mensaje indicando que no se les cobrará por añadir sus datos. Si ya tienen una tarjeta guardada, podrán completar el pago de inmediato o cambiar la tarjeta.
Al hacer clic en 'Confirmar cita,' finalizan la acción y reservan la cita.
Paso 3: Cancela la cita
Una vez reservada la cita, ve al avatar situado en la esquina superior derecha de la pantalla. Luego selecciona 'Citas' para ver las citas próximas y pasadas.
Al ver la próxima cita, tienes la opción de ver los detalles, reprogramar o cancelar la cita (según lo que hayas configurado en la personalización de la reserva en línea).
Cuando los clientes intentan cancelar, y la acción cumple con la política de cancelación, recibirán este aviso: si cancelan esta cita ahora, se les cobrará x importe.
Al hacer clic en 'Sí' la cita se cancela.
Paso 4: Ve a la ficha del cliente
Para ver la actividad del cliente en Pabau, puedes consultar su ficha de cliente en las pestañas 'Citas' y 'Financiero.'
Siguiendo estos pasos, se cobrará una tarifa de cancelación a los clientes cuando cancelen una cita en línea.
Para más guías, consulta los artículos relacionados a continuación, selecciona guías adicionales o utiliza la barra de búsqueda en la parte superior de la página. Estas guías te ayudarán a sacar el máximo partido a tu cuenta de Pabau.
Además, para ayudarte a aprovechar y comprender plenamente tu cuenta de Pabau, te recomendamos explorar las guías y recursos adicionales que ofrece la Pabau Academy. Ofrece tutoriales en video detallados y lecciones, brindando una experiencia de aprendizaje integral que puede dotarte de las habilidades esenciales para lograr el éxito con Pabau.