In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie sich im Reiter „Aktivitäten“ auf der Kundenkarte zurechtfinden und ihn verstehen. Dieser Reiter dient als Nachverfolgungsliste des Kunden – Aufgaben, Anrufe, E-Mails, Nachrichten und Termine, die für ihn erfasst wurden –, damit nichts vergessen wird.
HINWEIS: Diese Funktion ist Teil der neuen Version der Kundenkarte und ab August 2026 zunächst nur für ausgewählte Nutzer verfügbar. Eine breitere Einführung für alle Konten folgt in Kürze.
Schritt 1: Zum Reiter „Aktivitäten“ navigieren
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und öffnen Sie die Kundenkarte des Kunden, dessen Aktivitäten Sie einsehen möchten.
Klicken Sie oben auf der Kundenkarte auf den Reiter „Aktivitäten“. Die Zahl neben dem Reiter zeigt an, wie viele Aktivitäten für den Kunden vorliegen, einschließlich geplanter und abgeschlossener.
Wenn für den Kunden noch keine Aktivitäten angelegt wurden, sehen Sie statt einer Liste ein Willkommensfeld. Klicken Sie auf „Aktivität hinzufügen“, um die erste zu erstellen. Sie können jederzeit auch über die Schaltfläche „+“ (Erstellen) unten rechts auf dem Bildschirm Aktivitäten anlegen, indem Sie „Aktivität“ auswählen.
Je nach Ihrer Berechtigungsstufe sehen Sie unter Umständen nur die Aktivitäten, die Ihnen zugewiesen sind oder die Sie selbst erstellt haben.
Schritt 2: Die Übersicht der Aktivitäten verstehen
Sobald der Kunde Aktivitäten hat, zeigt der Reiter diese als Liste an, gruppiert nach Status. Hier eine Übersicht der wichtigsten Elemente auf der Seite:
Aktivitäten filtern
Oben auf der Seite finden Sie eine Reihe von Filter-Schaltflächen: „ALLE“ sowie eine Schaltfläche für jeden in Ihrer Praxis eingerichteten Aktivitätstyp, z. B. E-Mail, Anruf, Nachricht oder Termin. Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um nur Aktivitäten dieses Typs anzuzeigen.
Wie Aktivitäten gruppiert werden
Aktivitäten werden in dieser Reihenfolge unter Überschriften nach Status gruppiert:
- Überfällig – Aktivitäten, deren Fälligkeitsdatum verstrichen ist, ohne dass sie abgeschlossen wurden. Diese stehen oben in der Liste, und jede trägt ein rotes Etikett „ÜBERFÄLLIG“.
- Geplant – Bevorstehende Aktivitäten, die noch nicht abgeschlossen wurden.
- Erledigt – Abgeschlossene Aktivitäten.
Wenn der Kunde eine lange Liste von Aktivitäten hat, verwenden Sie die Seitennavigation am unteren Rand der Liste, um zwischen Seiten zu wechseln und die Anzahl der pro Seite angezeigten Zeilen zu ändern.
Die Aktivitätszeile
Jede Zeile in der Liste steht für eine Aktivität und enthält:
- Abschlusskreis – Klicken Sie auf den Kreis links, um die Aktivität als abgeschlossen zu markieren, oder klicken Sie erneut darauf, um sie wieder zu öffnen. Abgeschlossene Aktivitäten sind mit einem Häkchen gefüllt, und ihr Titel ist durchgestrichen.
- Typ-Symbol und Name – Das Symbol des Aktivitätstyps und der Name der Aktivität, mit dem Etikett „ÜBERFÄLLIG“, wenn das Fälligkeitsdatum verstrichen ist.
- Fälligkeitszeile – Das Datum, an dem die Aktivität fällig ist, sowie der Mitarbeiter, dem sie zugewiesen ist.
- Drei-Punkte-Menü – Die verfügbaren Aktionen für die Aktivität.
Einzelne Aktivitäten verwalten
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben einer Aktivität, um diese zu verwalten:
- Als erledigt markieren – Schließt die Aktivität ab, genau wie das Klicken auf den Kreis. Bei abgeschlossenen Aktivitäten wird dies zu „Als ausstehend markieren“, wodurch die Aktivität wieder geöffnet wird.
- Bearbeiten – Öffnet das Aktivitätsformular, um Änderungen vorzunehmen.
- Löschen – Entfernt die Aktivität dauerhaft. Sie werden zur Bestätigung aufgefordert, da dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Aktivitäten können nur einzeln gelöscht werden.
Wenn die Option „Bearbeiten“ oder „Löschen“ ausgegraut ist, erlaubt Ihre Berechtigungsstufe diese Aktion nicht. Bitten Sie einen Kontoadministrator, Ihre Berechtigungen bei Bedarf anzupassen.
Aktivitäten hinzufügen und bearbeiten
Wenn Sie eine Aktivität erstellen oder bearbeiten, öffnet sich das Aktivitätsformular. Hier können Sie Folgendes festlegen:
- Aktivitätstyp: Wählen Sie den Aktivitätstyp, indem Sie auf eine der Typ-Kacheln klicken.
- Name der Aktivität: Geben Sie der Aktivität einen Namen. Der Name wird automatisch mit dem Namen des ausgewählten Typs ausgefüllt, bis Sie einen eigenen eingeben.
- Fälligkeitsdatum: Legen Sie fest, wann die Aktivität fällig ist, indem Sie die Datums- und Uhrzeitfelder „Von“ und „Bis“ verwenden. Das „Bis“-Datum muss am oder nach dem „Von“-Datum liegen.
- Notiz: Fügen Sie eine Notiz mit Details hinzu, z. B. Anweisungen für einen Kollegen.
- Mitarbeiter auswählen: Wählen Sie den Mitarbeiter aus, dem die Aktivität zugewiesen ist.
- Als erledigt markieren: Aktivieren Sie optional dieses Kontrollkästchen, um die Aktivität als bereits abgeschlossen zu erstellen.
Der Kunde ist fest auf den Kunden festgelegt, dessen Karte Sie geöffnet haben. Aktivitätstyp, Name, Fälligkeitsdaten und Mitarbeiter sind Pflichtfelder – die Schaltfläche „Speichern“ bleibt inaktiv, bis diese ausgefüllt sind. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
Tipps, um den Reiter „Aktivitäten“ optimal zu nutzen
- Prüfen Sie die Gruppe „Überfällig“ täglich – Überfällige Nachverfolgungen werden oben gruppiert, sodass Sie verpasste Anrufe und Aufgaben erkennen können, bevor sie zum Problem werden.
- Weisen Sie Aktivitäten einem bestimmten Mitarbeiter zu – Jede Aktivität hat einen Verantwortlichen, sodass Nachverfolgungen nie zwischen zwei Teammitgliedern verloren gehen.
- Nutzen Sie Notizen, um Kontext zu übergeben – Fügen Sie die Details hinzu, die ein Kollege benötigt, um die Aktivität abzuschließen, ohne nachfragen zu müssen.
- Erfassen Sie abgeschlossene Aktionen mit „Als erledigt markieren“ – Dokumentieren Sie einen Anruf oder ein Treffen, das bereits stattgefunden hat, damit die Historie des Kunden vollständig bleibt.
Durch die Nutzung dieser Gruppen und Filter behalten Sie jede Nachverfolgung für einen Kunden im Blick, zugewiesen und termingerecht.
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