In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie verschiedene Arten von Kundeninformationen sicher aus der Kundenkarte über Secure Share teilen können. Dazu gehören Dokumente, Formulare, Behandlungsnotizen und Briefe, sodass sensible Informationen sicher über das Kundenportal geteilt werden.
Inhaltsverzeichnis:
1. Wie Sie Dokumente sicher aus der Kundenkarte teilen
2. Wie Sie Formulare und Behandlungsnotizen sicher aus der Kundenkarte teilen
3. Wie Sie Briefe sicher aus der Kundenkarte teilen
4. Wie Sie Rezepte sicher aus der Kundenkarte teilen
Wie Sie Dokumente sicher aus der Kundenkarte teilen
Schritt 1: Zur Kundenkarte navigieren
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben im Bildschirm, um nach dem Kunden zu suchen, mit dem Sie ein Dokument teilen möchten.
Schritt 2: Kundenkarte und Dokumente öffnen
Klicken Sie in der Kundenkarte auf den Tab Chart/EMR und wählen Sie aus dem Dropdown-Menü „Dokumente" aus.
Schritt 3: Das gewünschte Dokument finden
Suchen Sie im „Dokumente-Bereich" der Kundenkarte die Datei, die Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie dann „Secure Share" aus, um das Dokument sicher über das Kundenportal zu versenden.
Schritt 4: Das Dokument sicher teilen
Sobald Sie auf „Secure Share" klicken, öffnet sich rechts im Bildschirm ein Bedienfeld.
Von dort aus können Sie Ihre Dokumente überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier sehen Sie, was jeder Bereich des Secure-Share-Bedienfelds enthält:
-
Geteilte Dokumente
Oben im Bedienfeld sehen Sie die Gesamtzahl der Dokumente, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen", um den „Freigabeverlauf" zu öffnen. Dort sehen Sie, welche Dokumente geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
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Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld „Teilen mit" aus, wer die geteilten Dokumente erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Dokumente
Hier sehen Sie das Dokument, das Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach aus der Liste aus, bevor Sie senden.
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Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per SMS erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Secure Share via SMS in Ihren „Kundenbenachrichtigungen" -Einstellungen aktiviert ist.
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E-Mail-Zustellung
Das geteilte Dokument wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf den in diesem Bereich angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch in „Kundenbenachrichtigungen" angepasst werden, um besser zum Stil und den Nachrichten Ihrer Praxis zu passen.
-
Notiz im Kundenportal
Verwenden Sie dieses Feld, um eine persönliche Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Diese Notiz wird zusammen mit dem geteilten Dokument im Kundenportal angezeigt und bietet Kontext oder zusätzliche Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
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Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Dokumente sicher zu halten. Wenn diese aktiviert ist, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Jedes Mal, wenn der Kunde seine Seite aktualisiert, muss er den sicheren Zugangscode eingeben.
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Abschließen & senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf „Sicher per E-Mail teilen", um das Dokument an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie nicht fortfahren möchten, klicken Sie auf Abbrechen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf das Dokument zugreift
Nachdem das Dokument geteilt wurde, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um das Dokument im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, sodass sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger die Dokumente einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er das Dokument sicher ansehen und öffnen kann.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Dokumente sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass sie die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Wie Sie Formulare und Behandlungsnotizen sicher aus der Kundenkarte teilen
Schritt 1: Zur Kundenkarte navigieren
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben im Bildschirm, um nach dem Kunden zu suchen, mit dem Sie ein Formular teilen möchten.
Schritt 2: Kundenkarte und Formulare öffnen
Wählen Sie im Dropdown-Menü eine der folgenden Optionen aus:
-
Formulare - um medizinische oder administrative Formulare zu teilen
-
Behandlungsnotizen - um klinische Notizen oder Fortschrittszusammenfassungen zu teilen
Schritt 3: Das zu teilende Formular oder die Behandlungsnotiz finden
Durchsuchen Sie im ausgewählten Bereich die Liste und finden Sie das spezifische Formular oder die Behandlungsnotiz, die Sie teilen möchten. Neben jedem Eintrag sehen Sie eine „Sicher teilen"-Schaltfläche.
HINWEIS: Wenn Sie HIPAA-Compliance-Unterstützung aktiviert haben, können Sie keine Formulare mit dem Kunden teilen.
Schritt 4: Das Formular/die Behandlungsnotiz sicher teilen
Sobald Sie auf „Secure Share" klicken, öffnet sich rechts im Bildschirm ein Bedienfeld.
Von dort aus können Sie Ihre Formulare überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier sehen Sie, was jeder Bereich des Secure-Share-Bedienfelds enthält:
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Geteilte Formulare
Oben im Bedienfeld sehen Sie die Gesamtzahl der Formulare, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen", um den „Freigabeverlauf" zu öffnen. Dort sehen Sie, welche Formulare geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
-
Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld „Teilen mit" aus, wer die geteilten Formulare erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Formulare
Hier sehen Sie das Formular, das Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Formulare hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach aus der Liste aus, bevor Sie senden.
-
Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per SMS erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Secure Share via SMS in Ihren „Kundenbenachrichtigungen" -Einstellungen aktiviert ist.
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E-Mail-Zustellung
Die geteilten Formulare werden per E-Mail an den Kunden gesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf den in diesem Bereich angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch in „Kundenbenachrichtigungen" angepasst werden, um besser zum Stil und den Nachrichten Ihrer Praxis zu passen.
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Notiz im Kundenportal
Verwenden Sie dieses Feld, um eine persönliche Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Diese Notiz wird zusammen mit den geteilten Formularen im Kundenportal angezeigt und bietet Kontext oder zusätzliche Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
-
Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Formulare sicher zu halten. Wenn diese aktiviert ist, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Der Empfänger muss diese PIN eingeben, um die geteilten Formulare zu öffnen. Sie bleibt 30 Tage gültig, sodass sichergestellt ist, dass nur die vorgesehene Person auf die Dateien zugreifen kann.
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Abschließen & senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf „Sicher per E-Mail teilen", um die Formulare an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie nicht fortfahren möchten, klicken Sie auf Abbrechen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Kunden können das Formular auch per E-Mail versenden, indem sie auf die drei Punkte neben dem Formular klicken und die Option „Als E-Mail senden" auswählen. In diesem Fall wird das Formular als PDF-Anhang direkt an den Posteingang des Kunden gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf das Formular zugreift
Nachdem die Formulare geteilt wurden, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um das Formular im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, sodass sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger die Formulare einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er das Formular sicher ansehen und öffnen kann.
Wenn 5-mal eine falsche PIN eingegeben wird, sieht der Kunde eine Fehlermeldung. Um dies zu beheben, muss ein Mitarbeiter den Brief über einen neuen sicheren Link erneut senden.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Formulare und Behandlungsnotizen sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass sie die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Wie Sie Briefe sicher aus der Kundenkarte teilen
Schritt 1: Zur Kundenkarte navigieren
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben im Bildschirm, um nach dem Kunden zu suchen, mit dem Sie einen Brief teilen möchten.
Schritt 2: Briefe öffnen
Navigieren Sie in der Kundenkarte zum Tab Kommunikation und von dort zum Bereich Briefe. Hier können Sie den Brief auswählen, den Sie mit dem Kunden teilen möchten.
HINWEIS: Wenn der Brief, den Sie teilen möchten, nicht aufgeführt ist, können Sie einen neuen Brief von Grund auf erstellen oder eine vorhandene Vorlage auswählen. Nachdem Sie den Brief gespeichert haben, kehren Sie zu diesem Bereich zurück, um ihn für das sichere Teilen auszuwählen.
Wie Sie einen Brief von Grund auf erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Schritt 3: Den gewünschten Brief finden
Suchen Sie im „Briefe-Bereich" der Kundenkarte den Brief, den Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Brief, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie dann „Secure Share" aus, um den Brief sicher über das Kundenportal zu versenden.
Schritt 4: Den Brief sicher teilen
Sobald Sie auf „Secure Share" klicken, öffnet sich rechts im Bildschirm ein Bedienfeld.
Von dort aus können Sie Ihre Briefe überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier sehen Sie, was jeder Bereich des Secure-Share-Bedienfelds enthält:
-
Geteilte Briefe
Oben im Bedienfeld sehen Sie die Gesamtzahl der Briefe, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen", um den „Freigabeverlauf" zu öffnen. Dort sehen Sie, welche Briefe geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
- Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld „Teilen mit" aus, wer die geteilten Briefe erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Briefe
Hier sehen Sie den Brief, den Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Briefe hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach aus der Liste aus, bevor Sie senden.
- Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per SMS erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Secure Share via SMS in Ihren „Kundenbenachrichtigungen" -Einstellungen aktiviert ist.
- E-Mail-Zustellung
Der geteilte Brief wird per E-Mail an den Kunden gesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf den in diesem Bereich angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch in „Kundenbenachrichtigungen" angepasst werden, um besser zum Stil und den Nachrichten Ihrer Praxis zu passen. - Notiz im Kundenportal
Verwenden Sie dieses Feld, um eine persönliche Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Diese Notiz wird zusammen mit dem geteilten Brief im Kundenportal angezeigt und bietet Kontext oder zusätzliche Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
- Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Briefe sicher zu halten. Wenn diese aktiviert ist, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Jedes Mal, wenn der Kunde seine Seite aktualisiert, muss er den sicheren Zugangscode eingeben. - Abschließen & senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf „Sicher per E-Mail teilen", um den Brief an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie nicht fortfahren möchten, klicken Sie auf Abbrechen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf den Brief zugreift
Nachdem der Brief geteilt wurde, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um den Brief im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, sodass sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger den Brief einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er den Brief sicher ansehen und öffnen kann.
Wenn 5-mal eine falsche PIN eingegeben wird, sieht der Kunde eine Fehlermeldung. Um dies zu beheben, muss ein Mitarbeiter den Brief über einen neuen sicheren Link erneut senden.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Briefe sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass sie die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Wie Sie Rezepte sicher aus der Kundenkarte teilen
Schritt 1: Zur Kundenkarte navigieren
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben im Bildschirm, um den Kunden zu finden, dessen Rezept Sie teilen möchten.
Schritt 2: Rezepte öffnen
Navigieren Sie innerhalb der Kundenkarte zum Tab Chart und wählen Sie dann Rezepte. Hier sehen Sie eine Liste der Rezepte des Kunden und können auswählen, welches Sie teilen möchten.
Schritt 3: Das gewünschte Rezept finden
Suchen Sie im Bereich Rezepte der Kundenkarte das Rezept, das Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Rezept, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie dann Secure Share, um es sicher über das Kundenportal zu versenden.
Schritt 4: Das Rezept sicher teilen
Nach Klick auf Secure Share öffnet sich rechts im Bildschirm ein Bedienfeld. Von dort aus können Sie Rezepte überprüfen, anpassen und sicher an den Kunden senden.
Geteilte Rezepte
Oben sehen Sie die Gesamtzahl der mit diesem Kunden geteilten Rezepte.
Klicken Sie auf Anzeigen, um den Freigabeverlauf zu öffnen, der zeigt, welche Rezepte wann und von welchem Mitarbeiter geteilt wurden.
Empfängerdetails
Verwenden Sie das Feld Teilen mit, um auszuwählen, wer das Rezept erhalten soll — in der Regel der Kunde, Sie können es aber auch mit einem autorisierten Kontakt, wie einer Versicherungsgesellschaft, teilen.
Ausgewählte Rezepte
Dieser Bereich zeigt die Rezepte, die Sie zum Teilen ausgewählt haben. Sie können bei Bedarf mehrere Rezepte hinzufügen, bevor Sie senden.
Per SMS teilen
Aktivieren Sie den SMS-Schalter, wenn der Kunde einen sicheren Link per SMS erhalten soll. Stellen Sie sicher, dass Secure Share via SMS in Ihren Kundenbenachrichtigungen-Einstellungen aktiviert ist.
E-Mail-Zustellung
Das Rezept wird per E-Mail versendet. Sehen Sie sich die E-Mail-Vorlage an oder passen Sie sie in Kundenbenachrichtigungen an den Stil Ihrer Praxis an.
Notiz im Kundenportal
Fügen Sie eine persönliche Notiz hinzu, die zusammen mit dem Rezept im Kundenportal angezeigt wird. Dies bietet dem Kunden Kontext oder zusätzliche Anweisungen.
Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Dokumente sicher zu halten. Wenn diese aktiviert ist, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Jedes Mal, wenn der Kunde seine Seite aktualisiert, muss er den sicheren Zugangscode eingeben.
Abschließen & senden
Klicken Sie nach Überprüfung aller Details auf „Sicher per E-Mail teilen", um das Rezept zu senden. Klicken Sie auf „Abbrechen", um abzubrechen — es werden keine Informationen gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf das Rezept zugreift
Nachdem das Rezept geteilt wurde, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um das Rezept im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, sodass sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger das Rezept einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er das Rezept sicher ansehen und öffnen kann.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Rezepte sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass sie die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Dokumente, Formulare, Behandlungsnotizen, Briefe und Rezepte sicher mit Ihren Kunden über das Kundenportal teilen. Dies trägt dazu bei, dass sensible Informationen sicher geteilt werden, der Zugriff geschützt ist und die Kommunikation mit dem Kunden klar und konform bleibt.
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