In diesem Artikel geben wir Ihnen eine detaillierte Übersicht über den Team-Bericht und helfen Ihnen, die wichtigsten Kennzahlen und Einblicke zu verstehen, die er bietet.
Inhaltsverzeichnis:
1. Einnahmen
2. Schichten
3. Leistung
4. KPIs
Der Team-Bericht hilft Ihnen, die finanzielle Leistung und die Effizienz Ihres Personals zu verfolgen, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen, Verbesserungspotenziale erkennen und die Gehaltsabrechnung besser verwalten können.
Der Bericht ist in vier Kategorien unterteilt:
- Einnahmen: Gesamteinnahmen aus Dienstleistungen, Einzelhandel, Mitgliedschaften, Geschenkgutscheinen und Paketen.
- Schichten: Arbeitsstunden, Personalpläne und Zeitnutzung.
- Leistung: Produktivität der Mitarbeiter, Verkaufsbeiträge und Kundenzufriedenheitskennzahlen.
- KPIs: Wichtige Kennzahlen wie Umsatz pro Stunde, durchschnittlicher Transaktionswert und Verhältnis von Dienstleistungen zu Einzelhandel.
Bevor wir auf die Abschnitte und Daten des Berichts eingehen, sehen wir uns zunächst an, wie Sie die Filter des Berichts verwenden.
-
Fokus-Filter: Damit können Sie einen oder mehrere der vier verfügbaren Abschnitte zur Anzeige auswählen. Standardmäßig ist „Alle“ ausgewählt. Wenn Sie bestimmte Abschnitte auswählen, werden die anderen im Bericht ausgeblendet. Um Ihre Auswahl für die zukünftige Verwendung zu speichern, aktivieren Sie die Option „Merken“.
-
Buchhaltungs-Dropdown: Wählen Sie aus, ob der Bericht Daten auf Basis der Kassenbuchhaltung oder der Verkaufsbuchhaltung anzeigen soll.
-
Mitarbeiterfilter: Bewegen Sie den Mauszeiger über den Mitarbeiterbereich, um Mitarbeiter auszuwählen oder abzuwählen, deren Daten Sie in den Bericht einschließen oder ausschließen möchten.
-
Standortfilter: Bewegen Sie den Mauszeiger über das Standortfeld, um den Standort auszuwählen, den Sie anzeigen möchten. Sie können mehrere Standorte hinzufügen oder alle Standorte einbeziehen, indem Sie auf die gewünschten Optionen klicken.
-
Datumsbereichsfilter: Bewegen Sie den Mauszeiger über den aktuell ausgewählten Datumsbereich, um ihn zu ändern. Sie können Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr auswählen oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich festlegen. Nachdem Sie einen Bereich ausgewählt haben, zum Beispiel „Monat“, verwenden Sie das angrenzende Feld, um den gewünschten Monat auszuwählen.
Kategorie „Einnahmen“
Die Kategorie „Einnahmen“ besteht aus den Abschnitten Löhne, Trinkgelder, Provision und einer Zeile, die die Gesamtvergütung für jedes Teammitglied anzeigt.
Löhne
Der Abschnitt „Löhne“ bezieht Informationen aus den Funktionen für Zeiterfassung und Löhne. Um genaue Daten sicherzustellen, stellen Sie bitte Folgendes sicher:
Arbeitszeiten erfassen:
- Start- und Endzeiten.
- Pausenzeiten (z. B. Mittagspausen).
- Überstunden, falls zutreffend.
Den Stundenzettel überprüfen:
- Stellen Sie sicher, dass die Einträge im Stundenzettel korrekt sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
- Bestätigen Sie eventuelle Anpassungen, wie Krankheitstage, Urlaub oder Feiertage.
- Trennen Sie reguläre Stunden von Überstunden oder Sonderstunden (z. B. Nachtschichten oder Wochenendarbeit).
- Verwenden Sie die jeweils geltenden Lohnsätze für jede Kategorie.
Gesamtstunden berechnen:
- Summieren Sie die im Abrechnungszeitraum geleisteten Gesamtstunden basierend auf dem Stundensatz.
- Ziehen Sie unbezahlte Pausen oder nicht genehmigte Abwesenheiten ab.
Trinkgelder
Die Zeile „Trinkgelder“ bietet eine Übersicht über alle Trinkgelder, die Ihre Teammitglieder erhalten haben, sofern die Funktion aktiviert wurde. Navigieren Sie dazu zu Setup, wählen Sie Richtlinien und anschließend Trinkgelder.
Provisionen
Dieser Abschnitt berechnet die Provisionen, die Mitarbeiter in verschiedenen Kategorien verdient haben, einschließlich Dienstleistungen, Einzelhandelsverkäufen, Geschenkgutscheinen, Mitgliedschaften und Paketen.
1. Transaktionen verfolgen: Provisionen basieren auf den erfassten Verkäufen in jeder Kategorie.
2. Sätze anwenden: Provisionsprozentsätze werden gemäß Unternehmensrichtlinie angewendet für:
- Erbrachte Dienstleistungen.
- Verkaufte Einzelhandelsartikel.
- Verkäufe von Geschenkgutscheinen, Mitgliedschaften und Paketen.
3. Zusammenfassung nach Mitarbeiter: Die Summen werden pro Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitraum berechnet.
Nutzen Sie diesen Bericht, um die Leistung zu überprüfen, die Gehaltsabrechnung zu bearbeiten und korrekte Auszahlungen sicherzustellen.
Kategorie „Schichten“
-
Geplante Stunden: Zeigt die Gesamtstunden an, die für das Personal in einem bestimmten Zeitraum eingeplant sind, und bietet Einblicke in die Personalplanung und Verfügbarkeit.
-
Gebuchte Stunden: Fasst die mit Kundenterminen belegten Stunden zusammen und zeigt, wie effektiv die Zeitpläne der Mitarbeiter genutzt werden.
Dieser Abschnitt kann erweitert werden, um die gebuchten Stunden für jede Dienstleistungskategorie anzuzeigen, die weiter aufgeschlüsselt werden können, um die gebuchten Stunden für einzelne Dienstleistungen innerhalb dieser Kategorien anzuzeigen.
-
Blockierte Stunden: Erfasst Stunden, die für nicht kundenbezogene Aktivitäten wie Pausen, Besprechungen oder Verwaltungsaufgaben blockiert sind, und hilft dabei, mögliche Ineffizienzen in der Planung zu erkennen. Durch Erweitern dieses Abschnitts wird eine Aufschlüsselung von erfassten und nicht erfassten Stunden angezeigt. Erfasste Stunden bezeichnen bezahlte Blockierungen, während nicht erfasste Stunden unbezahlte Blockierungen darstellen.
Kategorie „Leistung“
Die Kategorie „Leistung“ zeigt die von jedem Mitarbeiter getätigten Verkäufe, gegliedert nach Artikelkategorie.
-
Dienstleistungen: Erfasst die erzielten Einnahmen und die Produktivität aus erbrachten Dienstleistungen und hebt die Beiträge der Mitarbeiter und beliebte Angebote hervor.
-
Einzelhandel: Fasst die Verkaufsleistung im Einzelhandel zusammen, einschließlich meistverkaufter Produkte und von Mitarbeitern erzielter Zusatzverkäufe.
-
Gutscheine: Analysiert die Verkäufe von Geschenkgutscheinen und zeigt Trends und individuelle Beiträge zum Gutscheinumsatz.
-
Anzahlungen: Berichtet über für Termine oder Pakete eingezogene Anzahlungen und sorgt so für Verantwortlichkeit und Umsatzprognosen.
-
Pakete: Erfasst Verkäufe und Einlösungen von Dienstleistungspaketen und spiegelt die Kundenbindung und langfristige Einnahmen wider.
-
Mitgliedschaften: Überwacht Mitgliedschaftsverkäufe und -verlängerungen und hebt wiederkehrende Einnahmen sowie die Effektivität der Mitarbeiter bei der Förderung von Mitgliedschaften hervor.
Wenn Sie die Zahlen genauer betrachten möchten, können Sie auf den Pfeil klicken, um die Verkäufe der einzelnen Artikel in jeder Kategorie anzuzeigen.
Kategorie „KPIs“
Kundenbesuche
Der Bericht zeigt die Gesamtzahl der eindeutigen Kundenbesuche, die an jedem Tag erfasst wurden. Ein Besuch wird gezählt, wenn ein Kunde eine Buchung hat. Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn ein Kunde am selben Tag mehrere Buchungen hat, dies weiterhin als mehrere Besuche zählt.
Durchschnittliche Rechnung (pro Benutzer)
Die durchschnittliche Rechnung (pro Benutzer) wird als Geldbetrag ausgedrückt. Sie wird berechnet, indem der Gesamtumsatz eines Mitarbeiters durch die Anzahl seiner Besuche geteilt wird.
Wenn Mitarbeiter A beispielsweise 150 $ Umsatz aus 3 Besuchen erzielt hat, beträgt die durchschnittliche Rechnung 150 $ geteilt durch 3, also 50 $ pro Besuch. Wenn derselbe Kunde mehrmals besucht hat, werden seine Gesamtausgaben zusammengerechnet, und der Gesamtumsatz des Mitarbeiters wird durch die Anzahl der Besuche geteilt, nicht durch die Anzahl der eindeutigen Kunden.
Rückbuchung
Die Rückbuchungsrate wird dadurch bestimmt, ob eine der folgenden Bedingungen für einen Kunden am Tag seines Termins zutrifft:
- Er hat bereits einen zukünftigen Termin gebucht.
- Er bucht am Tag seines Besuchs einen zukünftigen Termin.
Der zukünftige Termin muss nicht mit demselben Mitarbeiter stattfinden, um als Rückbuchung zu gelten. Wenn Sie außerdem mehrere Standorte in Pabau haben, kann der zukünftige Termin an einem anderen Standort stattfinden und gilt trotzdem als erfolgreiche Rückbuchung.
Wenn eine Buchung an einem beliebigen Tag nach dem Besuch erstellt wird, gilt sie nicht als Rückbuchung.
HINWEIS: Wenn ein Termin erfolgreich zurückgebucht, aber später entweder von Ihnen oder Ihrem Kunden abgesagt wird, zählt er nicht mehr als Rückbuchung.
Auslastungsraten
Die Auslastung bezieht sich auf den Anteil der Zeit, in der ein Mitarbeiter aktiv mit Kunden gebucht ist, im Verhältnis zu seinen gesamten geplanten Stunden. In diesem Zusammenhang gilt der vollständige Zeitplan als 100 % der verfügbaren Zeit. Der Auslastungsprozentsatz zeigt daher an, wie viel dieser geplanten Zeit tatsächlich mit Terminen oder Dienstleistungen gefüllt ist.
👉 Wichtiger Hinweis zu blockierten Stunden:
- Blockierte Stunden, die aus „Urlaub planen“ im Terminplaner stammen (z. B. Urlaub oder Krankheit), werden nicht in die Auslastung einbezogen, da sie keine tatsächliche Arbeitszeit darstellen. Blockierungen, die jedoch direkt in den Zeitplan eingetragen werden, werden von der gesamten verfügbaren Zeit abgezogen.
- Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise 10 geplante Stunden hat, davon 3 gebuchte Stunden und 3 blockierte Stunden, basiert die Berechnung auf 7 verfügbaren Stunden (10 – 3). In diesem Fall beträgt die Auslastung = 3 ÷ 7 × 100 = 43 %. Diese Unterscheidung hilft, Missverständnisse zu vermeiden, wenn blockierte Stunden die Auslastungsprozentsätze sonst künstlich erhöhen würden (z. B. 90 % anzeigen, obwohl erhebliche Zeit nicht verfügbar ist).
Die durchschnittliche Auslastungsrate in einer Klinik kann je nach Art der Praxis, Klinikgröße und Betriebseffizienz variieren. Sie wird als Prozentsatz ausgedrückt und berechnet, indem die tatsächlichen Stunden, die ein Leistungserbringer (Arzt, Pflegekraft oder Mitarbeiter) mit Patienten verbringt, durch die insgesamt verfügbaren geplanten Arbeitsstunden geteilt werden.
Eine gut geführte Klinik strebt in der Regel eine Auslastungsrate von 70–85 % an. Höhere Raten könnten auf Überlastung oder unzureichende Erholungszeiten für die Leistungserbringer hinweisen, was die Qualität der Versorgung beeinträchtigen könnte.
-
Hausarztpraxen: 60–80 %
- Leistungserbringer verbringen einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit der direkten Patientenversorgung, können aber auch aufgrund von Absagen, Verwaltungsaufgaben oder Ineffizienzen Leerzeiten haben.
-
Fachkliniken: 70–90 %
- Spezialisten können aufgrund längerer, geplanter Termine und weniger Laufkundschaft eine höhere Auslastung aufweisen.
-
Notfallkliniken: 50–70 %
- Die Auslastung ist häufig aufgrund der Schwankungen im Patientenaufkommen geringer.
-
Chirurgische Kliniken: 70–90 %
- Höhere Auslastungsraten aufgrund geplanter, längerer Eingriffe.
Die Auslastungsraten können 100 % übersteigen, wenn Mitarbeiter für Termine über ihre festgelegten Stunden hinaus eingeplant werden, was dazu führt, dass die Gesamtstunden der Termine ihre tatsächlichen geplanten Stunden übersteigen.
Dies kann auch durch Doppelbuchungen auftreten. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter für eine Stunde eingeplant ist, aber zwei einstündige Termine gleichzeitig gebucht hat, würde seine Auslastungsrate mit 200 % berechnet.
Artikelkategorie-KPIs
Die Zeilen der Artikelkategorien im KPI-Bereich zeigen die Anzahl der pro Kategorie verkauften Artikel für jeden Mitarbeiter im ausgewählten Datumsbereich.
Drilldowns
Wenn Sie auf eine beliebige Zahl klicken, können Sie tiefer in die Informationen eintauchen und die Daten weiter bearbeiten.
Drilldowns sind eine hervorragende Möglichkeit, um Probleme bei der falschen Zuordnung von Provisionen oder Verkäufen zu erkennen.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Team-Bericht ausführen und verstehen, um wertvolle Einblicke in die Leistung, Einnahmen und Produktivität Ihres Teams zu erhalten.
Für weitere Anleitungen lesen Sie die untenstehenden verwandten Artikel, wählen Sie zusätzliche Anleitungen aus oder nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
Um Ihr Pabau-Konto vollständig zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen außerdem, die zusätzlichen Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen für eine ganzheitliche Lernerfahrung, die Ihnen die wesentlichen Fähigkeiten vermittelt, um mit Pabau erfolgreich zu sein.