In diesem Artikel erklären wir, was der Bericht zur Raumauslastung zeigt, wie Sie ihn finden und wie Sie ihn interpretieren.
Der Bericht zur Raumauslastung zeigt, wie stark jeder Ihrer Behandlungsräume genutzt wird. Für den von Ihnen gewählten Zeitraum vergleicht er die gebuchte Zeit jedes Raums mit der verfügbaren Zeit, sodass Sie auf einen Blick erkennen, welche Räume ausgelastet sind und welche ungenutzt bleiben.
Es ist ein Planungstool, das Ihnen hilft zu entscheiden, ob Sie weitere Räume benötigen, ob ein Raum umgenutzt werden könnte oder ob Buchungen gleichmäßiger auf verschiedene Standorte verteilt werden sollten.
So finden Sie den Bericht
Schritt 1: Navigieren Sie zur Analytics-Funktion
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und gehen Sie im linken Seitenmenü zu Analytics, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Berichte".
Schritt 2: Öffnen Sie das Berichte-Banner
Klicken Sie auf dem Banner „Try our new suite of reports" auf Try it now.
Sobald Sie sich in der neuen Berichtsansicht befinden, gehen Sie zum Bereich Appointments, scrollen Sie dann zur Gruppe „Breakdowns" und klicken Sie auf Room Utilisation, um den Bericht zu öffnen.
Bevor Sie die Zahlen lesen - woher die Daten stammen
Der Bericht verfügt über keine eigenen Einstellungen für Räume, Öffnungszeiten oder Kapazität - er bezieht alle Informationen aus Ihrem bestehenden Setup, sodass seine Genauigkeit vollständig davon abhängt, wie diese Bereiche konfiguriert sind. Die meisten Fragen nach dem Motto „die Zahlen sehen falsch aus" lassen sich auf einen dieser Punkte zurückführen:
1. Ihre Räume — Setup → Räume
Jeder aktive, mit dem Standort verknüpfte Raum erscheint als Zeile im Bericht. Fehlt ein Raum, prüfen Sie, ob er hier existiert und aktiv ist — gelöschte oder deaktivierte Räume werden bewusst ausgeschlossen. Der Name eines Raums in diesem Bericht entspricht exakt seinem Namen unter Setup → Räume.
2. Die Kapazität jedes Raums (seine „Slots")
Ein Raum kann so eingerichtet werden, dass er mehr als einen Termin gleichzeitig aufnehmen kann. Diese gleichzeitige Kapazität nennt der Bericht die Slots des Raums, und sie beeinflusst sowohl die verfügbare Zeit als auch die Zählweise sich überschneidender Termine direkt. Die meisten Räume nehmen jeweils nur einen Termin auf, sodass dieser Wert für sie schlicht 1 ist — bei Räumen mit höherer Kapazität können jedoch 2 oder mehr Termine ganz oder teilweise überlappen.
3. Ihre Öffnungszeiten — Setup → Standorte → (der Standort) → Öffnungszeiten
Hierher stammt die „verfügbare Zeit", und das ist der Teil, den die meisten übersehen. Jeder Standort hat seinen eigenen Reiter „Öffnungszeiten", in dem die Öffnungs- und Schließzeit für jeden Wochentag aufgeführt ist, mit der Option, einen Tag als geschlossen zu markieren. Der Bericht nutzt diese Zeiten, um zu berechnen, wie lange jeder Raum hätte genutzt werden können:
- Wenn Sie nach einem bestimmten Standort filtern, werden die Öffnungszeiten dieses Standorts verwendet.
- Wenn Sie „Alle Standorte" anzeigen, werden die Standard-Öffnungszeiten des Unternehmens verwendet — es sei denn, Ihr Konto hat nur Zugriff auf einen aktiven Standort; in diesem Fall werden dessen eigene Öffnungszeiten verwendet, sodass der Wert mit dem übereinstimmt, den Sie bei direkter Auswahl sehen würden.
- Für jeden Tag, den ein Standort nicht festgelegt hat, greift der Bericht auf die Standard-Öffnungszeiten des Unternehmens zurück.
- Sind nirgends Öffnungszeiten konfiguriert, geht der Bericht von 10 Stunden pro Tag aus, damit die Prozentsätze dennoch berechnet werden können — dies ist jedoch nur ein Sicherheitsnetz, kein realer Wert.
Als geschlossen markierte Tage zählen als null verfügbare Zeit, sodass sie Ihre Auslastung korrekterweise nicht nach unten drücken.
4. Ihre Standortberechtigungen
Sie sehen ausschließlich Räume, Buchungen und Öffnungszeiten der Standorte, auf die Ihr Benutzerkonto zugreifen darf — selbst die Ansicht „Alle Standorte" zeigt niemals Daten eines Standorts, für den Sie keine Berechtigung haben.
Steuerelemente in der Symbolleiste
Filter
- Dates – Erforderlich. Der Zeitraum, den der Bericht abdeckt, standardmäßig Today. Jede Zahl auf der Seite basiert ausschließlich auf Terminen, die innerhalb dieses Zeitraums beginnen, und die verfügbare Zeit wird über denselben Zeitraum berechnet — ein längerer Zeitraum bedeutet also mehr verfügbare Stunden, die gefüllt werden können.
- Location – Standardmäßig Ihr primärer Standort, sofern in Ihrem Mitarbeiterprofil einer festgelegt ist, andernfalls All locations. Wählen Sie einen einzelnen Klinikstandort, um den Bericht auf die Räume und Öffnungszeiten dieses Standorts einzugrenzen.
Den Bericht verstehen
Die Übersichtskarten
- Overall utilisation – Die gesamte gebuchte Zeit als Prozentsatz der gesamten verfügbaren Zeit über alle Räume. Ihre eine Kennzahl für „wie ausgelastet waren wir insgesamt".
- Hours booked – Die im Zeitraum über alle Räume hinweg gebuchte Gesamtzeit, angezeigt als Stunden:Minuten, mit der verfügbaren Gesamtzeit daneben (z. B. „of 420:00 available").
- Total unused – Ihre ungenutzte Kapazität — der Anteil der verfügbaren Zeit, der nicht gebucht wurde. Es ist das Spiegelbild von Overall utilisation: 35 % Auslastung entspricht 65 % Ungenutztem.
Das Auslastungsdiagramm
Das Kreisdiagramm und die daneben stehende Liste zeigen den Anteil jedes Raums an der gesamten gebuchten Zeit, sortiert nach der am stärksten ausgelasteten zuerst. Die Segmente ergeben zusammen 100 % über alle Räume, und jeder Raum behält dieselbe Farbe im Diagramm, in der Liste und in der Tabelle, sodass sie leicht zuzuordnen sind. Dies ist der schnellste Weg zu erkennen, ob sich Ihre Buchungen auf wenige Räume konzentrieren oder gleichmäßig verteilt sind.
Die Raumtabelle
Jede Zeile steht für einen Raum, sortiert von der höchsten zur niedrigsten Auslastung.
HINWEIS: Die Zahl bei Bookings ist anklickbar. Ein Klick auf die Buchungsanzahl eines Raums öffnet den Appointments-Bericht in einem neuen Tab, vorgefiltert auf genau diese Termine - gleicher Raum, gleiche Daten, gleicher Standortbereich, wobei stornierte Termine und Nichterscheinen ausgeschlossen sind, sodass die Anzahl stets mit den zugrunde liegenden Terminen übereinstimmt.
Wenn nichts Ihren Filtern entspricht, sehen Sie: „No rooms match your filters for this period and location."
Wie die Zahlen berechnet werden
Verfügbare Zeit für einen Raum = seine Slots (gleichzeitige Kapazität) × die Öffnungszeiten für jeden Tag im Zeitraum. Die Öffnungszeiten stammen aus den Öffnungszeiten des Standorts, greifen für nicht festgelegte Tage auf den Unternehmensstandard zurück und nur dann auf 10 Stunden/Tag, wenn überhaupt nichts konfiguriert ist. Geschlossene Tage tragen null bei, und ein Raum mit 2 Slots hat die doppelte verfügbare Zeit eines Raums mit 1 Slot, da er gleichzeitig zwei Termine aufnehmen könnte.
Gebuchte Zeit ist die tatsächlich belegte Zeit, keine einfache Summe der Terminlängen — sich überschneidende Termine werden nur bis zur Kapazität des Raums gezählt. Zwei gleichzeitig stattfindende Termine in einem Raum mit einem Slot zählen als ein einziger Block belegter Zeit, nicht als zwei, sodass echte Doppelbuchungen die Zahl nicht aufblähen. Ein Raum mit zwei Slots zählt beide zu Recht.
HINWEIS: Stornierte Termine und Nichterscheinen werden nie mitgezählt, da der Raum in diesen Fällen tatsächlich nicht genutzt wurde.
Beispielrechnung: Ein Laserraum mit einem Slot an einem Standort, der Montag bis Freitag von 9:00 bis 17:00 Uhr geöffnet ist (8 Stunden pro Tag), hat bei einer Berichterstellung über eine volle Woche eine verfügbare Zeit von 1 Slot × 8 Stunden × 5 geöffnete Tage = 40 Stunden (das Wochenende ist geschlossen und trägt daher nichts bei). Wurden in dieser Woche 30 Stunden Termine in diesem Raum abgehalten, beträgt seine Auslastung 30 ÷ 40 = 75 %.
HINWEIS: Die Prozentsätze pro Raum ergeben nicht 100 %, da die Utilisation jedes Raums unabhängig von den anderen an seiner eigenen Verfügbarkeit gemessen wird. Die Karte Overall utilisation ist die einzige gepoolte, klinikweite Kennzahl.
Mit diesem Verständnis können Sie den Bericht zur Raumauslastung sicher nutzen, um zu erkennen, welche Räume ausgelastet sind und welche ungenutzt bleiben, damit Sie Raum und Buchungen entsprechend planen können.
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