Pabau Glossar

Dieser Artikel definiert die wichtigsten Begriffe und Bereichsnamen, die in Pabau verwendet werden, damit Sie sich sicher auf der Plattform zurechtfinden – insbesondere, wenn Sie von einem anderen Praxisverwaltungs- oder EMR-System kommen.

Da Pabau von Kliniken und Praxen auf der ganzen Welt genutzt wird, kann sich die Terminologie von der unterscheiden, die Sie gewohnt sind. Dieses Glossar behandelt die am häufigsten missverstandenen Begriffe, damit Sie immer genau wissen, wo Sie hin müssen und was jede Funktion tut.

Kunden

Ein Kunde ist in Pabau jede Person, die ein Profil in Ihrem System hat – unabhängig davon, ob sie einen Termin gebucht, eine Behandlung erhalten oder einfach nur in Ihrer Datenbank angelegt wurde. In anderen Systemen wird dies möglicherweise als Patient, Customer oder Kontakt bezeichnet.

Kundenkarte

Die Kundenkarte ist die vollständige Profilseite eines einzelnen Kunden. Sie enthält alle Informationen zu dieser Person – Termine, Finanzen, Dokumente, Formulare, Behandlungsnotizen, Kommunikation und mehr. Betrachten Sie sie als die zentrale Akte für jeden Kunden.

Formulare vs. Dokumente vs. Behandlungsnotizen

Dies sind die drei am häufigsten verwechselten Begriffe in Pabau.

Formulare (auch als medizinische Formulare bezeichnet) sind digitale Fragebögen oder Einverständniserklärungen, die an Kunden zum Ausfüllen gesendet werden – entweder vor oder nach einem Termin. Beispiele sind Aufnahmeformulare, Einverständniserklärungen und Gesundheitsfragebögen. Kunden füllen diese selbst aus, in der Regel über einen Link, der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird, oder über Pabau Connect.

Dokumente sind Dateien, die im Profil eines Kunden gespeichert werden. Diese können manuell hochgeladen werden, z. B. ein gescannter Ausweis, ein Überweisungsschreiben oder jede andere Datei, die Sie archivieren möchten. Kunden füllen diese nicht aus – sie werden von Ihrem Team hochgeladen.

Behandlungsnotizen sind die klinischen Notizen, die von einem Behandler während oder nach einem Termin erfasst werden. Diese werden intern vom Personal ausgefüllt und dokumentieren, was durchgeführt wurde, Beobachtungen sowie eventuell erforderliche Folgemaßnahmen. In anderen Systemen können diese als klinische Notizen, SOAP-Notizen oder Verlaufsnotizen bezeichnet werden.

Schreiben

Schreiben sind in Pabau formelle, schriftliche Dokumente, die für einen Kunden erstellt und in dessen Profil gespeichert werden – zum Beispiel ein Überweisungsschreiben oder eine klinische Zusammenfassung. Diese unterscheiden sich von Dokumenten (hochgeladene Dateien) und von Kommunikation (E-Mails oder SMS, die an den Kunden gesendet werden).

Notizen

Notizen sind informelle, interne Vermerke, die vom Personal im Profil eines Kunden hinzugefügt werden. Sie werden nicht an den Kunden gesendet und sind ausschließlich für die interne Nutzung bestimmt – zum Beispiel ein Vermerk zu einer Vorliebe eines Kunden oder eine Erinnerung an eine Folgemaßnahme. Diese unterscheiden sich von Behandlungsnotizen, bei denen es sich um klinische Aufzeichnungen im Zusammenhang mit einem Termin handelt.

EMR (Electronic Medical Record) / Karteikarte

EMR/Karteikarte ist der Bereich innerhalb der Kundenkarte, der alle klinischen Informationen zu einem Kunden enthält. Er umfasst Unterbereiche für Allergien, Rezepte, Laborwerte, Kundenprobleme, Formulare, Fotos und Patch-Tests. In anderen Systemen kann dies als Patientenakte, klinische Akte oder Gesundheitsakte bezeichnet werden.

Rezepte vs. Medikamente

Medikamente bezieht sich in Pabau auf die Liste der Medikamente oder Substanzen, die Sie in Ihrem System unter dem Bereich „Klinisch" eingerichtet haben. Dies ist Ihre Referenzbibliothek.

Rezepte sind die tatsächlichen Verschreibungen, die für einen bestimmten Kunden ausgestellt werden, erstellt aus dieser Medikamentenliste und im Profil des Kunden gespeichert. Medikamente ist also die Einrichtung, und Rezepte ist das Ergebnis.

Patch-Tests

Patch-Tests sind ein klinischer Datensatztyp, der im EMR-Bereich des Kundenprofils gespeichert wird. Sie dokumentieren die Ergebnisse von Allergie- oder Verträglichkeitstests, die vor bestimmten Behandlungen durchgeführt wurden, und helfen Behandlern dabei zu erkennen, ob ein Kunde die Behandlung sicher fortsetzen kann.

Aktivitäten

Aktivitäten sind Aufgaben oder Folgemaßnahmen, die einem Teammitglied in Bezug auf einen Kunden oder Lead zugewiesen werden. Sie helfen Teams dabei, den Überblick zu behalten, was zu tun ist, wem es zugewiesen ist und ob es bereits erledigt wurde. In anderen Systemen können diese als Aufgaben oder To-Dos bezeichnet werden.

Kalender vs. Online-Buchungen

Der Kalender ist das interne Planungstool, das Ihr Team verwendet, um Termine im Tagesgeschäft zu verwalten und einzusehen.

Online-Buchungen bezieht sich auf die kundenseitige Buchungsseite, auf der Kunden ihre eigenen Termine buchen können. Dies ist vom internen Kalender getrennt, obwohl online gebuchte Termine direkt darin erscheinen.

Sperrzeiten

Sperrzeiten sind Zeitfenster im Kalender, die als nicht verfügbar markiert sind. Sie verhindern Buchungen während dieses Zeitraums und können verwendet werden, um Zeit für Pausen, Besprechungen, Schulungen oder andere terminfreie Zeiten zu blockieren. In anderen Systemen können diese als Blocks, Nichtverfügbarkeit oder Abwesenheitszeiten bezeichnet werden.

Warteliste

Die Warteliste ist eine Liste von Kunden, die einen Termin buchen möchten, aber keinen verfügbaren Termin gefunden haben. Wird ein Termin frei, kann das Personal die Kunden auf der Warteliste kontaktieren, um ihnen den Termin anzubieten. Dies kann in anderen Systemen auch als Stornierungsliste bezeichnet werden.

Leistungen vs. Pakete

Leistungen sind die einzelnen Behandlungen oder Termine, die Ihre Klinik anbietet – zum Beispiel eine Botox-Beratung oder eine Gesichtsbehandlung.

Pakete sind Bündel mehrerer Leistungen, die zusammen verkauft werden, oft zu einem ermäßigten Preis. Zum Beispiel eine Serie von sechs Lasersitzungen, die als ein Paket verkauft wird.

Ressourcen

Ressourcen sind physische Mittel, die für die Erbringung einer Leistung benötigt werden – wie ein Behandlungsraum, ein Gerät oder eine bestimmte Liege. Ressourcen können Leistungen zugewiesen werden, sodass Pabau bei der Buchung deren Verfügbarkeit prüft und so eine Doppelbuchung gemeinsam genutzter Ressourcen verhindert.

Virtuelle Leistungen

Virtuelle Leistungen sind Termine, die aus der Ferne durchgeführt werden, wie z. B. Videoberatungen. Sie funktionieren in Bezug auf Buchung und Terminplanung genauso wie reguläre Leistungen, sind jedoch als virtuell gekennzeichnet, sodass der Kunde einen Videolink anstelle einer Standortadresse erhält.

Kurse

Kurse sind Gruppentermine, bei denen sich mehrere Kunden für dieselbe Sitzung anmelden können. Sie unterscheiden sich von regulären Leistungen, die eins zu eins stattfinden. Beispiele sind Gruppen-Wellness-Sitzungen oder Gruppentrainingstermine.

Mitgliedschaften

Mitgliedschaften sind wiederkehrende Abonnementpläne, die Sie an Kunden verkaufen können – zum Beispiel eine monatliche Mitgliedschaft, die eine festgelegte Anzahl von Behandlungen oder einen Rabatt auf Leistungen beinhaltet. Diese werden getrennt von Paketen verwaltet.

Leads

Ein Lead ist ein potenzieller Kunde, der Interesse an Ihrer Klinik gezeigt hat, aber noch keinen Termin gebucht hat oder zu einem vollwertigen Kunden geworden ist. Leads werden im Bereich „Leads" verwaltet und können durch eine Pipeline geführt werden, bis sie zu einem Kunden konvertieren.

Pipelines

Pipelines sind die visuellen Phasen, die ein Lead vom ersten Kontakt bis zur Konvertierung durchläuft – zum Beispiel Neue Anfrage → Beratung gebucht → Behandlung gebucht → Kunde. Sie können Ihre Pipeline-Phasen an den Vertriebs- oder Aufnahmeprozess Ihrer Klinik anpassen.

Angebote

Angebote sind formelle Kostenvoranschläge, die vor einer Behandlung an einen Kunden gesendet werden. Ein Angebot kann in eine Rechnung umgewandelt werden, sobald der Kunde zustimmt, fortzufahren. Dies kann in anderen Systemen auch als Kostenvoranschlag bezeichnet werden.

Überweisung (Remittance)

Überweisung bezieht sich auf Zahlungsaufzeichnungen oder -übersichten, die an Drittzahler gesendet werden – zum Beispiel Versicherungsunternehmen oder Firmenkonten –, die bestätigen, was gezahlt wurde und für welche Leistungen.

Finanzen vs. Zahlungen

Finanzen ist der übergeordnete Bereich, der Rechnungen, Verkaufsverlauf, Steuern, Rabatte, Angebote und Finanzberichte umfasst.

Zahlungen innerhalb dieses Bereichs bezieht sich speziell auf die erfassten Transaktionen – was, mit welcher Methode und wann bezahlt wurde.

Kommunikation vs. Marketing

Kommunikation umfasst in Pabau die Tools, mit denen direkte Nachrichten an Kunden gesendet werden – E-Mail-Vorlagen, SMS-Vorlagen, Briefvorlagen und Kundenbenachrichtigungen wie Terminbestätigungen und Erinnerungen.

Marketing umfasst umfassendere Tools, die darauf ausgelegt sind, Kunden zu gewinnen und zu binden – Automatisierungen, Broadcasts, Geschenkgutscheine, Treueprogramme, Bewertungen und Erfassungsformulare.

Kundenbenachrichtigungen

Kundenbenachrichtigungen sind die automatisierten Systemnachrichten, die Pabau im Zusammenhang mit Terminen an Kunden sendet – wie Buchungsbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungsmitteilungen. Diese unterscheiden sich von Kommunikationsvorlagen, die manuell gesendet oder durch von Ihnen selbst eingerichtete Automatisierungen ausgelöst werden.

Automatisierungen vs. Broadcasts

Automatisierungen sind ausgelöste Mitteilungen, die automatisch basierend auf einem bestimmten Ereignis versendet werden, z. B. das Versenden einer Vorbereitungs-E-Mail 24 Stunden vor einem Termin oder eine Nachfassaktion nach einem Besuch.

Broadcasts sind einmalige Massennachrichten, die manuell an eine ausgewählte Gruppe von Kunden gesendet werden, wie eine Werbe-E-Mail oder ein Newsletter.

Erfassungsformulare

Erfassungsformulare sind Webformulare, die Sie auf Ihrer Website einbetten oder über einen Link teilen können, um Anfragen oder neue Kundeninformationen zu sammeln. Übermittlungen können automatisch einen Lead- oder Kundendatensatz in Pabau erstellen.

Absenderadresse

Die Absenderadresse ist die E-Mail-Adresse, die als „Von"-Adresse angezeigt wird, wenn Pabau E-Mails an Ihre Kunden sendet. Diese wird unter Kommunikation konfiguriert und sollte die E-Mail-Domain Ihrer Klinik widerspiegeln, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.\

Pabau Connect / Kundenportal

Pabau Connect ist das kundenseitige Portal, in dem Kunden ihre bevorstehenden Termine einsehen, medizinische Formulare ausfüllen, Nachsorgeanweisungen aufrufen und ihr Profil verwalten können. Es ist von der Hauptplattform von Pabau getrennt, die ausschließlich für das Personal bestimmt ist.

Pabau GO

Pabau GO ist die iOS-App von Pabau, die für die mobile Nutzung durch Behandler und Personal unterwegs entwickelt wurde. Sie deckt wichtige Funktionen wie Termine, Kundenverwaltung, Zahlungen und Leads von einem mobilen Gerät aus ab.

Echo AI

Echo AI ist das integrierte KI-Tool von Pabau. Derzeit unterstützt es bei der Erstellung und Zusammenfassung von Behandlungsnotizen und reduziert so den Zeitaufwand, den Behandler für die klinische Dokumentation aufwenden müssen.

App Marketplace

Der App Marketplace ist der Bereich, in dem Sie Integrationen und Erweiterungen von Drittanbietern finden und verbinden können, um die Funktionen von Pabau zu erweitern – zum Beispiel die Anbindung von Zahlungsdienstleistern, Bewertungsplattformen oder anderen Tools, die Ihre Klinik nutzt.

Einstellungen

Einstellungen ist der Bereich, in dem Sie alles rund um Ihr Pabau-Konto konfigurieren – Ihr Team, Leistungen, Kommunikationsvorlagen, Online-Buchungseinstellungen, Integrationen und mehr. Wenn Sie ändern möchten, wie etwas funktioniert, ist Einstellungen fast immer der richtige Ausgangspunkt.

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Um Ihr Pabau-Konto zusätzlich optimal zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen außerdem, die weiteren Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen für eine umfassende Lernerfahrung, die Ihnen die wesentlichen Fähigkeiten vermittelt, um mit Pabau erfolgreich zu sein.