Klarna-Integration

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Klarna in Pabau genutzt werden kann, um Kunden flexible Zahlungsoptionen anzubieten und dabei sicherzustellen, dass Ihre Praxis die vollständige Zahlung im Voraus erhält.

 

Inhaltsverzeichnis:

1. Klarna-Zahlungen verstehen
2. Verfügbarkeit von Klarna in Pabau
3. Verwaltung von Klarna-Zahlungen 
4. Wie Kunden mit Klarna bezahlen können
5. Wie Sie eine Rückerstattung für Klarna-Zahlungen ausstellen
6. Wie Sie eine nach einer Klarna-Zahlung als unbezahlt angezeigte Rechnung beheben 

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Klarna-Zahlungen verstehen

Klarna ist ein weltweit bekannter Zahlungsanbieter, mit dem Praxen ihren Kunden flexible Zahlungsoptionen anbieten können. Mit Klarna können Ihre Kunden die Zahlungsmethode wählen, die am besten zu ihrem Budget passt, während Sie weiterhin den vollen Betrag im Voraus erhalten.

Mit Klarna können Ihre Kunden:

• Den vollen Betrag in einer einzigen Transaktion im Voraus bezahlen

• Ihre Zahlung in gleiche, zinsfreie Raten aufteilen

• Nach einer kurzen Frist mit der Option „Später bezahlen“ zahlen

Klarna-Zahlungen sind vollständig in Pabau integriert, sodass alle Transaktionen automatisch in der Kundenkarte, den Rechnungen und den Berichtsbereichen erfasst werden. Dadurch wird die Zahlungsverwaltung für Ihre Praxis ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand einfacher.

Das Angebot von Klarna sorgt für ein reibungsloseres und flexibleres Zahlungserlebnis für Kunden, macht höherwertige Behandlungen zugänglicher und verbessert die allgemeine Kundenzufriedenheit.

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Verfügbarkeit von Klarna in Pabau

Wie Klarna in Pabau funktioniert

Klarna ist in Pabau für unterstützte Regionen und Währungen verfügbar, und im System ist keine Einrichtung erforderlich. Praxen müssen die Integration nicht manuell konfigurieren, um Klarna als Zahlungsoption anzubieten.

Klarna kann in allen unterstützten Zahlungsabläufen in Pabau verwendet werden, sodass Kunden flexible Zahlungsoptionen wählen können. 

HINWEIS: Klarna ist in Pabau grundsätzlich verfügbar. Falls es jedoch aus irgendeinem Grund deaktiviert werden muss, wenden Sie sich bitte an das Pabau-Team. Dieses kann Sie bei der Verwaltung der Zahlungsoptionen unterstützen, damit Ihr System korrekt eingerichtet ist.

Klarna-Transaktionsgebühren

Bitte beachten Sie, dass für Klarna-Zahlungen zusätzliche Transaktionsgebühren anfallen, die je nach Region variieren:

• Vereinigtes Königreich: 5,99 % pro Transaktion + 0,35 £ (zzgl. MwSt.)

• Vereinigte Staaten: 6,99 % pro Transaktion + 0,35 $

Weitergabe von Klarna-Transaktionsgebühren an Kunden

Pabau ermöglicht es Praxen , Servicegebühren hinzuzufügen, um die Klarna-Transaktionskosten zu decken. Diese Gebühren sind optional, werden von der Praxis manuell festgelegt und dem Kunden vor der Zahlung deutlich angezeigt, um vollständige Transparenz zu gewährleisten.

HINWEIS: Um zu erfahren, wie Sie diese Gebühren erstellen und verwalten, lesen Sie bitte diesen Artikel.

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Verwaltung von Klarna-Zahlungen

Klarna macht es Praxen einfach, Zahlungen zu verwalten und dabei Kunden flexible Optionen anzubieten. Ihre Praxis erhält den vollen Betrag im Voraus, wodurch der Cashflow stabil bleibt. Hier finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten, wie Klarna-Zahlungen in Pabau verarbeitet werden können.

1. Rechnungen über das Kundenportal bezahlen

Kunden können berechtigte Rechnungen sicher über das Kundenportal bezahlen. Nach der Anmeldung können sie jede unbezahlte Rechnung auswählen, und Klarna erscheint als Zahlungsoption neben anderen verfügbaren Methoden.

Dies ermöglicht es Kunden, Zahlungen von unterwegs und nach Belieben abzuschließen, während Ihre Praxis weiterhin die volle Zahlung im Voraus erhält, sodass der Cashflow nicht beeinträchtigt wird.

2. Klarna für Vollzahlungen vor Ort nutzen

Wenn Sie Termine vor Ort über den Kalender buchen, können Sie eine Selbstzahlung von Kunden anfordern.

HINWEIS: Klarna erscheint nur als Zahlungsoption, wenn die Anzahlungsrichtlinie für die Dienstleistung (oder das Paket) auf Vollbetrag festgelegt ist.

Das bedeutet, Klarna ist bei Teilanzahlungen nicht verfügbar – es kann nur genutzt werden, wenn der Kunde die vollständige Dienstleistung oder das Paket im Voraus bezahlt.

Das Angebot von Klarna zum Zeitpunkt der Buchung bietet Kunden eine bequeme, flexible Zahlungsmethode und stellt sicher, dass Ihre Praxis die volle Zahlung sofort erhält. Dadurch werden Nachfassaktionen reduziert und der Zahlungsprozess sowohl für Ihr Team als auch für die Kunden vereinfacht.

3. Zahlungen über PayLink einziehen

Sie können einen PayLink an Kunden senden, um die Zahlung für Dienstleistungen oder Pakete anzufordern. Wenn ein PayLink gesendet wird, erhält der Kunde ihn per E-Mail, sodass er die Zahlung zu einem für ihn passenden Zeitpunkt abschließen kann.

Nach dem Öffnen des PayLinks wird der Kunde auf eine sichere Zahlungsseite weitergeleitet, auf der er Klarna oder eine andere verfügbare Zahlungsmethode auswählen kann, um die Transaktion abzuschließen.

Diese Option ist ideal, um Zahlungen aus der Ferne einzuziehen, da sie den Kunden Flexibilität bietet und gleichzeitig sicherstellt, dass Ihre Praxis weiterhin die volle Zahlung im Voraus erhält, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung erforderlich ist.

4. Checkout (mit Selbstzahlung)

Beim Checkout können Sie, anstatt die Zahlung sofort vorzunehmen, Selbstzahlung wählen, um die Zahlung vom Kunden anzufordern.

Die Auswahl von Selbstzahlung erzeugt einen mit der Rechnung verknüpften PayLink und sendet ihn per E-Mail an den Kunden. Der Kunde kann dann den Link öffnen und die Zahlung über das Kundenportal abschließen.

Auf der Zahlungsseite erscheint Klarna als Zahlungsoption, sofern der volle Betrag fällig ist. Dies ermöglicht es Kunden, nach Belieben zu bezahlen, während Ihre Praxis weiterhin die volle Zahlung im Voraus erhält.

Dieser Ansatz ist nützlich, wenn der Checkout persönlich abgeschlossen wird, die Zahlung aber später erfolgen kann, wobei der gesamte Zahlungsablauf innerhalb von Pabau nachverfolgt wird.

Indem Sie Klarna anbieten, bieten Sie Kunden flexible Zahlungsoptionen und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihre Praxis die volle Zahlung sofort erhält. Erkunden Sie diese Methoden, um Zahlungen zu optimieren und das Kundenerlebnis insgesamt zu verbessern.

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Wie Kunden mit Klarna bezahlen können

Klarna bietet Ihren Kunden flexible Zahlungsoptionen, während Ihre Praxis den vollen Betrag im Voraus erhält. Kunden können je nach Bedarf über verschiedene Kanäle bezahlen. Sehen wir uns an, wo und wie Kunden Klarna nutzen können, um Zahlungen abzuschließen.

1. Rechnungen über das Kundenportal bezahlen

Kunden können unbezahlte Rechnungen sicher über das Kundenportal bezahlen. Nach der Anmeldung können sie alle aktuellen und vergangenen Rechnungen im Abrechnungsbereich einsehen.

Klarna erscheint neben anderen verfügbaren Zahlungsmethoden, sodass Kunden:

• Den vollen Betrag in einer Transaktion bezahlen können

• Die Zahlung in zinsfreie Raten aufteilen können

• Später bezahlen können

Sobald die Zahlung übermittelt wurde, erhält Ihre Praxis den vollen Betrag umgehend.

HINWEIS: Kunden können Rechnungen nur über das Kundenportal bezahlen, wenn die Zahlungsfunktion im System aktiviert ist. Anleitungen zur Aktivierung von Zahlungen und zur Anpassung dessen, worauf Kunden zugreifen können, finden Sie in diesem Artikel.

2. Zahlung über sicheren E-Mail-Link (PayLink)

Praxen können Kunden einen PayLink senden, um die Zahlung für Rechnungen oder Pakete anzufordern. Wenn Kunden auf den Link in ihrer E-Mail klicken, werden sie zum Kundenportal weitergeleitet, wo Klarna als Zahlungsoption neben anderen Methoden angezeigt wird.

Diese Methode ist ideal für Kunden, die Flexibilität wünschen oder aus der Ferne bezahlen müssen, während sichergestellt wird, dass Ihre Praxis die Zahlung sofort erhält.

Durch die Befolgung dieser Schritte können Kunden Zahlungen problemlos über das Kundenportal mit Klarna abschließen.

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Wie Sie eine Rückerstattung für Klarna-Zahlungen ausstellen

Rückerstattungen können erforderlich sein, wenn ein Termin abgesagt wird, eine Dienstleistung nicht erbracht wird oder eine Zahlungsanpassung notwendig ist. Bei Zahlungen über Klarna werden Rückerstattungen nicht direkt über Klarna, sondern über Stripe innerhalb von Pabau abgewickelt.

Der folgende Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Rückerstattung verarbeiten und wie der Rückzahlungsplan des Patienten im Rahmen dieses Prozesses aktualisiert wird.

Rückerstattungsprozess

Um eine Rückerstattung auszustellen, öffnen Sie die Kundenkarte des Patienten, dem Sie eine Rückerstattung gewähren möchten, und navigieren Sie zu Finanzen → Rechnungen. Suchen Sie die Rechnung, die Sie erstatten möchten, und klicken Sie auf die Rechnungsnummer auf der linken Seite, um weitere Optionen aufzurufen.

Klicken Sie dort auf den Tab Optionen oben rechts, um verfügbare Aktionen anzuzeigen, einschließlich der Option, eine Rückerstattung auszustellen.

Ein Klick auf Rückerstattung öffnet das Pop-up „Gutschrift erstellen“. Wählen Sie einen Grund aus und aktivieren Sie unter „Zu gutschreibende Positionen“ die Positionen, die Sie erstatten möchten, und passen Sie die Menge oder den Betrag für jede an. Die Summe wird automatisch aktualisiert.

Lassen Sie „Zugewiesene Zahlung erstatten“ aktiviert, um die Mittel an den Kunden zurückzuzahlen. Wählen Sie dann die Zahlungsmethode aus und klicken Sie auf Gutschrift erstellen. Nach der Bestätigung wird die Rückerstattung über Stripe im Namen der Praxis verarbeitet.

HINWEIS: Die Mittel werden nur an den Kunden zurückgezahlt, wenn der zu gutschreibende Betrag bereits bezahlt wurde. Ist der Gutschriftbetrag höher als der vom Kunden bereits gezahlte Betrag, wird stattdessen der ausstehende Restbetrag reduziert und die Rechnung als vollständig bezahlt markiert. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten, und die Gutschrift wird zur Nachverfolgung protokolliert.

Nach Abschluss der Rückerstattung benachrichtigt Stripe automatisch Klarna. Klarna passt daraufhin den Rückzahlungsplan des Patienten basierend auf dem bereits gezahlten Betrag an und stellt sicher, dass verbleibende Raten bei Bedarf aktualisiert oder storniert werden.

HINWEIS: Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Rückerstattungen mit Stripe verarbeiten, lesen Sie diesen Artikel.

Wie Klarna Rückzahlungen anpasst

Wenn der Patient den Gesamtbetrag nur teilweise gezahlt hat, kann die Praxis nur die über Stripe eingegangenen Mittel erstatten. Alle noch nicht gezahlten verbleibenden Raten werden von Klarna im Rahmen des Rückerstattungsprozesses automatisch storniert oder angepasst.

Wenn der Patient bereits eine oder mehrere Raten gezahlt hat, wird der erstattete Betrag entsprechend verarbeitet, und Klarna aktualisiert den Zahlungsplan, um die Rückerstattung widerzuspiegeln. Verbleibende Raten werden storniert oder angepasst, sodass der Rückzahlungsplan mit der tatsächlichen Transaktion übereinstimmt.

Die Verarbeitung von Rückerstattungen über Stripe innerhalb von Pabau stellt sicher, dass Klarna-Rückzahlungspläne automatisch aktualisiert werden und mit der ursprünglichen Transaktion konsistent bleiben, sodass Rückerstattungen effizient bearbeitet werden können.

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Wie Sie eine nach einer Klarna-Zahlung als unbezahlt angezeigte Rechnung beheben

In manchen Fällen kann Ihre Rechnung in Pabau weiterhin als Unbezahlt angezeigt werden, obwohl Sie Ihre Zahlung mit Klarna erfolgreich abgeschlossen haben.

Dies kann passieren, wenn der Zahlungsvorgang in Pabau nicht vollständig abgeschlossen wurde. Die folgenden Abschnitte erklären, warum dies passiert, wie Sie es beheben können und wie Sie es künftig vermeiden können.

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Warum dies passiert

Nachdem Klarna Ihre Zahlung genehmigt hat, werden Sie automatisch zurück zu Pabau weitergeleitet. Während dieses letzten Schritts erfasst Pabau Ihre Zahlung für die Rechnung.

Wenn Sie Ihren Browser oder den Zahlungstab schließen, bevor die Weiterleitung abgeschlossen ist, wird Ihre Zahlung möglicherweise nicht der Rechnung zugeordnet, sodass diese weiterhin als Unbezahlt angezeigt wird.

Wie Sie es beheben

Wenn Ihre Rechnung nach Abschluss Ihrer Klarna-Zahlung weiterhin als Unbezahlt angezeigt wird:

• Bestätigen Sie, dass Ihre Zahlung bei Klarna erfolgreich abgeschlossen wurde.
• Aktualisieren Sie die Rechnung in Pabau, um zu prüfen, ob die Zahlung angewendet wurde.
• Wenn die Rechnung weiterhin als Unbezahlt angezeigt wird, kontaktieren Sie das Pabau-Support-Team und teilen Sie Folgendes mit:
  • Ihre Rechnungsnummer.
  • Eine Bestätigung, dass Ihre Klarna-Zahlung erfolgreich war (zum Beispiel ein Screenshot von Klarna).

Unser Team wird die Zahlung prüfen und Ihnen bei der Lösung des Problems helfen.

Wie Sie dies vermeiden können

Um sicherzustellen, dass Ihre Klarna-Zahlung erfolgreich erfasst wird:

• Warten Sie, bis der Zahlungsvorgang abgeschlossen ist, nachdem Klarna Ihre Zahlung genehmigt hat
• Schließen Sie Ihren Browser oder den Zahlungstab nicht, bis Sie zurück zu Pabau weitergeleitet wurden
• Warten Sie, bis die Rechnungsseite vollständig geladen ist, bevor Sie die Seite verlassen

Die Befolgung dieser Schritte trägt dazu bei, dass Ihre Zahlung erfolgreich Ihrer Rechnung zugeordnet wird.

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