So funktioniert die HubSpot-Integration

Die HubSpot-Integration hält Ihre Pabau-Kunden und -Leads synchron mit den Kontakten und Deals in Ihrem HubSpot-Portal. Kontakte werden in beide Richtungen synchronisiert – neue und aktualisierte Pabau-Kunden werden nahezu in Echtzeit an HubSpot übertragen, und Kontaktänderungen in HubSpot fließen zurück nach Pabau – während Ihre Pabau-Leads zu HubSpot-Deals werden, Termine als HubSpot-Termindatensätze erscheinen und Verkäufe sowie Zahlungen als Notizen im Verlauf des Kontakts protokolliert werden können.

Dies ist ein Connector innerhalb des Data Sync-Tools von Pabau. Wenn Sie neu bei Data Sync sind, lesen Sie zunächst Wie Data Sync in Pabau funktioniert, um die allgemeinen Konzepte (Trigger, Mapping, das Übertragungsprotokoll und Wiederholungsversuche) kennenzulernen. Diese Anleitung behandelt alles, was spezifisch für HubSpot ist.

HINWEIS: Sie benötigen Administratorzugriff in Pabau, um den Connector einzurichten, sowie einen HubSpot-Login, der berechtigt ist, Apps in Ihrem Portal zu installieren.

Was der Connector macht

Erstellt oder aktualisiert einen HubSpot-Kontakt, wenn ein Kunde in Pabau erstellt oder bearbeitet wird – und überträgt Kontaktänderungen aus HubSpot zurück nach Pabau.
Erstellt oder aktualisiert einen HubSpot-Deal, wenn ein Pabau-Lead erstellt oder aktualisiert wird, und verschiebt die Phase des Deals, wenn der Lead als gewonnen oder verloren markiert wird.
Erstellt einen HubSpot-Termin-Datensatz (dem Kontakt zugeordnet), wenn ein Termin gebucht oder geändert wird, und markiert ihn als storniert, wenn die Buchung storniert wird.
Protokolliert optional Verkäufe und Zahlungen als Notizen im Verlauf des Kontakts – Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Artikel bei einem Verkauf; Betrag und Methode bei einer Zahlung, wobei Rückerstattungen als negative Werte angezeigt werden (standardmäßig deaktiviert).
Löscht optional den HubSpot-Kontakt oder -Deal, wenn der Kunde oder Lead in Pabau gelöscht wird (standardmäßig deaktiviert).
Erstellt optional neue Pabau-Kunden aus nicht zugeordneten HubSpot-Kontakten (standardmäßig deaktiviert).

HINWEIS: Ein in HubSpot gelöschter Kontakt wird niemals in Pabau gelöscht – medizinische Unterlagen werden aufbewahrt, und eine Löschung erfolgt ausschließlich von Pabau ausgehend.

Bevor Sie beginnen

Die Verbindung nutzt die eigene Anmeldung von HubSpot (OAuth) – es gibt keine API-Schlüssel zu kopieren. Sie benötigen ein HubSpot-Konto und einen Login, der Apps in dem Portal installieren kann, das Sie verbinden möchten (in den meisten Portalen bedeutet das ein Superadmin).

Schritt 1: Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto

Sie können an zwei Stellen beginnen:

Einstellungen > App Marketplace – wählen Sie die Kachel HubSpot. Dies führt Sie direkt zur unten beschriebenen Data-Sync-Einrichtung.
Data Hub > Data Sync – wählen Sie Connector hinzufügen, wählen Sie HubSpot und wählen Sie Einrichten.

Im ersten Schritt der Einrichtung werden Sie aufgefordert, Ihr Konto zu verbinden. Wählen Sie HubSpot verbinden – ein HubSpot-Fenster öffnet sich, in dem Sie sich anmelden, das zu verbindende Portal auswählen und den Zugriff genehmigen. Nach der Genehmigung schließt sich das Fenster, und Pabau erstellt die Verbindung automatisch und öffnet sie anschließend, damit Sie die unten beschriebenen Trigger, Feldzuordnungen und Einstellungen überprüfen können.

TIPP: Wenn Ihr Browser das Pop-up-Fenster blockiert, erlauben Sie Pop-ups für Pabau und wählen Sie erneut HubSpot verbinden.

Schritt 2: Trigger

Wählen Sie auf der Registerkarte Trigger aus, welche Pabau-Ereignisse an HubSpot übertragen werden:

client.create / client.update → HubSpot-Kontakte erstellen oder aktualisieren (standardmäßig aktiviert).
client.delete → HubSpot-Kontakte löschen (standardmäßig deaktiviert).
lead.create / lead.update / lead.won / lead.lost → HubSpot-Deals erstellen oder aktualisieren (standardmäßig aktiviert) – gewonnen und verloren verschieben den Deal in Ihre Phase „Abgeschlossen – gewonnen“ bzw. „Abgeschlossen – verloren“.
lead.delete → HubSpot-Deals löschen (standardmäßig deaktiviert).
booking.create / booking.update → HubSpot-Termine erstellen oder aktualisieren (standardmäßig aktiviert).
booking.canceled → HubSpot-Termine stornieren (standardmäßig aktiviert).
invoice.create → Verkäufe als Kontaktnotizen protokollieren (standardmäßig deaktiviert).
payment.create / payment.refund → Zahlungen als Kontaktnotizen protokollieren (standardmäßig deaktiviert).

WICHTIG: Sobald client.delete aktiviert ist, führt das Löschen eines Kunden in Pabau immer auch zum Löschen des verknüpften HubSpot-Kontakts – selbst wenn Sie die Synchronisationsrichtung für Kontakte auf „nur eingehend“ gesetzt haben. Dies ist beabsichtigt, damit eine in Pabau vorgenommene Löschung auch in HubSpot beachtet wird. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn gelöschte Kunden weiterhin als Kontakte in HubSpot erhalten bleiben sollen.

Schritt 3: Feldzuordnung

Erweitern Sie auf der Registerkarte Zuordnung den Bereich Kontakte, um zu sehen, wie Pabau-Kundenfelder den Standard-HubSpot-Kontakteigenschaften zugeordnet werden. Die Standardzuordnung lautet:

E-Mail → E-Mail (erforderlich – siehe unten, wie der Abgleich funktioniert)
Vorname → Vorname
Nachname → Nachname
Mobiltelefon → Mobiltelefonnummer
Telefon → Telefonnummer
Straße → Straße
Stadt → Stadt
Landkreis / Region → Bundesland / Region
Postleitzahl → Postleitzahl
Land → Land
Geburtsdatum → Geburtsdatum

Deaktivieren Sie eine Zeile, um die Synchronisierung dieses Feldes zu stoppen, ändern Sie über die Dropdown-Menüs das Ziel einer Zeile auf eine andere HubSpot-Eigenschaft (zum Beispiel Firmenname, Website-URL, Position, Lifecycle-Phase oder Lead-Status), oder fügen Sie Zeilen für Ihre eigenen Pabau-Benutzerdefinierten Felder hinzu. Die Richtungssteuerung jeder Objektgruppe legt fest, ob die Synchronisierung in beide Richtungen erfolgt (Standard für Kontakte und Deals), nur ausgehend (Pabau → HubSpot) oder nur eingehend, und die Einstellung Konfliktlösung bei Daten entscheidet, welche Seite gewinnt, wenn unklar ist, welche Seite die neueren Daten hat – Pabau ist standardmäßig die maßgebliche Quelle.

Die Gruppe Deals zeigt, wie aus einem Pabau-Lead ein Deal wird: Der Deal-Name wird automatisch aus dem Namen des Leads zusammengesetzt, und die Deal-Phase wird über die Pipeline-Phasen-Zuordnung auf der Registerkarte Einstellungen aufgelöst (mit Rückgriff auf die Standardphase Ihres Portals, falls keine Zuordnung vorliegt).

HINWEIS: Die Deal-Zeilen auf Personenebene (Name, E-Mail, Telefon usw.) sind standardmäßig deaktiviert, da Standard-HubSpot-Portale diese Eigenschaften bei Deals nicht definieren – wird eine solche Zeile ohne eine entsprechende benutzerdefinierte Deal-Eigenschaft in Ihrem Portal aktiviert, schlägt jeder Schreibvorgang für Deals fehl. Aktivieren Sie diese Zeilen nur, wenn Ihr Portal über die passenden benutzerdefinierten Eigenschaften verfügt.

Die Gruppen Termine, Verkäufe und Zahlungen werden automatisch zusammengesetzt – Terminname, Zeiten, Dauer und Status stammen aus der Buchung, und der Notiztext stammt aus der Rechnung oder Zahlung. Hier gibt es nichts manuell zuzuordnen; aktivieren oder deaktivieren Sie sie über die Registerkarte Trigger. Termine werden nur ausgehend synchronisiert (Pabau → HubSpot).

Schritt 4: Synchronisierungseinstellungen

Auf der Registerkarte Einstellungen finden Sie die Verbindungskarte – sie zeigt das verbundene HubSpot-Portal mit der Option, die Verbindung zu trennen – sowie diese Optionen:

Fehlende Datensätze bei Aktualisierung erstellen (Standard Ja) – das Bearbeiten eines Kunden oder Leads, der noch nie synchronisiert wurde, erstellt den Datensatz in HubSpot, anstatt ihn zu überspringen.
Neue Kunden aus HubSpot-Kontakten erstellen (Standard Nein) – wenn aktiviert, werden HubSpot-Kontakte, die keinem bestehenden Kunden entsprechen, als neue Pabau-Kunden angelegt. Zugeordnete Kontakte werden weiterhin in beide Richtungen synchronisiert.
Pipeline-Phasen-Zuordnung – verknüpft Ihre Pabau-Lead-Pipeline-Phasen mit HubSpot-Deal-Phasen, sodass ein Lead, der sich durch Ihre Pabau-Pipeline bewegt, den Deal auch in HubSpot entsprechend weiterbewegt. Nicht zugeordnete Phasen verwenden die Standardphase Ihres Portals.

Verwenden Sie Verbindung testen, um zu bestätigen, dass Pabau Ihr HubSpot-Portal erreichen kann.

WICHTIG: Lassen Sie Neue Kunden aus HubSpot-Kontakten erstellen deaktiviert, es sei denn, Sie sind sich sicher, dass Sie dies möchten. Ein aktives Marketing-Portal kann innerhalb weniger Minuten Hunderte von Kontakten verändern, und die Aktivierung dieser Option erstellt für jeden nicht zugeordneten Kontakt, den Ihre Kampagnen betreffen, einen Pabau-Kunden.

Wie Datensätze abgeglichen werden

Wenn sich ein Kontakt in HubSpot ändert, ermittelt Pabau, zu welchem Kunden (falls vorhanden) er gehört:

Ein Kunde, der bereits mit diesem Kontakt synchronisiert wurde, wird immer verwendet – die gespeicherte Verknüpfung ist maßgeblich.
Andernfalls, wenn die E-Mail-Adresse des Kontakts genau einem Pabau-Kunden entspricht, wird dieser Kunde verknüpft und aktualisiert.
Wenn die E-Mail-Adresse mehreren Kunden entspricht oder einem Kunden, der bereits mit einem anderen HubSpot-Kontakt verknüpft ist, wird nichts geschrieben – die Änderung wird übersprungen, statt geraten zu werden. Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden ebenfalls nie durch Raten zugeordnet.

Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird nur dann ein neuer Pabau-Kunde erstellt, wenn Neue Kunden aus HubSpot-Kontakten erstellen aktiviert ist. In jedem Fall überschreiben ältere Daten niemals neuere Daten – Änderungen jeder Seite werden nur übernommen, wenn sie neuer sind als das, was die andere Seite bereits hat.

Deals für Ihre Leads

Jeder von Ihnen synchronisierte Pabau-Lead wird zu einem HubSpot-Deal, der nach dem Lead benannt ist und sich in der Phase befindet, auf die Ihre Pipeline-Phasen-Zuordnung verweist. Wenn der Lead in Pabau als gewonnen oder verloren markiert wird, wechselt der Deal in Ihre Phase „Abgeschlossen – gewonnen“ oder „Abgeschlossen – verloren“ – und schließt so den Kreis für die Pipeline- und ROI-Berichterstattung in HubSpot.

Testen Sie es von Anfang bis Ende

Wählen Sie auf der Registerkarte Zuordnung die Option Testereignis senden, wählen Sie ein Ereignis wie client.update aus und wählen Sie Test senden. Pabau wählt einen echten Kunden aus, überträgt ihn durch die Live-Pipeline und protokolliert das Ergebnis im Protokoll, gekennzeichnet als Test. Öffnen Sie die Protokolle, um den Erfolg zu bestätigen, und überprüfen Sie anschließend den Kontakt in HubSpot.

Das Übertragungsprotokoll lesen

Wählen Sie am Connector Protokolle, um jede Übertragung einzusehen – einschließlich der genauen Anfrage, die Pabau gesendet hat, der Antwort von HubSpot und einer Korrelations-ID für Support-Tickets. Fehler folgen den Standardregeln von Data Sync: vorübergehende Probleme (Ratenbegrenzungen, Netzwerkfehler, HubSpot-Serverfehler) werden automatisch nach einem sich verlängernden Zeitplan wiederholt, während dauerhafte Ablehnungen den Grund anzeigen, damit Sie die Daten korrigieren und mit Neueste Daten synchronisieren erneut senden können. Eine vollständige Anleitung zu Status, Wiederholungsversuchen und erneutem Senden finden Sie unter Wie Data Sync in Pabau funktioniert.

Verbindung trennen

Um die Synchronisierung zu stoppen, öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen des Connectors und trennen Sie das HubSpot-Portal, oder pausieren oder löschen Sie den Connector über seine Karte in Data Hub > Data Sync. Das Trennen stoppt die Synchronisierung in beide Richtungen; der Übertragungsverlauf bleibt zu Prüfzwecken erhalten.