Dieser Artikel erklärt, wie Sie den Bericht „Umsatz nach abgeschlossenen Rechnungen“ in Pabau erstellen und anpassen können.
Schritt 1: Zu Analytics navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten bei Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zum linken Seitenmenü, wo Sie die Registerkarte Analytics finden. Klicken Sie darauf, um sie zu erweitern, und es werden Ihnen Berichte angezeigt.
Schritt 2: Den Bericht „Umsatz nach abgeschlossenen Rechnungen“ öffnen
Unter dem Abschnitt Positionen finden Sie den vorgefertigten Bericht „Umsatz nach abgeschlossenen Rechnungen“. Klicken Sie auf den Berichtsnamen, um fortzufahren.
Schritt 3: Die Standardfilter überprüfen
Der Bericht „Umsatz nach abgeschlossenen Rechnungen“ wird mit 3 angewendeten Filtern geöffnet, die mit „und“ verknüpft sind, was bedeutet, dass alle drei Bedingungen erfüllt sein müssen, damit ein Datensatz angezeigt wird:
- Rechnung, bei der das Rechnungsdatum in Diesen Monat fällt — schränkt den Bericht auf Rechnungen ein, die im aktuellen Kalendermonat ausgestellt wurden
- und Rechnung, bei der der Zahlungsstatus nicht Unbezahlt ist — schließt Rechnungen aus, die überhaupt nicht bezahlt wurden, sodass nur bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen als „abgeschlossen“ gezählt werden
- und Position, bei der die Artikelkategorie weder Auf Rechnung noch Gutschein ist — entfernt Zahlungen auf Rechnung und Gutscheinverkäufe, da diese keinen Umsatz für tatsächlich erbrachte Waren oder Dienstleistungen darstellen
Beachten Sie, dass dieser Bericht standardmäßig einen Zeitraum des aktuellen Monats verwendet und sich auf Rechnungen mit einer gewissen Zahlungsaktivität konzentriert, was sich eignet, um den tatsächlich eingegangenen Umsatz zu verfolgen, statt alles, was jemals abgerechnet wurde.
Jeder Teil eines Filters — Objekt, Feld, Operator und Wert — kann einzeln angeklickt und geändert werden. Genau darauf geht der Rest dieses Artikels ein.
Schritt 4: Das Objekt ändern
Wenn Sie auf das Objekt klicken (z. B. „Rechnung“), öffnet sich ein Dropdown-Menü mit allem, worauf Sie einen Filter aufbauen können.
- Position — ein einzelnes verkauftes Produkt, eine Dienstleistung oder ein Paket; verwenden Sie dies für alles, was mit dem Verkauften zu tun hat
- Kunde — die Person, auf die sich der Verkauf bezieht
- Rechnung — die Rechnung, auf der sich der Verkauf befindet
- Leistung — die Behandlung selbst
- Termin — die mit dem Verkauf verknüpfte Buchung
- Produkt — ein physischer Lagerartikel
- Zahlung — die für die Rechnung erhaltene Zahlung
Schritt 5: Das Feld ändern
Wenn Sie auf das Feld klicken, öffnet sich eine scrollbare Liste, da eine Rechnung viele Details enthält. Hier wählen Sie genau aus, welchen Aspekt der Rechnung Sie filtern möchten.
Alle für das Objekt Rechnung verfügbaren Felder sind unten aufgeführt:
- Rechnungsnr. — die eindeutige Referenznummer der Rechnung
- Rechnungsdatum — wann die Rechnung ausgestellt wurde, was standardmäßig den Berichtszeitraum steuert
- Standort — die Klinik/Filiale, zu der die Rechnung gehört
- Zahlungsmethode(n) — wie die Rechnung bezahlt wurde oder wird
- Kunde — an wen die Rechnung gestellt wird
- Schuldner — wer derzeit einen offenen Saldo auf der Rechnung schuldet
- Zahlungsstatus — ob die Rechnung bezahlt, unbezahlt oder teilweise bezahlt ist, was den zweiten Standardfilter steuert
- Netto — der Rechnungswert vor Steuern
- Steuer — der Steueranteil der Rechnung
- Brutto — der Rechnungswert inklusive Steuern
- Bezahlt — der bereits gegen die Rechnung bezahlte Betrag
- Saldo — der noch auf der Rechnung geschuldete Betrag
- Typ — die Art der Rechnung (z. B. Standardverkauf, Gutschrift)
- Ausgestellt von — das Teammitglied, das die Rechnung erstellt hat
- Ausstellendes Unternehmen — die Geschäftseinheit, unter der die Rechnung ausgestellt wurde
- Erstellungsdatum der Rechnung — wann der Rechnungsdatensatz erstmals im System erstellt wurde
- Preisliste — welche Preisliste auf die Rechnung angewendet wurde
- Letzte Aktualisierungszeit — wann der Rechnungsdatensatz zuletzt geändert wurde
- Rechnungsnotiz — jede an die Rechnung angehängte Notiz
- Healthcode — Healthcode-Referenz, sofern zutreffend
- Trinkgeld — auf der Rechnung erfasster Trinkgeldbetrag
- Guthabentyp — Art des auf die Rechnung angewendeten Guthabens, falls vorhanden
- Rechnungsteam — das mit der Rechnung verknüpfte Team
- Rechnung erstellt von — welcher Benutzer den Rechnungsdatensatz erstellt hat
- Xero-Synchronisierung — ob die Rechnung mit Xero synchronisiert wurde
- Versanddatum — wann die Rechnung dem Kunden per E-Mail zugesandt wurde
- Versandstatus — ob die Rechnung versendet wurde
- Steuergruppe — die auf die Rechnung angewendete Steuergruppe/-regel
Die Auswahl eines Feldes hier legt fest, was der Operator und der Wert in den nächsten Schritten tatsächlich prüfen.
Schritt 6: Den Operator ändern (datumsähnliche Felder)
Bei einem Feld wie Rechnungsdatum, das mit einem Zeitpunkt statt mit einer festen Kategorie verglichen wird, steuert die Operatorliste, wie das Datum mit dem von Ihnen gewählten Wert verglichen wird:
- ist — nur Rechnungen, die an einem exakten Datum ausgestellt wurden
- ist nicht — schließt Rechnungen aus, die an einem exakten Datum ausgestellt wurden
- ist später als — nur Rechnungen, die nach einem bestimmten Datum ausgestellt wurden
- ist früher als — nur Rechnungen, die vor einem bestimmten Datum ausgestellt wurden
- ist genau oder später als — schließt das Datum selbst sowie alles danach ein
- ist genau oder früher als — schließt das Datum selbst sowie alles davor ein
- ist jetzt bis — nur Rechnungen, die zwischen jetzt und einem von Ihnen angegebenen Datum ausgestellt wurden
- ist leer — nur Rechnungen ohne erfasstes Datum
- ist nicht leer — nur Rechnungen mit einem erfassten Datum, wodurch der Standardfilter Rechnungen isoliert, die diesen Monat ausgestellt wurden
Schritt 7: Den Wert auswählen
Wenn Sie auf den Wert für Rechnungsdatum klicken, öffnet sich die Liste Bevorzugte Zeiträume — dynamische Datumsbereiche, die sich bei jedem Ausführen des Berichts automatisch aktualisieren:
- Heute — von Mitternacht bis zur aktuellen Uhrzeit
- Gestern — der vorherige 24-Stunden-Tag
- Diesen Monat — der aktuelle Kalendermonat, und der Standardwert für diesen Bericht, nützlich, um den bisher im aktuellen Abrechnungszeitraum eingegangenen Umsatz zu verfolgen
- Dieses Jahr — das aktuelle Kalenderjahr
Schritt 8: Den zweiten Filter anpassen — Zahlungsstatus
Die zweite Filterzeile verwendet dieselbe Objekt-/Feld-Logik. Wenn Sie auf das Objekt klicken, wird dieselbe Liste wie in Schritt 4 angezeigt, sodass Sie diese Zeile bei Bedarf auf ein völlig anderes Objekt ausrichten können.
Wenn Sie auf das Feld klicken, öffnet sich dieselbe scrollbare Liste mit allem, was zu einer Rechnung erfasst wird, wie in Schritt 5:
Bei einem Feld wie Zahlungsstatus, das über eine feste Anzahl möglicher Antworten statt über eine Zahl oder ein Datum verfügt, sieht die Operatorliste anders aus:
- ist — nur den genau ausgewählten Status einbeziehen
- ist nicht — den ausgewählten Status ausschließen, wodurch der Standardfilter unbezahlte Rechnungen aus der Umsatzberechnung entfernt
- ist leer — nur Datensätze ohne erfassten Status einbeziehen
- ist nicht leer — nur Datensätze mit erfasstem Status einbeziehen
- ist eines von — Datensätze einbeziehen, die mit einem beliebigen von mehreren gleichzeitig ausgewählten Status übereinstimmen, nützlich, wenn Sie bezahlte und teilweise bezahlte Rechnungen nebeneinander statt durch Ausschluss kombiniert sehen möchten
Wenn Sie auf den Wert für Zahlungsstatus klicken, öffnet sich ein Suchfeld zusammen mit jedem verfügbaren Status:
- Bezahlt — die Rechnung wurde vollständig bezahlt
- Teilweise bezahlt — ein Teil, aber nicht die gesamte Rechnung wurde bezahlt
- Unbezahlt — es wurde keine Zahlung erfasst, was der vom Standardfilter ausgeschlossene Status ist
Schritt 9: Den dritten Filter anpassen — Artikelkategorie
Die dritte Filterzeile wechselt das Objekt von Rechnung zu Position, da die Artikelkategorie eine Eigenschaft des Verkauften ist und nicht der Rechnung selbst. Wenn Sie auf das Objekt klicken, wird dieselbe Liste wie in Schritt 4 angezeigt:
Wenn Sie auf das Feld klicken, öffnet sich eine scrollbare Liste, da eine Position mehr Details enthält:
Alle für das Objekt Position verfügbaren Felder sind unten aufgeführt:
- Artikelname — der Name des verkauften Produkts/der Dienstleistung/des Pakets
- Mitarbeiter der Position — das Teammitglied, dem der Verkauf zugeordnet wird
- Kunde der Position — der Kunde, an den der Artikel verkauft wurde
- Menge — Anzahl der verkauften Einheiten
- Einzelpreis — Preis pro Einheit vor Rabatt
- Steuerbetrag / Artikel-Steuer — auf den Artikel erhobene Steuer
- Rabatt % — der angewendete prozentuale Rabatt
- Artikel netto — Artikelwert nach Rabatt, ohne Steuer
- Artikelkategorie — die Art des verkauften Artikels (Leistung, Produkt, Paket, Gutschein, Auf Rechnung, Servicegebühr, Mitgliedschaft, Geschenkkarten), was den dritten Standardfilter steuert
- Rabatt pro Einheit — pro Einheit angewendeter Rabattbetrag
- Produktcode — der Lager-/SKU-Code für einen Produktartikel
- Rabatt — der Geldwert des angewendeten Rabatts
- Rabattgrund — der für den Rabatt erfasste Grund
- Artikel brutto — Artikelpreis vor Rabatt, Steuer oder zusätzlichen Gebühren
- Gewinn — die verbleibende Marge des Artikels nach Berücksichtigung der Kosten
- Gutscheincode / Gutscheintyp / Gutscheinstatus / Gutscheinbetrag / Gutschein verbleibend / Gutschein-Ablaufdatum — Details eines Geschenkgutscheins, relevant nur, wenn es sich beim Artikel um eine Gutscheineinlösung handelt
- Steuersatz — der auf den Artikel angewendete Steuersatz
- Paketstatus und zugehörige Paketfelder — Details eines Pakets, relevant nur, wenn es sich beim Artikel um ein Paket oder eine Paketeinlösung handelt
Für Artikelkategorie sieht die Operatorliste wie bei jedem kategorieähnlichen Feld aus, aber dieser Bericht verwendet ist keines von statt ist:
- ist — nur die genau ausgewählte Kategorie einbeziehen
- ist nicht — die ausgewählte Kategorie ausschließen
- ist leer — nur Datensätze ohne erfasste Kategorie einbeziehen
- ist nicht leer — nur Datensätze mit erfasster Kategorie einbeziehen
- ist eine von — Datensätze einbeziehen, die mit einer beliebigen von mehreren gleichzeitig ausgewählten Kategorien übereinstimmen
- ist keine von — alle von Ihnen gleichzeitig ausgewählten Kategorien ausschließen, wodurch der Standardfilter Positionen mit Auf Rechnung und Gutschein aus der Umsatzsumme entfernt
Wenn Sie auf den Wert klicken, öffnet sich ein Mehrfachauswahl-Suchfeld zusammen mit jedem in Ihrem Konto derzeit verwendeten Kategorietyp. Da der Operator ist keine von lautet, können Sie mehr als eine Kategorie zum gleichzeitigen Ausschließen ankreuzen — hier sind sowohl Auf Rechnung als auch Gutschein ausgewählt, jeweils mit einem Häkchen gekennzeichnet:
- Leistung
- Produkt
- Paket
- Gutschein — ausgewählt und vom Standardfilter ausgeschlossen
- Auf Rechnung — ausgewählt und vom Standardfilter ausgeschlossen
- Servicegebühr
- Mitgliedschaft
- Pakete
- Geschenkkarten
Schritt 10: Die Daten überprüfen
Sobald Ihre Filter wie gewünscht eingestellt sind, wird der Bericht automatisch aktualisiert und listet jede abgeschlossene Rechnung auf, die Ihren Regeln entspricht, zusammen mit Spalten wie Rechnungsdatum, Zahlungsstatus sowie Netto-/Bruttowerten.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Bericht „Umsatz nach abgeschlossenen Rechnungen“ ganz einfach erstellen und anpassen.
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