In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie in Pabau erstellte Briefe sicher über das Kundenportal teilen können. Das sichere Teilen von Briefen stellt sicher, dass Ihre Kunden wichtige Mitteilungen sicher und bequem einsehen können.
Schritt 1: Zur Kundenkarte navigieren
Beginnen Sie, indem Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto anmelden und die Suchleiste oben auf dem Bildschirm verwenden, um nach dem Kunden zu suchen, mit dem Sie einen Brief teilen möchten.
Schritt 2: Auf Briefe zugreifen
Navigieren Sie in der Kundenkarte zum Tab Kommunikation und gehen Sie von dort aus zum Bereich Briefe. Hier können Sie den Brief auswählen, den Sie mit dem Kunden teilen möchten.
HINWEIS: Wenn der Brief, den Sie teilen möchten, nicht aufgeführt ist, können Sie einen neuen Brief von Grund auf erstellen oder eine vorhandene Vorlage auswählen. Kehren Sie nach dem Speichern des Briefes zu diesem Bereich zurück, um ihn zum sicheren Teilen auszuwählen.
Um zu erfahren, wie Sie einen Brief von Grund auf erstellen, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Schritt 3: Den zu teilenden Brief finden
Suchen Sie im ''Bereich Briefe'' der Kundenkarte nach dem Brief, den Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Brief, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie dann ''Sicher teilen'', um den Brief sicher über das Kundenportal zu versenden.
Schritt 4: Den Brief sicher teilen
Sobald Sie auf ''Sicher teilen'' klicken, öffnet sich ein Panel auf der rechten Seite des Bildschirms.
Hier können Sie Ihre Briefe überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier ist eine Übersicht der einzelnen Abschnitte des Sicher teilen Panels:
-
Geteilte Briefe
Oben im Panel sehen Sie die Gesamtzahl der Briefe, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche ''Anzeigen'', um den ''Freigabeverlauf'' zu öffnen. Dort wird angezeigt, welche Briefe geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
- Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld ''Teilen mit'' aus, wer die geteilten Briefe erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Briefe
Hier können Sie den Brief einsehen, den Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Briefe hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach aus der Liste aus, bevor Sie sie senden.
- Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per SMS erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sicher teilen per SMS in Ihren ''Kundenbenachrichtigungen'' -Einstellungen aktiviert ist.
- E-Mail-Zustellung
Der geteilte Brief wird dem Kunden per E-Mail zugesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf den in diesem Abschnitt angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch unter ''Kundenbenachrichtigungen'' angepasst werden, um sie besser an den Stil und die Kommunikation Ihrer Praxis anzupassen. - Notiz im Kundenportal
Verwenden Sie dieses Feld, um eine persönliche Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Diese Notiz wird zusammen mit dem geteilten Brief im Kundenportal angezeigt und bietet zusätzlichen Kontext oder weitere Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
- Passwortschutz
Die Option Passwort schützen ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Briefe zu sichern. Wenn diese Option aktiviert ist, wird in der an den Empfänger gesendeten E-Mail automatisch ein Zugangs-PIN eingefügt. Jedes Mal, wenn der Kunde seine Seite aktualisiert, muss er den sicheren Zugangscode eingeben.
- Abschließen & Senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf ''Sicher per E-Mail teilen'', um den Brief an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie nicht fortfahren möchten, klicken Sie auf Abbrechen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf den Brief zugreift
Nach dem Teilen des Briefes erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie dem Zugangs-PIN.
Um den Brief im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diesen PIN eingeben, damit sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger den Brief einsehen kann.
Nach Eingabe des PINs wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er den Brief sicher einsehen und öffnen kann.
Wenn 5 Mal ein falscher PIN eingegeben wird, erhält der Kunde eine Fehlermeldung. Um dies zu beheben, muss ein Mitarbeiter den Brief über einen neuen sicheren Link erneut versenden.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Briefe sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass diese die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Weitere Anleitungen finden Sie in den untenstehenden verwandten Artikeln, wählen Sie weitere Anleitungen aus, oder nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
Um Ihr Pabau-Konto vollständig nutzen und verstehen zu können, empfehlen wir Ihnen außerdem, weitere Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen für ein umfassendes Lernerlebnis, das Ihnen die notwendigen Fähigkeiten vermittelt, um mit Pabau erfolgreich zu sein.