In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Formulare und Behandlungsnotizen aus dem Profil eines Kunden sicher über das Kundenportal freigeben. Der Vorgang ähnelt dem Freigeben von Dokumenten und stellt sicher, dass vertrauliche Kundendaten sicher übermittelt werden.
Schritt 1: Navigieren Sie zur Kundenkarte
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben auf dem Bildschirm, um den Kunden zu suchen, mit dem Sie ein Formular teilen möchten.
Schritt 2: Kundenkarte und Formulare öffnen
Wählen Sie im Dropdown-Menü eine der folgenden Optionen aus:
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Formulare - zum Teilen medizinischer oder administrativer Formulare
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Behandlungsnotizen - zum Teilen klinischer Notizen oder Fortschrittsberichte
Schritt 3: Das zu teilende Formular oder die Behandlungsnotiz finden
Durchsuchen Sie im ausgewählten Bereich die Liste und finden Sie das spezifische Formular oder die Behandlungsnotiz, die Sie teilen möchten. Neben jedem Eintrag sehen Sie eine Schaltfläche „Sicher teilen“.
HINWEIS: Wenn Sie HIPAA-Compliance-Unterstützung aktiviert haben, können Sie keine Formulare mit dem Kunden teilen.
Schritt 4: Das Formular/die Behandlungsnotiz sicher teilen
Sobald Sie auf „Sicheres Teilen“ klicken, öffnet sich ein Bereich auf der rechten Seite des Bildschirms.
Von hier aus können Sie Ihre Formulare überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier sehen Sie, was jeder Bereich des Fensters Secure Share enthält:
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Geteilte Formulare
Oben im Bereich sehen Sie die Gesamtzahl der Formulare, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“, um den „Freigabeverlauf“ zu öffnen. Dieser zeigt an, welche Formulare geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
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Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld „Teilen mit“ aus, wer die geteilten Formulare erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Formulare
Hier sehen Sie das Formular, das Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Formulare hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach aus der Liste aus, bevor Sie sie senden.
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Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per Textnachricht erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sicheres Teilen per SMS in Ihren „Kundenbenachrichtigungen“ Einstellungen aktiviert ist.
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E-Mail-Zustellung
Die geteilten Formulare werden dem Kunden per E-Mail zugesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau ansehen, indem Sie auf den in diesem Bereich angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch in „Kundenbenachrichtigungen“ angepasst werden, um sie besser an den Stil und die Kommunikation Ihrer Praxis anzupassen.
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Kundenportal-Hinweis
Verwenden Sie dieses Feld, um eine personalisierte Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Dieser Hinweis wird zusammen mit den geteilten Formularen im Kundenportal angezeigt und bietet Kontext oder zusätzliche Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
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Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Formulare sicher zu halten. Wenn aktiviert, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Der Empfänger muss diese PIN eingeben, um die geteilten Formulare zu öffnen. Sie bleibt 30 Tage lang gültig und stellt sicher, dass nur die vorgesehene Person auf die Dateien zugreifen kann.
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Abschließen & senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf „Sicher per E-Mail teilen“, um die Formulare an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie sich entscheiden, nicht fortzufahren, klicken Sie auf Schließen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Kunden können das Formular auch per E-Mail an den Kunden senden, indem sie auf die drei Punkte neben dem Formular klicken und die Option „Als E-Mail senden“ auswählen. In diesem Fall wird das Formular als PDF-Anhang direkt in den Posteingang des Kunden zugestellt.
Schritt 5: Wie der Kunde auf das Formular zugreift
Nachdem die Formulare geteilt wurden, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um das Formular im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, sodass sichergestellt ist, dass nur der vorgesehene Empfänger die Formulare einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er das Formular sicher ansehen und öffnen kann.
Wenn 5 Mal ein falscher PIN eingegeben wird, erhält der Kunde eine Fehlermeldung. Um dies zu beheben, muss ein Mitarbeiter den Brief über einen neuen sicheren Link erneut versenden.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Formulare und Behandlungsnotizen sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass sie die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
Weitere Anleitungen finden Sie in den zugehörigen Artikeln unten, wählen Sie weitere Leitfäden aus oder verwenden Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen dabei, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
Um Ihr Pabau-Konto vollständig zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen außerdem, die zusätzlichen Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen sowie ein ganzheitliches Lernerlebnis, das Ihnen die wesentlichen Fähigkeiten für Ihren Erfolg mit Pabau vermittelt.