In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente teilen können, die in das Profil eines Kunden über das Kundenportal hochgeladen wurden. Das sichere Teilen von Dokumenten stellt sicher, dass Ihre Kunden sicher und bequem auf die benötigten Dateien zugreifen können.
Schritt 1: Navigieren Sie zur Kundenkarte
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben auf dem Bildschirm, um nach dem Kunden zu suchen, mit dem Sie ein Dokument teilen möchten.
Schritt 2: Auf Kundenkarte und Dokumente zugreifen
Klicken Sie in der Kundenkarte auf den Tab Chart/EMR und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Dokumente".
Schritt 3: Suchen Sie das Dokument, das Sie teilen möchten
Suchen Sie im „Dokumentenbereich" der Kundenkarte die Datei, die Sie teilen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Dokument, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie dann „Sicher teilen", um das Dokument sicher über das Kundenportal zu versenden.
Schritt 4: Dokument sicher teilen
Sobald Sie auf „Sicher teilen" klicken, öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms ein Panel.
Hier können Sie Ihre Dokumente überprüfen, anpassen und sicher über das Kundenportal an den Kunden senden.
Hier sehen Sie, was jeder Bereich des Sicher teilen-Panels umfasst:
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Geteilte Dokumente
Oben im Panel sehen Sie die Gesamtzahl der Dokumente, die mit dem Kunden geteilt wurden.
Wenn Sie die Details überprüfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen", um den „Freigabeverlauf" zu öffnen. Hier wird angezeigt, welche Dokumente geteilt wurden, wann sie gesendet wurden und welcher Mitarbeiter sie geteilt hat.
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Empfängerdetails
Wählen Sie im Feld „Teilen mit" aus, wer die geteilten Dokumente erhalten soll, in der Regel der Kunde, Sie können sie aber auch mit einer Versicherungsgesellschaft oder einem anderen autorisierten Kontakt teilen.
- Ausgewählte Dokumente
Hier können Sie das Dokument sehen, das Sie zum Teilen ausgewählt haben. Wenn Sie weitere Dokumente hinzufügen möchten, wählen Sie diese einfach vor dem Senden aus der Liste aus.
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Per SMS teilen
Sie können den SMS-Schalter aktivieren, wenn der Kunde den sicheren Link zusätzlich zur E-Mail auch per SMS erhalten soll. Um diese Option zu nutzen, stellen Sie sicher, dass Sicher teilen per SMS in Ihren „Kundenbenachrichtigungen"-Einstellungen aktiviert ist.
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E-Mail-Zustellung
Das geteilte Dokument wird dem Kunden per E-Mail zugesendet. Sie können die E-Mail-Vorlage in der Vorschau anzeigen, indem Sie auf den in diesem Bereich angezeigten Link klicken.
Die Vorlage kann auch in „Kundenbenachrichtigungen" angepasst werden, um sie besser an den Stil und die Botschaft Ihrer Praxis anzupassen.
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Notiz im Kundenportal
Verwenden Sie dieses Feld, um eine persönliche Nachricht für Ihren Kunden hinzuzufügen. Diese Notiz erscheint zusammen mit dem geteilten Dokument im Kundenportal und liefert Kontext oder zusätzliche Informationen, die Ihr Kunde benötigen könnte.
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Passwortschutz
Die Option Passwortschutz ist standardmäßig aktiviert, um Ihre Dokumente zu schützen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird automatisch eine Zugangs-PIN in die an den Empfänger gesendete E-Mail aufgenommen. Jedes Mal, wenn der Kunde die Seite aktualisiert, muss er den sicheren Zugangscode eingeben
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Abschließen & Senden
Sobald Sie alle Details überprüft haben, klicken Sie auf „Sicher per E-Mail teilen", um das Dokument an Ihren Kunden zu senden. Wenn Sie sich entscheiden, nicht fortzufahren, klicken Sie auf Schließen - es werden keine Informationen gespeichert oder gesendet.
Schritt 5: Wie der Kunde auf das Dokument zugreift
Nachdem Sie das Dokument geteilt haben, erhält Ihr Kunde eine E-Mail mit den geteilten Dateien sowie der Zugangs-PIN.
Um das Dokument im Kundenportal zu öffnen, muss der Kunde diese PIN eingeben, wodurch sichergestellt wird, dass nur der vorgesehene Empfänger die Dokumente einsehen kann.
Nach Eingabe der PIN wird der Kunde zum Kundenportal weitergeleitet, wo er das Dokument sicher ansehen und öffnen kann.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Dokumente sicher mit Ihren Kunden teilen und sicherstellen, dass diese die notwendigen Informationen sicher und effizient erhalten.
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