Wenn ein Kunde nicht erscheint oder einen Termin storniert, kann eine automatisierte Follow-up-E-Mail helfen, ihn zurückzugewinnen. Dieser Artikel behandelt zwei Workflows - einen für Nichterscheinen und einen für Stornierungen - die beide eine personalisierte Reaktivierungs-E-Mail versenden, sobald der Terminstatus aktualisiert wird.
Workflow 1: Follow-up bei Nichterscheinen
Schritt 1: Zu Workflows navigieren
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto unter app.pabau.com an. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Marketing und klicken Sie dann auf Workflow. Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen.
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, wählen Sie Von Grund auf neu erstellen.
Schritt 2: Den Trigger „Termine: Aktualisiert" auswählen
Die rechte Seitenleiste öffnet sich und fordert Sie auf, einen Trigger auszuwählen. Wählen Sie Termine.
Unterhalb des Rasters wird eine Liste mit Terminaktivitäten angezeigt. Wählen Sie Aktualisiert - dies löst den Workflow aus, sobald ein Termin über den Kalender aktualisiert wird, einschließlich wenn der Status auf „Abgeschlossen" geändert wird.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern" und das Panel Erstellen öffnet sich. Wählen Sie Bedingung.
Schritt 3: Bedingungen hinzufügen
Der Bedingungsbildschirm öffnet sich mit einer Standardzeile. Klicken Sie auf Termindatum und ändern Sie es zu Terminstatus. Klicken Sie auf den Wert und wählen Sie Nicht erschienen.
Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um zu speichern.
Schritt 4: Eine Aktion „E-Mail senden" hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche + unterhalb des Bedingungsblocks. Wählen Sie Aktion → Aktionen in Pabau → Kommunikation → E-Mail senden und klicken Sie zweimal auf Weiter.
Füllen Sie die vier erforderlichen Felder aus:
An - wählen Sie E-Mail des Kunden (Trigger)
Von - wählen Sie die Absenderadresse Ihrer Praxis aus dem Abschnitt Sonstiges
Betreff - zum Beispiel: [Vorname des Kunden] - Wir haben Sie heute vermisst
Nachricht - verfassen Sie Ihre Reaktivierungsnachricht. Verwenden Sie Einfügen, um Merge-Tags hinzuzufügen. Ein einfaches Beispiel:
Hallo [Vorname des Kunden],
Wir haben festgestellt, dass Sie Ihren Termin heute nicht wahrnehmen konnten - wir hoffen, es ist alles in Ordnung.
Wir würden uns freuen, Ihnen zu helfen, zu einem für Sie passenden Zeitpunkt einen neuen Termin zu buchen. Klicken Sie unten, um einen neuen Termin zu finden.
[Buchungs-URL]
[Vollständiger Name des Benutzers]
Klicken Sie auf Aktion speichern.
Schritt 5: Testen und aktivieren
Klicken Sie auf Workflow testen, überprüfen Sie den Verlauf der Ausführungen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ausgeführt wurde, wechseln Sie dann von Entwurf zu Veröffentlichen und klicken Sie auf Speichern.
Workflow 2: Follow-up bei Stornierung
Dieser Workflow folgt derselben Struktur wie der oben beschriebene Workflow für Nichterscheinen. Der einzige Unterschied ist der Bedingungswert - setzen Sie Terminstatus auf Storniert statt auf Nicht erschienen.
Schritt 1: Einen neuen Workflow erstellen
Klicken Sie auf der Workflows-Seite auf Workflow erstellen und wählen Sie Von Grund auf neu erstellen.
Schritt 2: Den Trigger „Termine: Aktualisiert" auswählen
Wählen Sie Termine → Aktualisiert. Der Trigger wird automatisch gespeichert.
Schritt 3: Eine Bedingung hinzufügen
Setzen Sie die Bedingung auf Wo Terminstatus Storniert ist.
Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um zu speichern.
Schritt 4: Eine Aktion „E-Mail senden" hinzufügen
Folgen Sie denselben Schritten wie bei Workflow 1. Passen Sie für die Stornierungs-E-Mail Betreff und Nachricht dem Kontext entsprechend an. Zum Beispiel:
Betreff: [Vorname des Kunden] - Schade, dass wir Sie nicht sehen konnten
Nachricht:
Hallo [Vorname des Kunden],
Es tut uns leid, dass Sie Ihren letzten Termin absagen mussten. Wir verstehen vollkommen, dass manchmal etwas dazwischenkommt.
Sobald Sie bereit sind, heißen wir Sie gerne wieder willkommen. Sie können hier zu einem für Sie passenden Zeitpunkt einen neuen Termin buchen.
[Buchungs-URL]
[Vollständiger Name des Benutzers]
Klicken Sie auf Aktion speichern, wechseln Sie dann von Entwurf zu Veröffentlichen und klicken Sie auf Speichern.
HINWEIS: Die vollständige Liste der für Bedingungen verfügbaren Terminstatus umfasst: Wartend, Angekommen, Abgeschlossen, Nicht erschienen, Verspätet und Storniert. Sie können jeden dieser Status verwenden, um gezielte Follow-up-Workflows für unterschiedliche Szenarien zu erstellen.
Weitere Anleitungen finden Sie in den verwandten Artikeln unten, wählen Sie zusätzliche Anleitungen aus oder nutzen Sie die Suchleiste oben auf der Seite. Diese Anleitungen helfen Ihnen, das Beste aus Ihrem Pabau-Konto herauszuholen.
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