So richten Sie eine Automatisierung für das Inkasso ein

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine Automatisierung einrichten, um Kunden mit offenen oder teilweise bezahlten Rechnungen Benachrichtigungen zu senden.

Wenn Sie neu bei der Funktion „Automatisierungen" sind, empfehlen wir Ihnen, unseren Hauptartikel zu lesen, der einen detaillierten Überblick über alles bietet, was Sie über die effektive Nutzung von Automatisierungen wissen müssen.

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Schritt 1: Zu Automatisierungen navigieren

Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und navigieren Sie im linken Seitenmenü zum Bereich Marketing . Klicken Sie auf „Automatisierung", um fortzufahren.

Schritt 2: Eine neue Automatisierung erstellen

Um eine neue Automatisierung zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Automatisierung erstellen". 

Fahren Sie fort, um eine Automatisierung von Grund auf neu zu erstellen. Wählen Sie im nächsten Schritt, in dem Sie das Objekt auswählen können, gegen das Sie eine Automatisierung durchführen möchten, „Line Items" aus, um die unbezahlten Rechnungen herauszufiltern. 

Auf der nächsten Seite werden Sie aufgefordert, auszuwählen, ob Sie eine SMS-Automatisierung oder eine E-Mail-Automatisierung erstellen möchten.

Schritt 3: Allgemeine Informationen zur Automatisierung angeben

Wenn Sie eine E-Mail-Automatisierung erstellen, sollten Sie in diesem Tab den internen Titel der Automatisierung sowie den für Kunden sichtbaren E-Mail-Betreff angeben. Dieses Feld muss ausgefüllt werden. Wenn Sie eine SMS-Automatisierung erstellen, sollten Sie den internen Titel der Automatisierung und den Absendernamen angeben. Zudem können Sie festlegen, wie oft die Automatisierung ausgeführt werden soll, und verhindern, dass ein Kunde mehrfach angeschrieben wird. 

Bei der Auswahl der Tage für die geplante Erinnerung sind Samstage und Sonntage zunächst von der Automatisierung ausgeschlossen. Um bestimmte Tage ein- oder auszuschließen, klicken Sie auf den jeweiligen Tag. Ausgewählte Tage werden hellblau hervorgehoben.

Schritt 4: Die Zielgruppe auswählen 

Dieser Schritt ist entscheidend für die Einrichtung Ihrer Automatisierung. Zunächst sollten Sie Ihre Zielgruppe filtern, um Benachrichtigungen an Kunden mit unbezahlten oder teilweise bezahlten Rechnungen zu senden. Navigieren Sie dazu zum Tab „Zielgruppe" und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen", um Filter hinzuzufügen.

• Der erste Filter, „Kunden anzeigen, die ALLE diese Bedingungen erfüllen", filtert Kunden, die alle von Ihnen hinzugefügten Bedingungen erfüllen; wenn eine Bedingung nicht zutrifft, wird der Kunde nicht angezeigt. In diesem Fall empfehlen wir, die Bedingung „Kunde aktiv ist Aktiv" in diesem Filter hinzuzufügen, um nur aktive Kunden anzuzeigen.
• Der zweite Filter, „Und erfüllt EINE dieser Bedingungen", filtert nach beliebigen Bedingungen, die Sie hinzufügen. In diesem Fall empfehlen wir, die Bedingungen „Rechnungszahlungsstatus ist Unbezahlt" und „Rechnungszahlungsstatus ist Teilweise bezahlt" hinzuzufügen. 

Achten Sie darauf, einen Filternamen einzugeben; ohne diesen können Sie die Änderungen nicht speichern. Nachdem Sie den Namen hinzugefügt haben, erscheint unten rechts auf dem Bildschirm die blaue Schaltfläche „Speichern". 

Sobald Sie den Filter gespeichert haben, zeigt der Tab „Zielgruppe" Ergebnisse basierend auf Ihren ausgewählten Kriterien an. In diesem Beispiel würde also jeder Kunde mit einer als „Unbezahlt" markierten Rechnung in der Liste erscheinen. Der Filter wird zudem unten für die zukünftige Verwendung gespeichert.

Schritt 5: Ihre Automatisierung gestalten

Sie können aus verschiedenen von Pabau bereitgestellten Vorlagen wählen oder Ihre eigene Vorlage per Code erstellen. Die Option, Ihre Vorlage zu codieren, finden Sie, wenn Sie im Design-Tab nach unten scrollen.

Wenn Sie eine Vorlage von Pabau verwenden möchten, können Sie alle Komponenten manuell per Drag & Drop auf die Seite ziehen.

Wenn Sie hingegen bereits an anderer Stelle eine Vorlage erstellt haben, können Sie deren HTML-Code direkt eingeben. Zusätzlich können Sie in der Vorlage „Eigenen Code schreiben" Komponenten manuell eingeben.

Wenn Sie SMS-Automatisierungen erstellen, können Sie im Design-Tab die Nachricht bearbeiten, die gesendet werden soll, und haben zudem die Möglichkeit, Links wie den Link zur Online-Terminbuchung, den Link zum Kundenportal oder einen beliebigen individuellen Link einzufügen. 

Schritt 6: Die Automatisierung überprüfen

Wechseln Sie zum Tab „Überprüfen", um zu bestätigen, dass Sie die Einrichtung Ihrer Automatisierung abgeschlossen haben. Prüfen Sie, ob alle für die Aktivierung erforderlichen Felder ausgefüllt sind. Sobald alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren", um sie zu aktivieren. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Speichern" klicken, wird Ihre Automatisierung gespeichert, ohne sie zu aktivieren. Das bedeutet, sie wird in Ihrer Liste der Automatisierungen gespeichert, wird jedoch erst ausgeführt, wenn Sie sie manuell auslösen.

Die von Ihnen erstellte Automatisierung wird auf der Seite „Automatisierungen" angezeigt. Wenn sie aktiv ist, ist der Schalter eingeschaltet. Andernfalls ist der Schalter ausgegraut.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Erinnerungsautomatisierung für Kunden erstellen, die ihre unbezahlten Rechnungen begleichen sollen.

HINWEIS: Ohne Advanced Marketing können Sie nur zwei Automatisierungen planen. Um die erweiterten Funktionen von Marketing Plus zu entdecken, finden Sie in diesem Artikel weitere Informationen.

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