In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine E-Mail über die Kundenkarte senden.
Dieser Artikel behandelt die neue Kundenkarte, die ab August 2026 für ausgewählte Kliniken verfügbar ist. Wenn Ihre Kundenkarte anders aussieht, lesen Sie stattdessen die Anleitung So senden Sie eine E-Mail über die Kundenkarte (Klassisch).
Schritt 1: Kunden finden
Suchen Sie zunächst nach dem Kunden, dem Sie eine E-Mail senden möchten. Nutzen Sie dazu die Suchleiste oben auf dem Bildschirm für einen schnellen Zugriff.
HINWEIS: Weitere Informationen zur Verwaltung der Kundenkarte finden Sie in diesem Artikel.
Schritt 2: E-Mail-Editor öffnen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ unten rechts auf der Kundenkarte.
Wählen Sie im angezeigten Menü Erstellen die Option „Kommunikation“ und anschließend im Untermenü „E-Mail“.
HINWEIS: Wenn für den Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, steht die Option E-Mail erst zur Verfügung, nachdem Sie eine E-Mail-Adresse zu den Kundendaten hinzugefügt haben.
Schritt 3: E-Mail verfassen
Der Editor „Neue E-Mail“ öffnet sich als schwebendes Fenster.
Oben zeigt die Leiste Details den Empfänger sowie ein Feld „Worum geht es?“ an. Klicken Sie auf die Details-Leiste, um sie zu erweitern und folgende Optionen anzuzeigen:
- An: Die E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch vorausgefüllt. Sie können außerdem Cc- und Bcc-Empfänger hinzufügen.
- Betreff: Geben Sie die Betreffzeile der E-Mail ein. Ein Zeichenzähler rechts zeigt die Länge im Vergleich zum empfohlenen Limit von 78 Zeichen an.
- Von: Wählen Sie aus, von welcher Absender-E-Mail-Adresse und mit welchem Namen die E-Mail gesendet werden soll.
- Anhängen: Optional können Sie einen Termin oder eine Rechnung mit der E-Mail verknüpfen. Beide Felder sind optional.
Verfassen und formatieren Sie Ihre E-Mail im Hauptbereich mithilfe des Text-Editors. Oben im Editor steht Ihnen eine vollständige Formatierungsleiste zur Verfügung, unter anderem für Schriftart, Schriftgröße, Fett, Kursiv, Ausrichtung, Links und Bilder.
Schritt 4: Symbolleisten-Optionen nutzen
Am unteren Rand des Editors finden Sie folgende Tools, um Ihre E-Mail zu verbessern:
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Vorlagen: Wählen Sie aus Ihren gespeicherten E-Mail-Vorlagen – etwa für Vorbereitung, Nachsorge oder Recall-E-Mails. Klicken Sie, um die Liste zu öffnen, wählen Sie eine Vorlage aus, und diese wird zur Bearbeitung in den E-Mail-Text eingefügt.
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Formulare: Fügen Sie ein ausgefülltes Formular aus der Kundenakte ein, oder wechseln Sie zu Anfordern, um einen Link einzufügen, mit dem der Kunde ein Formular online über das Kundenportal ausfüllen kann.
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Rechnungen: Wählen Sie eine der Rechnungen des Kunden aus und fügen Sie entweder einen Zahlungslink in die E-Mail ein oder hängen Sie die Rechnung als PDF an. Der Kunde kann über einen Zahlungslink die Rechnung online ansehen und bezahlen.
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Kundenakte: Übernehmen Sie Informationen aus der Kundenakte – etwa Termindetails, Krankengeschichte, Allergien, Beschwerden, Medikamente, Laborwerte, Rechnungen oder Formulare – und fügen Sie diese direkt in die E-Mail ein.
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Platzhalter (Merge Tags): Fügen Sie dynamische Felder ein, die beim Versand automatisch mit den tatsächlichen Kundendaten befüllt werden, z. B. Name, Termindatum oder Buchungslink.
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Terminvorschläge: Prüfen Sie die Verfügbarkeit einer Leistung oder eines Teammitglieds und fügen Sie vorgeschlagene Terminzeiten direkt in die E-Mail ein, aus denen der Kunde wählen kann.
Schritt 5: Dateien anhängen
Um Dateien an die E-Mail anzuhängen, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol neben der Schaltfläche „Senden“.
Das Fenster „Dateien anhängen“ wird mit zwei Bereichen angezeigt:
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Dateien hochladen: Ziehen Sie Dateien von Ihrem Computer direkt in den Upload-Bereich, oder klicken Sie auf „Dateien durchsuchen“, um sie manuell auszuwählen.
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Pabau durchsuchen: Durchsuchen Sie Dateien, die bereits in der Kundenakte gespeichert sind. Nutzen Sie die Suchleiste, um bestimmte Dateien zu finden, oder filtern Sie links nach Kategorie – darunter Formulare, Dokumente, Rechnungen, Briefe und Fotos. Die Dateien werden rechts als Karten mit Name und Datum angezeigt. Klicken Sie auf eine oder mehrere Dateien, um sie auszuwählen. Der Zähler unten zeigt an, wie viele Dateien ausgewählt sind.
Klicken Sie nach Ihrer Auswahl unten rechts auf „Ausgewählte anhängen“, um die Dateien zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen.
Schritt 6: E-Mail senden
Sobald Ihre E-Mail fertig ist, können Sie optional „Aufgabe zur Nachverfolgung erstellen“ aktivieren und festlegen, wann Sie erinnert werden möchten – von einem Werktag bis zu einem Jahr. Klicken Sie anschließend unten links auf die Schaltfläche „Senden“, um die E-Mail zu versenden.
Schritt 7: Gesendete E-Mail ansehen
Nach dem Versand erscheint die E-Mail im Tab „Kommunikation“ der Kundenkarte, wo Sie alle für diesen Kunden protokollierten E-Mails, SMS-Nachrichten, Briefe und sonstige Kommunikationen einsehen können.
Nachdem Ihre E-Mail gesendet wurde, wird die gesamte Kommunikation automatisch in der Kundenakte protokolliert, sodass die Interaktionen Ihres Teams stets übersichtlich und nachvollziehbar bleiben.
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