Wie man eine Rechnung erstattet (neue Kundenkarte)

Dieser Artikel erklärt die Schritte, die erforderlich sind, um eine Rechnung über die Kundenkarte zu erstatten.

Dieser Artikel behandelt die neue Kundenkarte, die ab August 2026 für ausgewählte Kliniken verfügbar ist. Wenn Ihre Kundenkarte anders aussieht, lesen Sie stattdessen die Anleitung Wie man eine Rechnung erstattet (Classic).

Schritt 1: Navigieren Sie zur Kundenkarte

Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an. Klicken Sie dann auf die Suchleiste oben auf der Seite und geben Sie mindestens drei Buchstaben des Kundennamens ein — Pabau filtert die Ergebnisse während der Eingabe. Wählen Sie den Kunden aus, um dessen Kundenkarte zu öffnen.

Schritt 2: Wechseln Sie zum Tab Finanzen

Wählen Sie in der Kundenkarte den Tab Finanzen. In diesem Bereich finden Sie die Rechnungen, Zahlungen und weiteren finanziellen Datensätze des Kunden.

Schritt 3: Suchen Sie die Rechnung

Öffnen Sie im Bereich Finanzen den Untertab Rechnungen, in dem alle erstellten Rechnungen aufgelistet sind. Um eine Erstattung einzuleiten, suchen Sie die Rechnung und klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um diese zu öffnen.

Schritt 4: Navigieren Sie zu Optionen

Klicken Sie bei geöffneter Rechnung oben rechts auf die Schaltfläche Optionen. In einem Dropdown-Menü werden die verfügbaren Aktionen für die Rechnung aufgeführt, darunter Erstattung.

Schritt 5: Schließen Sie die Erstattung ab

Durch Klicken auf Erstattung öffnet sich das Pop-up „Gutschrift erstellen“. Wählen Sie einen Grund aus, und markieren Sie dann unter „Zu erstattende Positionen“ die Positionen, die Sie erstatten möchten, und passen Sie für jede die Menge oder den Betrag an. Die Gesamtsumme wird automatisch aktualisiert.

Lassen Sie „Zugewiesene Zahlung erstatten“ aktiviert, um die Mittel an den Kunden zurückzugeben, wählen Sie dann die Zahlungsmethode aus und klicken Sie auf Gutschrift erstellen.

HINWEIS: Die Mittel werden dem Kunden nur zurückerstattet, wenn der zu gutschreibende Betrag bereits bezahlt wurde. Ist der Gutschriftbetrag höher als der vom Kunden bezahlte Betrag, wird stattdessen der offene Saldo reduziert und die Rechnung als vollständig bezahlt markiert. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten, und die Gutschrift wird zur Nachverfolgung protokolliert.

HINWEIS: Erstattungen für Zahlungen, die in bar geleistet wurden, können nicht über Stripe abgewickelt werden. Nur über Stripe durchgeführte Zahlungen können an Stripe zurückerstattet werden. Über Stripe geleistete Zahlungen können jedoch bei Bedarf mit alternativen Zahlungsmethoden erstattet werden.

Schritt 6: Bestätigen Sie die Erstattung

Sobald die Erstattung verarbeitet wurde, gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen. Die Rechnung zeigt nun neben ihrem Status ein Erstattung-Kennzeichen.

Die Erstattung selbst wird unter Finanzen > Zahlungen erfasst, wo sie mit dem Label „Erstattung“ und einem negativen Betrag angezeigt wird. Wenn Sie eine Notiz hinzugefügt haben, fahren Sie mit dem Mauszeiger über den Eintrag, um diese anzuzeigen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine Rechnung erfolgreich erstatten.

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