In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Stundenzettel der Mitarbeiter Ihrer Klinik verwalten.
Wer kann Stundenzettel verwalten?
Bevor wir mit den Schritten beginnen, ist es wichtig zu wissen, dass nur Admins innerhalb Ihres Pabau-Kontos – also diejenigen, die über die Team-Funktion als solche definiert sind – berechtigt sind, die Stundenzettel aller Mitarbeiter einzusehen, zu bearbeiten und zu löschen. Wenn Sie kein Admin sind, haben Sie eingeschränkteren Zugriff und können nur Ihre eigenen Stundenzettel einsehen und einreichen.
Was Sie auf der Seite „Stundenzettel“ tun können:
Die Seite „Stundenzettel“ bezieht ihre Informationen direkt aus der Zeiterfassungsfunktion. Auf dieser Seite können Sie Folgendes tun:
Eigene Stundenzettel einreichen: Wenn Sie vergessen haben, sich einzustempeln, sich verspätet eingestempelt oder sich versehentlich zu früh ausgestempelt haben, können Sie einen Stundenzettel manuell einreichen, um korrekte Aufzeichnungen sicherzustellen.
Stundenzettel von Kollegen bearbeiten: Als Admin können Sie Fehler in den Stundenzetteln anderer Mitarbeiter korrigieren, damit die Aufzeichnungen die tatsächlich geleisteten Stunden korrekt widerspiegeln.
Übersicht über das Zeitmanagement der Mitarbeiter einsehen: Als Admin haben Sie Zugriff auf eine Übersicht, die zeigt, wie jeder Mitarbeiter seine Zeit verbracht hat. So können Sie die Produktivität überwachen und die Einhaltung der geplanten Arbeitszeiten sicherstellen.
HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass die Funktion „Stundenzettel und Löhne“ für jeden Mitarbeiter einzeln aktiviert werden muss. Um diese Funktion zu aktivieren, folgen Sie einfach den Schritten in dieser Anleitung.
Nun gehen wir gemeinsam durch, wie Sie auf Stundenzettel zugreifen und diese verwalten können.
Schritt 1: Zugriff auf die Seite „Stundenzettel“
Melden Sie sich zunächst in Ihrem Pabau-Konto an. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Option „Team“. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dropdown-Menü „Stundenzettel“ aus. Dadurch gelangen Sie auf die Hauptseite zur Verwaltung der Stundenzettel, auf der alle Stundenzetteldaten hinterlegt sind.
Die Ansicht dieser Seite unterscheidet sich leicht je nach Ihrer Rolle in Ihrem Pabau-Konto (Admin oder Nicht-Admin).
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- Als Admin sehen Sie sowohl Ihre eigenen Stundenzettel als auch die Stundenzettel aller Mitarbeiter, die an den Standorten arbeiten, auf die Sie Zugriff haben.
- Nicht-Admins sehen nur ihre eigenen Stundenzettel.
Oben auf der Seite „Stundenzettel“ finden Sie Navigationsoptionen, mit denen Sie zwischen verschiedenen Tagen wechseln oder Stundenzettel nach Tag, Woche oder Monat anzeigen können. 
Als Admin können Sie zudem Filter nach Mitarbeiter und Standort anwenden, um die angezeigten Informationen einzugrenzen.
HINWEIS: Sie können nur die Standorte einsehen und auswählen, für die Sie berechtigt sind, wie im Tab „Standorte“ Ihres Benutzerprofils unter der Team-Funktion festgelegt.
Schritt 2: Stundenzettel ansehen und verstehen
Nachdem Sie die Seite „Stundenzettel“ aufgerufen haben, können Sie mit der Überprüfung und Verwaltung der Stundenzettel Ihrer Mitarbeiter beginnen.
Aktivitäten im Stundenzettel ansehen: Um eine detaillierte Ansicht der Aktivitäten eines Mitarbeiters für einen bestimmten Tag zu erhalten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile des Mitarbeiters in der Stundenzettel-Tabelle. Dadurch öffnet sich eine Vorschau, in der Sie eine chronologische Liste der Aktionen des Mitarbeiters während seiner Schicht sehen können, einschließlich Einstempelzeiten, Pausenzeiten und Ausstempelzeiten.
Auch wenn ein Mitarbeiter nicht eingeplant war oder sich nicht eingestempelt hat, gibt es dennoch eine Zeile für ihn in der Stundenzettel-Tabelle.
Um weitere Details zu bestimmten Ereignissen während der Schicht zu erhalten, wie Einstempeln, Pausen oder Ausstempeln, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über das entsprechende Symbol im Stundenzettel. Dadurch wird ein Tooltip mit zusätzlichen Informationen zu dem Ereignis angezeigt.
Laufende Schichten: Wenn ein Mitarbeiter aktuell eingestempelt ist, erhöht sich die Zeitanzeige im Stundenzettel im Laufe des Tages in Echtzeit und zeigt die verstrichene Zeit bis zum geplanten Schichtende an.
Abgeschlossene Schichten: Für bereits beendete Schichten sehen Sie die insgesamt gearbeiteten Stunden und Minuten. Ist der Mitarbeiter noch eingestempelt, aktualisiert das System diese Information fortlaufend, bis er sich ausstempelt.
Mehrere Stundenzettel pro Tag: Es ist wichtig zu wissen, dass ein Mitarbeiter pro Tag nur einen Stundenzettel für denselben Standort haben kann. Er kann jedoch am selben Tag mehrere Stundenzettel für unterschiedliche Standorte haben, solange sich die Ein-/Ausstempelzeiten nicht überschneiden.
Keine geplante Schicht: Wenn ein Mitarbeiter für den Tag keine geplante Schicht hat, sich aber dennoch einstempelt, wird automatisch ein Stundenzettel für seinen Hauptstandort erstellt, wie im Benutzerprofil unter den Team-Einstellungen festgelegt.
Stundenzettel-Kennzeichnungen
Auf der Seite „Stundenzettel“ können Ihnen mehrere Kennzeichnungen begegnen:
Geschlossen: Diese Kennzeichnung erscheint, wenn der Standort geschlossen ist, basierend auf den in Setup > Standorte festgelegten Öffnungszeiten des Standorts.
Frei: Diese Kennzeichnung zeigt an, dass der Mitarbeiter für den Tag keine geplante Schicht hat.
Abwesend: Diese Kennzeichnung wird verwendet, wenn das Tagesende erreicht ist und der Mitarbeiter sich nicht eingestempelt hat. Das Tagesende richtet sich nach der Schließzeit des Standorts.
Schritt 3: Einen Stundenzettel hinzufügen
Wenn Sie einen Stundenzettel für sich selbst oder einen anderen Mitarbeiter hinzufügen müssen, gehen Sie wie folgt vor:
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Hinzufügen eines Stundenzettels starten: Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche „Stundenzettel hinzufügen“ auf der Seite „Stundenzettel“.
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Standort auswählen: Sie werden dann aufgefordert, den Standort auszuwählen, an dem der Mitarbeiter arbeitet. Sie können nur aus Ihrem Hauptstandort und den erlaubten Standorten wählen, wodurch nur die Teammitglieder dieser bestimmten Standorte angezeigt werden. Wenn Sie die Option „Alle Standorte“ wählen, werden alle Teammitglieder Ihres Hauptstandorts und der erlaubten Standorte angezeigt.
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Mitarbeiter suchen: Nutzen Sie die Suchleiste, um den Mitarbeiter, für den Sie einen Stundenzettel hinzufügen möchten, einfach durch Eingabe des Namens zu finden.
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Standortzuweisung:
Wenn der ausgewählte Mitarbeiter nur Zugriff auf einen Standort hat, wird dieser Standort vorab ausgewählt.
Wenn der Mitarbeiter Zugriff auf mehrere Standorte hat, aber am ausgewählten Datum für einen bestimmten Standort eingeplant ist, wird dieser Standort ausgewählt und ist nicht bearbeitbar.
Wenn der Mitarbeiter am ausgewählten Datum keine geplante Schicht hat, können Sie aus dem Hauptstandort und den erlaubten Standorten des Mitarbeiters wählen.
Die Auswahl eines Standorts ist obligatorisch. -
Einstempelzeiten festlegen:
Hatte das Teammitglied eine geplante Schicht am ausgewählten Standort, wird die Einstempelzeit automatisch entsprechend dem geplanten Schichtbeginn des Teammitglieds angezeigt.
Hat das Teammitglied keine geplante Schicht, zeigt das System die regulären Arbeitszeiten des Standorts an.
Sie können die vorgegebene Zeit entweder übernehmen oder sie bearbeiten, indem Sie auf das Feld klicken und eine neue Zeit auswählen.
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Pausen hinzufügen:
Sie können die Pausendauer manuell eingeben oder das Sanduhr-Symbol verwenden, um die Pausendauer festzulegen.
Um eine Pause hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Pause hinzufügen“. Dadurch wird eine Liste der Pausentypen angezeigt, wie sie in den Einstellungen der Blockierungsoptionen definiert sind. Nach Auswahl eines Pausentyps wird dieser im Erstellungsdialog für den Stundenzettel angezeigt.
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Ausstempelzeit festlegen:
Hatte das Teammitglied eine geplante Schicht, wird als Ausstempelzeit standardmäßig das geplante Schichtende übernommen, kann jedoch bearbeitet werden.
Hatte das Teammitglied keine geplante Schicht, ist das Feld für die Ausstempelzeit leer, und Sie müssen eine Endzeit auswählen. -
Gesamtstunden berechnen:
Insgesamt gearbeitete Stunden: Dieses Feld zeigt die insgesamt gearbeiteten Stunden an, berechnet als die Zeit zwischen Ein- und Ausstempeln, einschließlich bezahlter Pausen, jedoch ohne unbezahlte Pausen.
Bezahlte Pausen: Dieses Feld berechnet die für bezahlte Pausen aufgewendete Zeit.
Insgesamt bezahlte Stunden: Dieses Feld zeigt die insgesamt gearbeiteten Stunden abzüglich der für unbezahlte Pausen aufgewendeten Zeit an.
Sobald alle Angaben eingegeben wurden, klicken Sie auf „Erstellen“, um den Stundenzettel zu speichern. Der neue Stundenzettel erscheint nun auf der Übersichtsseite.
Schritt 4: Einen Stundenzettel bearbeiten
Wenn Sie einen Fehler korrigieren oder Details einer laufenden Schicht aktualisieren müssen, können Sie einen Stundenzettel bearbeiten.
Um einen Stundenzettel zu bearbeiten, klicken Sie auf den betreffenden Stundenzettel. Dadurch öffnet sich die Aktivitäten-Seitenleiste. Von hier aus können Sie über das Drei-Punkte-Menü den Stundenzettel bearbeiten oder löschen.
Bearbeitungsberechtigungen:
Admins können sowohl laufende als auch bereits abgeschlossene Stundenzettel bearbeiten (bei denen sich der Mitarbeiter bereits ausgestempelt hat).Nicht-Admins können ihre Stundenzettel nach dem Einreichen nicht mehr bearbeiten.
Was kann bearbeitet werden:
Sie können die Einstempelzeit ändern, Pausen hinzufügen oder entfernen und die Ausstempelzeit anpassen. Sie können jedoch das Datum oder den Standort von Stundenzetteln, die sich nicht im Entwurfsstatus befinden und bereits abgeschlossen sind, nicht ändern.
Sobald Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Speichern“, um den Stundenzettel zu aktualisieren.
Schritt 5: Einen Stundenzettel löschen
Manchmal muss ein Stundenzettel vollständig entfernt werden – sei es, weil er versehentlich eingereicht wurde, oder aus einem anderen Grund.
Admins können jeden Stundenzettel eines beliebigen Mitarbeiters löschen, mit Ausnahme aktiver Stundenzettel (also solcher, bei denen die Einstempelfunktion derzeit aktiv ist).
Sie können Stundenzettel über zwei verschiedene Optionen löschen:
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Aktivitäten-Seitenleiste: In der Aktivitäten-Seitenleiste des Stundenzettels finden Sie über das Drei-Punkte-Menü die Option „Löschen“.
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Seite „Stundenzettel bearbeiten“: Auf der Seite „Stundenzettel bearbeiten“ gibt es eine eigene Schaltfläche „Löschen“, mit der Sie den Stundenzettel entfernen können.
Nach Auswahl der Löschoption an einer der beiden Stellen erscheint ein Bestätigungsfenster, um sicherzustellen, dass Sie mit dem Löschen fortfahren möchten. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um den Stundenzettel dauerhaft zu entfernen.
Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie Stundenzettel in Pabau effektiv verwalten und eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten sowie ein reibungsloses Zeitmanagement für Ihr Team sicherstellen.
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