Dieser Artikel erklärt, wie das Online-Buchungssystem die Raumverfügbarkeit automatisch prüft.
Inhaltsverzeichnis:
1. Wie die Raumverfügbarkeit geprüft wird
2. Konfigurationsvoraussetzungen
3. Wie sich Raumkonfigurationen auf die Online-Buchungsverfügbarkeit auswirken
Um die Zuverlässigkeit Ihres Buchungsprozesses zu erhöhen, prüft das Online-Buchungsportal von Pabau neben der Mitarbeiterverfügbarkeit auch die Raumverfügbarkeit.
So wird sichergestellt, dass das System bei der Buchung einer Leistung, die einen bestimmten Raum erfordert (etwa ein Beratungs- oder Laserraum), nur Zeitfenster anzeigt, in denen sowohl der Mitarbeiter als auch der benötigte Raum frei sind. Das verhindert Terminkonflikte und sorgt von der Buchung bis zur Ankunft für ein reibungsloses Kundenerlebnis.
Wie die Raumverfügbarkeit geprüft wird
Wenn ein Kunde Ihr Online-Buchungsportal nutzt, gleicht Pabau automatisch drei zentrale Informationen ab, bevor ein verfügbares Zeitfenster angezeigt wird:
1. Mitarbeiterverfügbarkeit
Prüft den Dienstplan des Teammitglieds, um sicherzustellen, dass es verfügbar ist und für diesen Zeitraum eine Arbeitsschicht angelegt wurde. Ein Mitarbeiter gilt für Online-Buchungen nur dann als verfügbar, wenn eine Schicht den gewünschten Terminzeitraum abdeckt.
2. Verknüpfung von Leistung und Raum
Dies ist die entscheidende Verbindung zwischen einer Leistung und dem oder den physischen Räumen, in denen sie durchgeführt werden muss. Damit das Online-Buchungsportal die Raumverfügbarkeit prüfen kann, muss es zunächst wissen, ob eine Leistung einen Raum erfordert und, falls ja, welchen.
3. Raumverfügbarkeit und Standort:
Diese abschließende Prüfung bestätigt zweierlei: dass der erforderliche Raum im gewählten Zeitraum frei ist und dass er tatsächlich an dem Klinikstandort existiert, den der Kunde im Online-Buchungsportal ausgewählt hat.
Dies ist ein entscheidender Schritt, der unmögliche Buchungen verhindert (z. B. das Anbieten eines Zeitfensters für eine Leistung in Ihrer Klinik „Downtown“, wenn der benötigte Raum nur in Ihrer Klinik „Uptown“ verfügbar ist).
Konfigurationsvoraussetzungen
Damit die automatische Raumprüfung funktioniert, muss in Pabau Folgendes konfiguriert sein:
1. Mitarbeiterverfügbarkeit
Schicht für Mitarbeiter erstellen
Um sicherzustellen, dass für einen Mitarbeiter eine Schicht angelegt ist, befolgen Sie die folgenden Schritte:
Schritt 1: Zu Team navigieren
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und gehen Sie im linken Seitenmenü zu Team, klicken Sie dann auf „Dienstplan“.
Schritt 2: Zeitfenster für die Schicht auswählen
Die Mitarbeiter sind auf der linken Seite aufgelistet, die Wochentage werden oben angezeigt.
Klicken Sie auf das gewünschte Zeitfenster, um die Schichterstellung zu starten.
Erstellen Sie eine Schicht, indem Sie Start- und Endzeit eingeben oder aus Standardvorlagen wählen. Alternativ klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche zum Erweitern, um weitere Optionen zu erhalten.
Geben Sie im Menü „Schicht erstellen“ Folgendes ein:
- Beginn und Ende der Schicht (Datum wird anhand des gewählten Zeitfensters vorausgefüllt – Pflichtfeld)
- Standort (Pflichtfeld, standardmäßig Ihr Standardstandort)
- In der Schicht enthaltene Leistungen (Optional, standardmäßig Alle Leistungen)
- Einen Raum zuweisen (Optional)
- Zusätzliche Notizen (Optional)
Klicken Sie auf Schicht erstellen , um sie zu bestätigen und einzuplanen.
HINWEIS: Schichten mit allen Leistungen werden grün hervorgehoben, während Schichten mit nur ausgewählten Leistungen rosa dargestellt werden.
2. Verknüpfung von Leistung und Raum
Einer Leistung einen Raum zuweisen
Diese Methode eignet sich am besten, wenn Sie sich auf eine einzelne Leistung konzentrieren und deren Anforderungen festlegen möchten.
Schritt 1: Zum Setup navigieren
Navigieren Sie zur Schaltfläche Konfiguration unten links auf dem Bildschirm, um die Seite „Konfiguration“ zu öffnen. Klicken Sie auf den Tab „Leistungen“ im Abschnitt Katalog .
Schritt 2: Leistungen öffnen
Klicken Sie auf den Tab „Leistungen“ im Abschnitt Leistungen. Auf dieser Seite sehen Sie eine Liste aller im System angelegten Leistungen. Verwenden Sie die Suchleiste, um die Leistung zu finden, die Sie bearbeiten möchten.
Schritt 3: Leistung auswählen
Klicken Sie auf den Namen der Leistung, um die Konfigurationseinstellungen anzuzeigen.
Schritt 4: Raum zuweisen
Wechseln Sie zum Tab „Zuweisen“ und wählen Sie dann den Untertab „Ressourcen“, in dem Sie den bzw. die Räume direkt ändern können, die für die Durchführung dieser bestimmten Leistung erforderlich sind.
Setzen oder entfernen Sie Häkchen bei den Räumen, um festzulegen, wo diese bestimmte Leistung durchgeführt werden kann.
Einem Raum eine Leistung zuweisen
Diese Methode ist nützlich, wenn Sie alle Leistungen sehen möchten, die mit einem einzelnen Raum verknüpft sind.
Schritt 1: Zu Konfiguration navigieren
Navigieren Sie zur Schaltfläche Konfiguration unten links auf dem Bildschirm, um die Seite „Konfiguration“ zu öffnen.
Schritt 2: Räume öffnen
Klicken Sie auf den Abschnitt „Katalog“ , um den Tab „Räume“ anzuzeigen und auf die im System angelegten Räume zuzugreifen.
Schritt 3: Dem Raum zugewiesene Leistungen überprüfen
Wählen Sie zunächst den Raum aus, den Sie konfigurieren möchten. Der Tab „Details“ wird standardmäßig geöffnet.
In diesem Tab finden Sie den Schalter „Alle Leistungen können in diesem Raum durchgeführt werden“. Dieser Schalter steuert, wie Leistungen zugewiesen werden:
- Wenn dieser Schalter EIN ist: Alle Leistungen in Ihrem System können in diesem Raum durchgeführt werden.
- Wenn dieser Schalter AUS ist: Es erscheint eine neue Option, mit der Sie manuell nur die konkreten Leistungen auswählen können, die in diesem Raum durchgeführt werden.
3. Raumverfügbarkeit und Standort
Einem Raum einen Standort zuweisen
Schritt 1: Zu Konfiguration navigieren
Navigieren Sie zur Schaltfläche Konfiguration unten links auf dem Bildschirm, um die Seite „Konfiguration“ zu öffnen.
Schritt 2: Räume öffnen
Klicken Sie auf den Abschnitt „Katalog“ , um den Tab „Räume“ anzuzeigen und auf die im System angelegten Räume zuzugreifen.
Schritt 3: Standort konfigurieren
Navigieren Sie zum Tab „Standorte“, um eine Liste Ihrer verfügbaren Kliniken zu sehen. Wählen Sie hier den Standort aus, den Sie diesem Raum zuordnen möchten.
Wie sich Raumkonfigurationen auf die Online-Buchungsverfügbarkeit auswirken
Das System verhält sich je nach Konfiguration der Leistung unterschiedlich. Hier sind die häufigsten Szenarien:
1. Leistung erfordert einen bestimmten Raum
Ist eine Leistung mit einem einzelnen Raum am Buchungsstandort verknüpft, prüft Pabau sowohl die Verfügbarkeit des Mitarbeiters als auch die Verfügbarkeit dieses bestimmten Raums.
- Ergebnis: Ein Zeitfenster wird nur angezeigt, wenn sowohl der Mitarbeiter als auch der Raum für die gesamte Dauer des Termins verfügbar sind.
- Beispiel: Ein Kunde möchte eine 60-minütige Leistung um 2:00 PM buchen. Der Mitarbeiter ist von 2:00 PM bis 3:00 PM frei, der erforderliche Raum jedoch nur von 2:00 PM bis 2:45 PM. In diesem Fall wird das Zeitfenster um 2:00 PM nicht angezeigt, da der Raum nicht für die vollen 60 Minuten verfügbar ist.
2. Leistung erfordert einen von mehreren Räumen
Ist eine Leistung mit mehreren Räumen verknüpft (z. B. kann sie in „Beratungsraum 1“ oder „Beratungsraum 2“ durchgeführt werden), prüft Pabau, ob der Mitarbeiter frei ist und ob mindestens einer der zugeordneten Räume verfügbar ist.
- Ergebnis: Ein Zeitfenster wird angezeigt, wenn der Mitarbeiter und mindestens einer der Räume verfügbar sind. Wenn der Kunde die Buchung abschließt, weist Pabau dem Termin nach dem Zufallsprinzip einen der verfügbaren Räume zu. Ist kein Raum frei, wird das Zeitfenster ausgeblendet.
3. Leistung erfordert keinen Raum
Sind einer Leistung für den Buchungsstandort keine Räume zugeordnet, funktioniert das System wie gewohnt.
- Ergebnis: Die Verfügbarkeit richtet sich ausschließlich nach dem Dienstplan des Mitarbeiters.
HINWEIS: Das System berücksichtigt nur Räume, die an dem Standort verfügbar sind, den der Kunde im Buchungsportal ausgewählt hat. Wird ein Termin für „Standort A“ gebucht, der für die Leistung erforderliche Raum ist aber nur „Standort B“ zugeordnet, wird das Zeitfenster nicht angezeigt.
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