Wie Sie Zahlungsrichtlinien aktivieren

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Aktivierung der Zahlungsrichtlinien-Funktion in Pabau.

Mit der Funktion Zahlungsrichtlinie können Sie Regeln dafür festlegen, wann Kunden für Leistungen bezahlen müssen. Dazu gehört, zu bestimmen, wann der gesamte vom Kunden geschuldete Betrag zu zahlen ist, den anfänglich fälligen Betrag festzulegen und den Zeitrahmen für die vollständige Zahlung zu bestimmen: entweder vor einem Termin oder nachdem eine Rechnung erstellt wurde.

Wir zeigen Ihnen außerdem, wie Sie beim Planen eines Termins im Kalender eine Zahlung von Kunden anfordern können.

Schritt 1: Einstellungen der Zahlungsrichtlinie öffnen

Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an. Wählen Sie im linken Seitenmenü Konfiguration und klicken Sie dann auf Richtlinien im Abschnitt „Finanzen“. Wählen Sie auf der Seite Richtlinien „Zahlungsrichtlinie“ , um mit der Konfiguration Ihrer Einstellungen zu beginnen.

Schritt 2: Ihre Zahlungsrichtlinie konfigurieren

Wählen Sie im Modal Zahlungsrichtlinie zunächst die Leistungen aus, für die diese Richtlinie gelten soll. Sie können die Leistungsgruppen und -kategorien erweitern, um bestimmte Leistungen bei Bedarf an- oder abzuhaken.

Legen Sie als Nächstes im Abschnitt „Fälliger Anfangsbetrag“ fest, wie viel vom Gesamtpreis der Leistung der Kunde sofort zahlen muss. Sie können dies als Prozentsatz des Gesamtbetrags festlegen oder die Option „Gesamtbetrag fällig“ wählen, die eine vollständige Vorauszahlung erfordert.

Schritt 3: Fälligkeit des Restbetrags festlegen

Geben Sie im Abschnitt „Gesamtbetrag fällig“ an, wann der Kunde den Restbetrag zahlen soll. Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Sie im ersten Schritt nicht „Gesamtbetrag fällig“ ausgewählt haben. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Legen Sie fest, wie viele Tage nach Erstellung der Rechnung der Kunde den Restbetrag zahlen soll.
• Alternativ können Sie das nächste Termindatum wählen und die Anzahl der Tage vor dem Termin festlegen, zu der der Kunde den Restbetrag zahlen soll.

Schritt 4: Express-Buchung aktivieren

Um Kunden bei der Terminbuchung automatisch einen Zahlungslink zu senden, aktivieren Sie die Express-Buchung, indem Sie nach der Konfiguration des fälligen Anfangs- und Restbetrags den Schalter „Express-Buchung aktivieren“ einschalten.

Sobald dies aktiviert ist, erhalten Kunden unmittelbar nach der Terminbuchung eine E-Mail mit einem sicheren Zahlungslink.

Der Schalter „Teilzahlung annehmen“ ist für alle Konten standardmäßig aktiviert. Sie können diese Option aktivieren oder deaktivieren , je nachdem, ob Kunden Teil- oder individuelle Zahlungen leisten können sollen.

Alle Änderungen werden automatisch auf Rechnungen und Angebote angewendet, bei denen Stripe-Zahlungen akzeptiert werden.

Schritt 5: Zusammenfassung der Richtlinie prüfen

After setting up your payment policy, you can review the policy summary in the top left corner of the page. This summary displays the number of services the policy applies to, whether an email will be automatically sent to clients, the due date for the remaining balance, the status of Pabau Pay in your account, and the date of the last changes made to the policy.

 

Schritt 6: Zahlung bei der Terminbuchung anfordern

Mit Ihrer eingerichteten Zahlungsrichtlinie können Sie nun bereits bei der Buchung eine Zahlung anfordern. Gehen Sie zum Kalender und buchen Sie wie gewohnt einen Termin.

Im Buchungsmenü sehen Sie ein Kontrollkästchen „Zahlung anfordern“ – diese Option ist nur sichtbar, wenn Sie die Einstellung „Express-Buchung aktivieren“ eingeschaltet haben.

 
Setzen Sie dieses Häkchen, schließen Sie die Termindetails ab und klicken Sie auf „Termin buchen“. Der Kunde erhält daraufhin eine E-Mail mit einem Link zum Kundenportal, wo er die Zahlung abschließen kann.

Der vom Kunden angeforderte Betrag entspricht dem in den Einstellungen der Zahlungsrichtlinie festgelegten Prozentsatz, angewendet auf den Leistungspreis bei einer gebuchten Leistung oder auf die Summe der Leistungspreise bei mehreren gebuchten Leistungen.

Ist der fällige Anfangsbetrag beispielsweise auf 10% festgelegt und betragen die Gesamtkosten der gebuchten Leistung $500, so werden im Voraus $50 angefordert. Dies ergibt sich aus der Anwendung der 10% auf die Gesamtsumme von $500, was eine Vorauszahlung von $50 ergibt.

Wichtige Hinweise

• Die Einstellungen der Express-Buchung überschreiben alle bestehenden Anzahlungseinstellungen für dieselbe Leistung, wenn ein Termin manuell über den Kalender gebucht wird. Ihre Anzahlungseinstellungen bleiben jedoch für Online-Buchungen unverändert.
• Wenn ein Kunde aus einem Paket bucht, wird das Kontrollkästchen „Zahlung anfordern“ nicht angezeigt, da das Paket bereits bezahlt wurde.
• Die Rechnung wird erstellt, wenn der Kunde auf den Zahlungslink in der E-Mail klickt.
• Wenn aktiviert, gilt die Zahlungsrichtlinie auch für Angebote, die an Kunden und Leads gesendet werden.

Die erstellte Rechnung weist folgende Eigenschaften auf:

• Erstellt von: Vor- und Nachname des Kunden, für den der Termin gebucht wurde.
• Erstellungsdatum und -uhrzeit: Zeitpunkt, zu dem der Kunde auf den Zahlungsbutton in der E-Mail geklickt hat.
• Rechnungsdatum: Das Datum des Termins, für den die Rechnung erstellt wurde.
• Standort: Ort des Termins.
• Zugehöriger Termin: Der/die gebuchte(n) Termin(e), bei dem das Kontrollkästchen „Zahlung anfordern“ angeklickt wurde.
• Ausgestellt an: Vor- und Nachname des Kunden.

Indem Sie dieser Anleitung folgen, können Sie die Funktion Express-Buchung in Pabau einrichten und verwalten.

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