In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Pabau Abwesenheitsrichtlinien erstellen, um Personalabwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Schulungstage einfach zu organisieren.
Schritt 1: Zu den Abwesenheitsrichtlinien navigieren
Melden Sie sich zunächst bei Ihrem Pabau-Konto an. Klicken Sie anschließend im linken Seitenmenü auf Setup und dann auf Alle Einstellungen. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Sonstiges und wählen Sie Abwesenheitsrichtlinien aus.
Schritt 2: Eine Abwesenheitsrichtlinie erstellen
Klicken Sie dort oben rechts auf die Schaltfläche + Abwesenheitsrichtlinie hinzufügen. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie Folgendes ausfüllen müssen:
- Name - Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein (z. B. Urlaub, Krankheit, Schulung).
- Symbol - Wählen Sie ein Symbol aus der verfügbaren Auswahl, das die Richtlinie am besten darstellt.
Nachdem Sie die Angaben ausgefüllt haben, klicken Sie auf Erstellen.
Schritt 4: Einen Richtlinientyp auswählen
Nach dem Erstellen der Richtlinie werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen müssen, wie diese Richtlinie funktionieren soll. Es stehen drei Richtlinientypen zur Auswahl:
Es sammelt sich Zeit an (traditionell)
Diese Option eignet sich am besten für Richtlinien, bei denen Mitarbeiter im Laufe der Zeit ein Abwesenheitsguthaben aufbauen, wie z. B. Urlaub. Die genommene Zeit wird von einem Guthaben abgezogen, das entweder nach einem festen Zeitplan aufgebaut wird oder manuell konfiguriert wird.
Nach der Auswahl werden Sie durch eine dreistufige Einrichtung geführt:
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Ansammlung einrichten - Legen Sie fest, wie und wann Mitarbeiter Zeit ansammeln, z. B. die Anzahl der Stunden und die Häufigkeit (z. B. 20 Stunden jährlich, Zurücksetzung am 1. Januar). Sie legen außerdem fest, ob neue Mitarbeiter sofort bei Einstellung mit der Ansammlung beginnen oder erst nach einer Wartezeit.
- Mitarbeiter zuweisen - Wählen Sie die Teammitglieder aus, für die diese Richtlinie gilt. Sie können Mitarbeiter nach Namen suchen oder die Optionen „Alle auswählen“/„Alle abwählen“ verwenden.
- Zusammenfassung - Überprüfen Sie die vollständige Richtlinienkonfiguration, bevor Sie speichern. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie oben rechts auf „Richtlinie speichern“, um zu bestätigen.
Es ist flexibel (unbegrenzt)
Diese Option eignet sich ideal für Richtlinien, bei denen kein Guthaben verfolgt werden muss, wie z. B. Bildungsurlaub oder ehrenamtliche Tage. Mitarbeiter können ohne festgelegtes Limit Abwesenheiten nehmen, wobei alle Anfragen dennoch genehmigt und erfasst werden müssen.
Nach der Auswahl werden Sie durch Folgendes geführt:
- Mitarbeiter zuweisen - Wählen Sie die Teammitglieder aus, für die diese Richtlinie gilt.
- Zusammenfassung - Überprüfen und bestätigen Sie, dass die Richtlinie auf „Flexibel (unbegrenzt)“ eingestellt ist, sowie die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter. Klicken Sie auf „Richtlinie speichern“, um abzuschließen.
Manuell verwaltete Richtlinie
Mit dieser Option haben Sie die volle Kontrolle über das Abwesenheitsguthaben jedes Mitarbeiters, das Sie direkt verwalten, anstatt es automatisch ansammeln zu lassen. Alle Abwesenheitsanfragen werden weiterhin genehmigt und erfasst.
Nach der Auswahl werden Sie durch Folgendes geführt:
- Mitarbeiter zuweisen - Wählen Sie die Teammitglieder aus, für die diese Richtlinie gilt.
- Zusammenfassung - Überprüfen und bestätigen Sie, dass die Richtlinie auf „Manuell verwaltet“ eingestellt ist, sowie die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter. Klicken Sie auf „Richtlinie speichern“, um abzuschließen.
HINWEIS: Die hier erstellten Abwesenheitsrichtlinien stehen bei der Zuweisung von Abwesenheiten an Mitarbeiter zur Verfügung. Achten Sie darauf, dass Name und Symbol den Zweck klar erkennen lassen, da dies bei der Ansicht des Kalenders und der Berichte hilfreich ist.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie in Pabau Abwesenheitsrichtlinien erstellen, um Personalabwesenheiten klar zu kategorisieren und Ihren Zeitplan übersichtlich zu halten.
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