In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie mit Pabau ganz einfach Angebote erstellen und verwalten können.
Schritt 1: Angebotsvorlagen erstellen
Um Angebote zu erstellen, müssen Sie zunächst Angebotsvorlagen in Ihrem Konto einrichten. Eine Standardvorlage ist bereits verfügbar, Sie können jedoch auch zusätzliche Vorlagen erstellen.
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an, gehen Sie zu Einstellungen und navigieren Sie zum Bereich „Finanzen“. Klicken Sie auf „Angebotsvorlagen.“
In diesem Bereich sehen Sie die vorhandenen Angebotsvorlagen mit der Möglichkeit, die Vorlagen zu sortieren, den Vorlagennamen, das Erstellungs- und Änderungsdatum einzusehen sowie über ein Drei-Punkte-Symbol die Vorlage zu bearbeiten, zu duplizieren oder zu löschen.
HINWEIS: Um Angebote zu verwalten, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Benutzerprofil unter der Funktion Team innerhalb der Berechtigungsgruppe „Geld“ über die erforderlichen angebotsbezogenen Berechtigungen verfügen.
Um eine Vorlage zu erstellen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Vorlage erstellen“.
In den Bereichen „Erscheinungsbild“ und „Komponenten“ können Sie das Aussehen und die Felder der Vorlage anpassen.
Im Tab „Erscheinungsbild“ können Sie die Vorlage benennen, als Standard festlegen, Ihr Logo hochladen und dessen Größe und Position anpassen. Sie können außerdem Ränder und Textfarbe anpassen sowie die Leistungen auswählen, für die diese Vorlage gelten soll, damit für jede Angebotsart die richtige Vorlage verwendet wird.
Im Tab „Komponenten“ können Sie verschiedene Aspekte des Angebots konfigurieren, darunter:
- Angebotsname: Legen Sie einen Titel für das Angebot fest, der oben deutlich sichtbar angezeigt wird.
- Textinhalt: Passen Sie den Text im Angebotstext an und nutzen Sie Merge-Tags zur automatischen Einbindung von Unternehmens- und Kundeninformationen.
- Positionstabelle: Passen Sie die angezeigten Informationen zu den im Angebot enthaltenen Produkten und Dienstleistungen an.
- Zahlungsbedingungen: Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen fest und fügen Sie bei Bedarf „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ in der letzten Komponente hinzu, wodurch in diesem Feld eine eigene Schaltfläche eingeführt wird.
- E-Signatur und gedruckte Unterschrift: Fügen Sie Felder für eine elektronische oder gedruckte Unterschrift hinzu.
- Download-Schaltfläche: Ändern Sie den Text der Download-Schaltfläche für einen persönlichen Touch.
- Fußzeilentext: Fügen Sie der Fußzeile eine benutzerdefinierte Nachricht für zusätzlichen Kontext hinzu.
- Gebühren & Verteilung: Passen Sie den Namen des Bereichs „Gebühren & Verteilung“ nach Bedarf an.
- Allgemeine Geschäftsbedingungen: Geben Sie Ihre spezifischen Geschäftsbedingungen ein, um Klarheit und Transparenz zu gewährleisten.
Sehen Sie sich die Vorschau des Designs rechts an und klicken Sie auf „Erstellen“, um die Vorlage zu speichern.
Schritt 3: Gebührenverteilung einrichten
Gehen Sie in den Einstellungen zum Bereich „Finanzen“ und wählen Sie dann „Angebots-Gebührenverteilung“.
In diesem Bereich sehen Sie die vorhandenen Gebührenverteilungen, mit Kategorien auf der linken Seite und Gebühren in der Mitte.
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Kategorie: Dies ist eine übergeordnete Gruppierung aller Gebühren, die mit einer bestimmten Behandlung oder einem bestimmten Verfahren verbunden sind, wie z. B. „Gebührenverteilung Operation.“
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Gebühren: Dies sind die konkreten Kostenpositionen innerhalb dieser Kategorie, wie „Arztgebühr,“ „Pflegegebühr“ und „Klinische Kosten.“
Um eine Kategorie zu erstellen, klicken Sie links auf das Plus-Symbol. Sobald die Kategorie erstellt und ausgewählt ist, können Sie Gebühren hinzufügen.
Klicken Sie oben rechts auf „Neue Gebühr“, um eine Gebühr hinzuzufügen. Geben Sie den Namen der Gebühr und den Prozentsatz ein. Der Gesamtprozentsatz aller Gebühren innerhalb der Kategorie muss 100 % ergeben.
Sobald die Gebühren erstellt sind, können Sie jeder Gebühr Positionen hinzufügen oder die Gebühr über das Drei-Punkte-Symbol ganz rechts bearbeiten oder löschen.
Schritt 4: Ein Angebot erstellen
Um ein Angebot zu erstellen, navigieren Sie im linken Seitenmenü zu „Geld“ und klicken Sie dann auf „Angebot“, um zur Seite Angebote zu gelangen. 
Auf der Seite Angebote können Sie bestehende Angebote einsehen oder oben rechts auf „Angebot erstellen“ klicken, um neue zu erstellen.
Der Erstellungsprozess eines Angebots umfasst fünf Schritte, beginnend mit der Auswahl des Kunden oder Leads. Wenn Sie ein Angebot für einen Kunden erstellen, können Sie außerdem den zugehörigen Termin auswählen.
Sie können den Erstellungsprozess eines Angebots auch starten über:
- Die Kundenkarte des Kunden, für den Sie ein Angebot erstellen möchten:
- Die Lead-Karte des Leads, für den Sie ein Angebot erstellen möchten:
- Das Kontextmenü eines bestehenden Termins im Kalender:
Vervollständigen Sie die Angebotsvorlage, indem Sie oben rechts auf „Weiter“ klicken, um zu den nächsten Schritten zu gelangen.
Wählen Sie im Bereich „Details“ eine Angebotsvorlage aus, geben Sie den Angebotsnamen ein und wählen Sie den Angebotseigentümer aus. Wenn das Angebot mit einem Termin aus dem vorherigen Schritt verknüpft ist, ist der Standort gesperrt; andernfalls können Sie ihn manuell auswählen.
Das Ablaufdatum wird automatisch anhand der von Ihnen gewählten Dauer berechnet (wählen Sie beispielsweise drei Monate, wird das Ablaufdatum drei Monate nach dem Erstellungsdatum festgelegt).
Sie können außerdem Käuferkommentare und Zahlungsbedingungen in den entsprechenden Feldern hinzufügen.
Klicken Sie im Schritt „Positionen“ rechts auf die Schaltfläche „Position hinzufügen“ und wählen Sie die Positionen aus, die Sie aus Ihren Leistungen, Produkten oder Paketen einbeziehen möchten.
Durch Klicken auf „Gebührenverteilung verwalten“ können Sie eine Ihrer unter Angebots-Gebührenverteilung erstellten Gebührenverteilungen auswählen.
Der letzte Schritt ist der Überprüfungsschritt, in dem Sie das Angebot prüfen können, bevor Sie es an den Kunden senden.
Klicken Sie oben rechts auf „Erstellen“, um das Angebot in Ihrem Pabau-Konto zu erstellen.
Schritt 5: Angebot mit dem Kunden teilen
Sobald Sie ein Angebot erstellt haben, erscheint ein Pop-up mit einem Link, den Sie kopieren und mit dem Kunden teilen können.
Sie können entweder manuell eine E-Mail mit dem Angebot senden oder auf die Schaltfläche „Angebot senden“ klicken, um die Standardvorlage zum Teilen von Angeboten zu verwenden.
Um die Standardvorlage für den Versand von Angeboten anzupassen, können Sie zum Bereich Kundenbenachrichtigungen navigieren und die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
Schritt 6: Angebote verwalten
Sobald das Angebot gespeichert ist, erscheint es auf der Seite „Angebote“. Neben dem Namen des Kunden wird der Bereich „Aktion“ angezeigt.
Von hier aus können Sie das Angebot verwalten, indem Sie dessen Details ansehen, den Link kopieren, es herunterladen, drucken, duplizieren, bearbeiten oder aus dem System löschen.
Schritt 7: Angebote in der Kundenkarte ansehen
Sie können das Angebot auch in der Kundenkarte einsehen, indem Sie einen Kunden über die Suchleiste suchen.
Geben Sie den Namen des Kunden ein und wählen Sie ihn aus, um zur Kundenkarte zu gelangen. Gehen Sie anschließend zum Unter-Tab „Finanzen“.
Der zweite Tab ist der Unter-Tab „Angebote“ unter Finanzen. Dort sehen Sie alle Angebote, die mit dem Kunden verbunden sind, einschließlich Angebotsnummer, Status und Freigabeoptionen.
Zusätzlich bieten die drei Punkte ganz rechts dieselben Funktionen wie die Schaltfläche „Aktion“ unter „Angebote.“
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie innerhalb der Pabau-Plattform Angebote erstellen und verwalten und so einen reibungslosen Geschäftsprozess sicherstellen.
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