Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Erstellung eines Briefes in Pabau.
Dieser Artikel behandelt die neue Kundenkarte, die ab August 2026 für ausgewählte Kliniken verfügbar ist. Wenn Ihre Kundenkarte anders aussieht, lesen Sie stattdessen den Leitfaden So erstellen Sie einen Brief (Klassisch).
Schritt 1: Anmelden und den Kunden suchen
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und verwenden Sie die Suchleiste oben auf dem Bildschirm, um den Kunden zu finden, an den Sie schreiben möchten.
Schritt 2: Den Brief starten
Klicken Sie auf der Kundenkarte unten rechts auf die blaue Plus-Schaltfläche, wählen Sie „Kommunikation“ und dann „Brief“. Der Brief-Editor öffnet sich im Vollbildmodus.
HINWEIS: Wenn für Ihre Klinik Briefvorlagen gespeichert sind, öffnet sich zuerst das Fenster „Briefvorlage auswählen“. Wählen Sie eine Vorlage, einen kürzlich verwendeten Brief oder eine Behandlungsnotiz als Ausgangspunkt aus – oder schließen Sie das Fenster, um von Grund auf zu schreiben.
Schritt 3: Briefdetails konfigurieren
Der Kunde ist bereits als Empfänger vorausgefüllt, und als Absender ist standardmäßig Ihr eigener Benutzer festgelegt. Klicken Sie auf die Zeile „Details“, um sie zu erweitern und die Felder An, Cc/Bcc, Betreff und Absender anzupassen – das #-Symbol neben dem Betreff fügt Merge-Tags wie den Namen des Kunden ein. Sie können außerdem einen Termin oder eine Rechnung verknüpfen, damit alle Termin- oder Rechnungs-Merge-Tags im Brief mit den richtigen Angaben ausgefüllt werden.
Um Seitengröße, Ausrichtung oder Ränder anzupassen, klicken Sie auf das Zahnrad „Seiteneinstellungen“ rechts in der Formatierungsleiste. Über dasselbe Menü können Sie Seitenzahlen anzeigen und die Kopf- und Fußzeile Ihres Klinik-Briefkopfs in der Vorschau ansehen.
Schritt 4: Den Brief verfassen
Schreiben Sie den Brief, indem Sie ihn in den Texteditor eingeben. Sie können sich auch auf Pabau AI verlassen – geben Sie eine Anweisung in die Leiste „AI bitten, etwas zu schreiben …“ unterhalb des Editors ein, oder wählen Sie einen der vorgeschlagenen Prompts, etwa das Verfassen eines Briefes an den Kunden oder dessen Hausarzt auf Grundlage einer Behandlungsnotiz.
Über die Schaltfläche „Kundenakte“ unterhalb des Editors können Sie Informationen aus der Kundenakte – wie Formulare, Krankengeschichte, Allergien, Medikamente und Termine – direkt in den Brief einfügen.
Sie können außerdem über das Symbol „Bild einfügen“ in der Symbolleiste Bilder hinzufügen – laden Sie eine Datei hoch oder fügen Sie eine Bild-URL ein.
Optional können Sie über die Schaltfläche „Vorlagen“ eine Briefvorlage anwenden oder mit „Aus vorherigen Briefen einfügen“ Inhalte aus einem früheren Brief wiederverwenden.
HINWEIS: Um Formatierung und Lesbarkeit zu verbessern, können Sie den Zeilenabstand über die Option „Zeilenhöhe“ in der Symbolleiste anpassen. Damit lässt sich ein individueller Abstand wie 1,2 oder 1,5 festlegen, um beim Drucken oder Versenden per E-Mail ein sauberes Layout zu erzielen.
Erklärung der Symbolleisten-Symbole
Das Dropdown-Menü „Absatz“ wechselt zwischen Überschriften, Zitaten und normalem Text, während die beiden danebenliegenden Dropdown-Menüs die Schriftart und die Textgröße ändern.
Mit den Optionen Fett, Kursiv, Unterstrichen und Durchgestrichen können Sie den Text des Briefes bearbeiten – zum Beispiel, um wichtige Informationen fett hervorzuheben oder mit Unterstreichungen die Aufmerksamkeit auf bestimmte Textstellen zu lenken.
Außerdem können Sie mit „Textfarbe“ die Schriftfarbe ändern und mit „Hervorheben“ Text mit einer anderen Hintergrundfarbe markieren, um ihn hervorzuheben oder die Übersichtlichkeit zu verbessern.
Mit der Schaltfläche „Link einfügen“ können Sie Ihrem Text Hyperlinks hinzufügen, die Kunden zu externen Seiten oder Ressourcen führen, und mit der Schaltfläche „Bild einfügen“ können Sie Bilder direkt in Ihren Inhalt hochladen oder einbetten.
Mit den Schaltflächen Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig und Blocksatz steuern Sie die Ausrichtung Ihres Textes – positionieren Sie ihn links, mittig oder rechts auf der Seite, oder verteilen Sie ihn gleichmäßig über die gesamte Breite für ein sauberes, einheitliches Erscheinungsbild.
Die Schaltfläche „Merge-Tag“ (#) fügt dynamische Platzhalter wie den Namen des Kunden oder das heutige Datum ein, und mit der Schaltfläche „Quellcode“ können Sie den HTML-Code hinter Ihrem Inhalt anzeigen und bearbeiten. Die Schaltfläche „Vollbild“ ganz rechts in der Symbolleiste erweitert den Editor auf die gesamte Bildschirmgröße, um das Schreiben und Bearbeiten zu erleichtern.
Schritt 5: Eine Folgeaufgabe planen
Wenn Sie an die Nachverfolgung des Briefes erinnert werden möchten, aktivieren Sie unten im Editor das Kontrollkästchen „Aufgabe zur Nachverfolgung erstellen“ – dadurch wird eine Zeitoption angezeigt (zum Beispiel in 3 Werktagen). Wenn Sie den Brief senden, öffnet sich ein Aufgabenfenster, das mit dem von Ihnen gewählten Datum vorausgefüllt ist – speichern Sie die Aufgabe, und der Brief wird versendet.
Schritt 6: Speichern und Abschließen
Klicken Sie auf „Senden & abschließen“, um den Brief fertigzustellen – Sie werden dann gefragt, wie Sie ihn versenden möchten: per E-Mail an den Empfänger senden, sicher freigeben, eine Überweisung erstellen oder drucken. Alternativ können Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Senden & abschließen“ klicken, um den Brief stattdessen mit einem Workflow-Status zu speichern: Entwurf, Wartet auf Korrekturlesen, Wartet auf Versand oder Wartet auf Eingabe. Wenn Sie im selben Menü „Abgeschlossen“ auswählen, wird der Brief versendet, genau wie bei „Senden & abschließen“.
TIPP: Verwenden Sie die Schaltfläche „Vorschau“ neben „Senden & abschließen“, um genau zu sehen, wie der Brief gedruckt wird, und das Dropdown-Menü „Zugewiesen an“, um den Brief einem Teammitglied zuzuweisen – nützlich für Eingabe- und Korrekturlese-Workflows.
Der Brief ist nun im Bereich Kommunikation der Kundenkarte verfügbar.
HINWEIS: Wir empfehlen Ihnen, unseren Artikel Briefe zu lesen, um dieses Thema noch genauer zu verstehen.
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