In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Termine innerhalb einer bestehenden Schicht buchen können.
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Melden Sie sich bei Ihrem Pabau-Konto an und klicken Sie im linken Seitenmenü auf Kalender.
Schritt 2: Zeitfenster auswählen
Klicken Sie auf das gewünschte Zeitfenster, um das Menü „Neuen Termin erstellen“ zu öffnen. Termine können nur innerhalb einer bestehenden Schicht gebucht werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie zuerst eine Schicht erstellen.
Schritt 3: Kunden auswählen
Wählen Sie den Kunden über die Suchleiste aus oder erstellen Sie einen neuen Kunden, indem Sie auf „Neuen Kunden hinzufügen“ klicken.
Nach Auswahl eines Kunden sehen Sie oben rechts im Buchungsfenster folgende Informationen:
- Den Gesamtumsatz des Kunden (einschließlich bezahlter und unbezahlter Rechnungen)
- Die Gesamtzahl der abgeschlossenen Termine
- Die zuletzt vom Kunden abgegebene Bewertung
- Die Gesamtzahl der stornierten Termine
- Die Gesamtzahl der Nichterscheinen (No-Shows)
Im Bereich Hinweise & Allergien können Sie gegebenenfalls alle erfassten Allergien und Mitarbeiterhinweise für den Kunden einsehen.
Im Bereich Notizen sehen Sie alle Termin- und Kundennotizen und können auch eine neue Terminnotiz hinzufügen.
Im Bereich Dateien können Sie eine Vorschau der letzten drei auf die Kundenkarte hochgeladenen Dateien sehen.
How to Book an Appointment_
Im Bereich Letzte 3 Termine können Sie die letzten drei Termine des Kunden einsehen und mithilfe der Pfeile zwischen ihnen wechseln. Um einen Termin erneut zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erneut buchen“.
HINWEIS: Diese Daten werden nur angezeigt, wenn sie in der Kundenkarte verfügbar sind. Wenn bestimmte Informationen nicht erfasst wurden, bleiben diese Felder leer.
Im Bereich Kunde erstellt sehen Sie das Datum, an dem der Kunde angelegt wurde, sowie den Mitarbeiter, der das Profil erstellt hat.
Schritt 4: Leistungsauswahl
Wählen Sie die Leistung für den Termin aus. Sie können entweder durch die Optionen scrollen oder die Suchleiste verwenden, um eine Leistung nach Namen zu finden. Oben im Auswahlfenster für Leistungen sehen Sie die drei zuletzt vom Kunden gebuchten Leistungen, die Sie zur schnellen Buchung auswählen können.
Die Startzeit wird basierend auf Ihrer Zeitfensterauswahl vorausgefüllt, und die Dauer wird basierend auf der festgelegten Leistungsdauer automatisch eingetragen. Optional können Sie Terminnotizen hinzufügen.
Schritt 5: Benachrichtigungseinstellungen
Im Abschnitt „Benachrichtigungen“ finden Sie mehrere Kacheln, die verschiedene Benachrichtigungsoptionen für Kunden darstellen.
Bestätigung
Die Kachel „Bestätigung“ zeigt an, ob eine Standardbestätigung an den Kunden gesendet wird. Wenn sowohl das E-Mail- als auch das SMS-Symbol blau sind, wird eine Bestätigung über beide Kanäle gesendet. Wenn eines oder beide Symbole ausgegraut sind, wird über diese Methode keine Bestätigung gesendet. Diese Einstellungen werden automatisch aus Ihren Kundenbenachrichtigungseinstellungen übernommen.
Erinnerung
Die Kachel „Erinnerung“ zeigt an, ob dem Kunden eine Erinnerung gesendet wird. Wenn beide Symbole blau sind, erhält der Kunde Erinnerungen per E-Mail und SMS. Wenn eines oder beide Symbole grau sind, werden über diesen Kanal keine Erinnerungen gesendet. Diese Erinnerungseinstellungen werden ebenfalls aus Ihren Kundenbenachrichtigungseinstellungen übernommen.
HINWEIS: Erinnerungen werden nicht gesendet, wenn der Termin früher beginnt, als in der Einstellung „Vorlaufzeit für Erinnerungen“ festgelegt ist. Wenn Erinnerungen beispielsweise zwei Tage vor dem Termin gesendet werden sollen, löst eine Buchung für morgen keine Erinnerung aus.
Anamnese
Die Kachel „Anamnese“ zeigt an, ob dem Kunden ein Anamnesefragebogen gesendet wird. Es wird das Formular gesendet, das in Ihrem Konto als Standard markiert ist.
Wenn die Kachel mit einem Fehlersymbol ausgegraut ist, müssen Sie einen Fragebogen einrichten und als Standard markieren.
Formulare
Die Kachel „Formulare“ zeigt alle zusätzlichen Formulare an, die mit der von Ihnen gebuchten Leistung verknüpft sind. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über diese Kachel fahren, sehen Sie, welche Formulare vor dem Termin vom Kunden angefordert werden.
Wenn die Kachel mit einem Fehlersymbol ausgegraut ist und Sie zusätzliche Formulare vom Kunden anfordern möchten, können Sie dies einrichten, indem Sie die Schritte in diesem Leitfaden befolgen.
Vorbehandlungshinweise
Die Kachel „Vorbehandlungshinweise“ zeigt alle Vorlagen für Vorbehandlungshinweise an, die mit den gebuchten Leistungen verknüpft sind, wie in den Leistungseinstellungen unter „Kunden-Pathway“ festgelegt.
Wenn die Kachel mit einem Fehlersymbol ausgegraut ist und Sie Kunden Vorbehandlungshinweise senden möchten, können Sie dies einrichten, indem Sie die Schritte in diesem Leitfaden befolgen.
Feedback
Schließlich zeigt die Kachel „Feedback“ an, ob eine Feedback-Anfrage an den Kunden gesendet wird. Wie bei anderen Benachrichtigungen gilt: Wenn sowohl das E-Mail- als auch das SMS-Symbol blau sind, wird die Anfrage über beide Kanäle gesendet. Wenn eines oder beide Symbole grau sind, wird über diesen Kanal kein Feedback angefordert. Diese Einstellungen werden ebenfalls aus Ihren Kundenbenachrichtigungseinstellungen übernommen.
Wenn Sie ein Fehlersymbol sehen und Feedback-Anfragen an Kunden senden möchten, stellen Sie sicher, dass die Kundenbenachrichtigung für Feedback-Anfragen aktiviert ist. Folgen Sie dazu den Schritten hier.
Zahlung
Die Kachel „Zahlung“ zeigt an, ob dem Kunden eine Benachrichtigung gesendet wird, sobald eine Zahlung erfolgt ist. Wenn sowohl das E-Mail- als auch das SMS-Symbol blau sind, erhält der Kunde eine Bestätigung über beide Kanäle. Wenn eines oder beide Symbole grau sind, wird die Benachrichtigung über diese Methode nicht gesendet.
Diese Benachrichtigungen werden durch Ihre Zahlungsrichtlinie-Einstellungen gesteuert. Wenn Sie beispielsweise Express-Buchung verwenden, können Kunden direkt nach der Buchung automatisch einen sicheren Zahlungslink per E-Mail erhalten. Dies trägt dazu bei, pünktliche Zahlungen sicherzustellen, und hält Kunden über ihre Transaktionen informiert.
Weitere Informationen zur Zahlungsrichtlinie und deren Aktivierung finden Sie in diesem Artikel.
HINWEIS: Wenn Ihre Kundenbenachrichtigungen so eingestellt sind, dass E-Mail- und/oder SMS-Bestätigungen, Erinnerungen oder Feedback-Anfragen gesendet werden, die Kacheln aber trotzdem ausgegraut sind, stellen Sie sicher, dass diese Benachrichtigungen nicht in Ihren Kalendereinstellungen deaktiviert wurden.
Schritt 6: Buchung bestätigen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Termin buchen“. Die Gesamtkosten und Dauer werden darüber in der Vorschau angezeigt. Der Termin ist nun eingeplant.
Wenn Sie mit der Maus über einen beliebigen Termin im Kalender fahren, wird eine Übersichtskarte mit folgenden wichtigen Details angezeigt:
- Kundenname: Der vollständige Name des Kunden, der den Termin wahrnimmt.
- Kunden-E-Mail: Die primäre E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme mit dem Kunden.
- Gebuchte Leistung: Die spezifische Leistung oder Behandlung, die der Kunde erhalten soll.
- Zeit & Dauer: Die Startzeit des Termins und seine geplante Gesamtdauer.
- Status: Der aktuelle Status des Termins (z. B. Bestätigt, Angekommen, Abgeschlossen).
- Raum: Der für diesen Termin vorgesehene Raum bzw. Standort in der Klinik.
- Arzt: Der Name des für die Leistungserbringung zuständigen Behandlers.
- Zahler: Gibt an, wer für die Zahlung verantwortlich ist (z. B. der Kunde oder ein Drittversicherer).
- Notfallkontakt: Wichtige Kontaktinformationen, die im Notfall verwendet werden.
- Hinweise: Zeigt wichtige Kundeninformationen an, wie z. B. bekannte Allergien oder medizinische Probleme.
HINWEIS: Mehr zu diesem Thema erfahren Sie auch in dieser Lektion in der Pabau Academy.
Außerdem empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel Kalender zu lesen, um dieses Thema noch genauer zu erkunden.
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Um Ihr Pabau-Konto zusätzlich vollständig zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen außerdem, die weiteren Anleitungen und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Sie bietet ausführliche Videotutorials und Lektionen für eine ganzheitliche Lernerfahrung, mit der Sie sich die wesentlichen Fähigkeiten für den Erfolg mit Pabau aneignen können.