Wie lange dauert die Bearbeitung von ERA und Ansprüchen?

Wie lange sollten Zahlungen und Rückmeldungen dauern?

Sobald Ihre Ansprüche an Claim.MD gehen, stellt sich immer die Frage „Wann werde ich bezahlt?" Die Fristen der Versicherungen werden von den Kostenträgern festgelegt, nicht von Pabau – aber wenn Sie die üblichen Zeitfenster kennen, bleibt Ihre Abrechnung planbar, und Sie erkennen, wann tatsächlich etwas ins Stocken geraten ist und wann es sich einfach nur durch die Warteschlange arbeitet.

HINWEIS: Das Versicherungsabrechnungsmodul ist für Praxen in den Vereinigten Staaten verfügbar und funktioniert mit Ihrem verbundenen Claim.MD-Konto.

Das Versicherungsabrechnungsmodul ist für Praxen in den Vereinigten Staaten verfügbar und funktioniert mit Ihrem verbundenen Claim.MD-Konto.

Was eine ERA ist

Eine ERA (Electronic Remittance Advice) ist die digitale Version der Leistungsabrechnung eines Versicherers – die Mitteilung, die angibt, wie ein Anspruch bearbeitet wurde. Sie enthält den abgerechneten Betrag, den vom Kostenträger anerkannten Betrag, den gezahlten Betrag, etwaige Anpassungen (mit Begründungscodes) sowie den Eigenanteil des Patienten. Pabau liest die ERA automatisch aus und begleicht den entsprechenden Anspruch, sodass Sie deutlich schneller abgleichen können, als wenn Sie Papier-EOBs manuell eingeben müssten.

Ihre Clearingstelle: Claim.MD

Pabau verbindet sich über Claim.MD mit den Kostenträgern – Claim.MD übermittelt Ihre Ansprüche, prüft sie vor Erreichen des Kostenträgers auf Formatierungsprobleme und liefert die ERAs zurück. Sie bringen Ihr eigenes Claim.MD-Konto mit (eingerichtet unter Einrichtung → Ansprüche); Pabau berechnet weder pro Anspruch noch pro Rückmeldung etwas.

Wie lange ERAs nach der Anmeldung dauern

ERAs fließen nur für Kostenträger, für die Sie sich zur elektronischen Rückmeldung angemeldet haben (Einrichtung → Ansprüche → Kostenträger → das Anmeldefenster). Jeder Kostenträger genehmigt die Anmeldung nach eigenem Zeitplan – das kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen, bis zu etwa 30 Tagen, dauern. Sobald ein Kostenträger die Anmeldung genehmigt hat, treffen die ERAs in der Regel innerhalb weniger Werktage ein. Bis dahin kann der Kostenträger den Anspruch trotzdem bezahlen – Sie erhalten nur keine elektronische Rückmeldung, sodass sich der Status des Anspruchs nicht von selbst ändert.

Wie lange die Bearbeitung von Ansprüchen dauert

Die Bearbeitungszeit liegt beim Kostenträger, nicht bei Claim.MD. Viele Kostenträger sind innerhalb weniger Werktage fertig; manche benötigen ein paar Wochen. Das Beste, was Sie tun können, ist, so früh wie möglich mindestens einen Anspruch bei einem Kostenträger einzureichen – das bringt Ihre Praxis in deren Warteschlange und deckt eventuelle Lücken bei Anmeldung oder Zulassung auf, solange noch Zeit bleibt, diese zu beheben.

Wie Sie den Status eines Anspruchs erkennen

Jeder Anspruch trägt im Dashboard Geld → Versicherungsansprüche einen von sechs Status:

Entwurf – aus der Rechnung erstellt, noch nicht gesendet.
Bereit zum Einreichen – erfolgreich validiert, wartet darauf, dass Sie ihn senden.
Eingereicht – von der Clearingstelle akzeptiert und auf dem Weg zum (oder beim) Kostenträger.
Bezahlt – eine ERA hat eine Zahlung gemeldet; der Betrag wird auf die Rechnung angewendet.
Abgelehnt (Rejected) – vor der Leistungsprüfung abgewiesen (eine Front-End-Prüfung); korrigieren Sie das markierte Feld und reichen Sie erneut ein.
Verweigert (Denied) – geprüft und abgelehnt; sehen Sie sich die Begründungscodes des Kostenträgers an, korrigieren Sie dann und reichen Sie erneut ein oder legen Sie Widerspruch ein.

Klicken Sie jederzeit auf Sync, um die aktuellen Status für alle Ansprüche auf einmal abzurufen, oder verwenden Sie die Aktualisierung pro Zeile für einen einzelnen Anspruch.

Häufig gestellte Fragen

Meine ERAs kommen nicht an. Die ERA-Anmeldung beim Kostenträger ist höchstwahrscheinlich noch ausstehend – prüfen Sie das Anmeldefenster für diesen Kostenträger. Wenn Sie von einem anderen System zu Pabau gewechselt sind, das bereits ERAs dieses Kostenträgers erhielt, muss diese Anmeldung dort zuerst beendet werden, bevor die neue genehmigt werden kann.
Ein Anspruch dauert länger als die anderen. Manche Kostenträger brauchen einfach Wochen. Verzögerungen entstehen auch durch fehlende oder falsche Codes, veraltete Versicherungsdaten des Kunden oder eine Ablehnung, die auf Korrektur wartet – prüfen Sie den Anspruch auf eine Ablehnungsmeldung.
Wie prüfe ich, ob ein Anspruch ein Problem hat? Achten Sie im Dashboard auf die Status Abgelehnt und Verweigert und lesen Sie die Begründung neben der Kopfzeilenmarkierung; das Verlaufsfenster des Anspruchs zeigt den vollständigen Verlauf der Ereignisse von Kostenträger und Claim.MD.
Kann ich den internen Bearbeitungsstatus des Kostenträgers/von Claim.MD sehen? Nein – Pabau zeigt, was Kostenträger und Claim.MD zurückmelden, und die Status werden aktualisiert, sobald diese Ereignisse eintreffen. Wenn ein Anspruch tatsächlich festzustecken scheint, wenden Sie sich an den Claim.MD-Support und geben Sie die Claim.MD-ID des Anspruchs an (im Verlauf des Anspruchs zu finden).
Ein Anspruch zeigt „Bezahlt" an, aber es ist kein Geld eingegangen. Der Kostenträger hat wahrscheinlich außerhalb von Pabau bezahlt (per Scheck oder Portalzahlung). Wenden Sie sich an den Kostenträger, um zu klären, wie und wohin die Zahlung gesendet wurde.
Mein Kostenträger sendet keine ERAs – wie begleiche ich den Anspruch? Wenn ein Kostenträger per Papier oder Telefon zahlt und nie eine elektronische Rückmeldung sendet, öffnen Sie den eingereichten Anspruch und klicken Sie auf Kostenträgerzahlung erfassen. Geben Sie ein, was im EOB pro Position angegeben war (bezahlter Betrag und ein etwaiger Anpassungscode wie CO-45), und Pabau begleicht den Anspruch als Bezahlt – genau wie eine ERA es tun würde. Dies ermöglicht Ihnen auch, einen sekundären Anspruch abzurechnen, da dafür die Positionsdetails des Primäranspruchs benötigt werden. Das Erfassen der Zahlung hier begleicht den Anspruch; das Verbuchen des Geldes auf der Rechnung bleibt Ihr normaler Zahlungsschritt.
Wie kann ich die Bearbeitung beschleunigen? Reichen Sie saubere Ansprüche ein (vor dem Senden validieren), halten Sie die Versicherungsdaten jedes Kunden aktuell, verwenden Sie korrekte CPT-/HCPCS- und ICD-10-Codes, reichen Sie zeitnah ein, behalten Sie Ihre Anmeldungen im Blick und lösen Sie Ablehnungen zügig auf.
Muss ich jeden Kostenträger separat anmelden? Ja – die ERA-Anmeldung erfolgt pro Kostenträger. Die Anmeldung eines Kostenträgers meldet nicht automatisch die anderen an.
Was, wenn ich einen Kostenträger nie für ERAs anmelde? Pabau erhält dann die Rückmeldungen dieses Kostenträgers nicht, sodass sich der Status des Anspruchs nicht von selbst weiterentwickelt. Sie können ihn dennoch begleichen: Öffnen Sie den Anspruch und verwenden Sie Kostenträgerzahlung erfassen, um das EOB manuell einzugeben, was ihn auf „Bezahlt" setzt und die sekundäre Abrechnung freischaltet. Die Anmeldung für ERAs macht den Prozess automatisch – die manuelle Erfassung ist die Ausweichlösung für Kostenträger, die keine senden.

Was kommt als Nächstes?

Versicherungsleitfaden Teil 4: Versicherungsansprüche einreichen und verfolgen
Versicherungsleitfaden Teil 1: Die Grundlagen einrichten (hier finden Sie die Anmeldungen)

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