Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Kurse in Pabau erstellen, sie über den Kalender buchen und Benachrichtigungen für Kurse einrichten.
Inhaltsverzeichnis:
1. Wie Sie einen Kurs erstellen
2. Wie Sie einen Kurs im Kalender buchen
3. Wie Sie weitere Teilnehmer zu einem Kurs hinzufügen
4. Wie Sie Kundenbenachrichtigungen für Kurse einrichten
5. Wie Sie eine Kurszahlung über den Kalender verarbeiten
6. Wie Sie den Terminstatus von Kursteilnehmern aktualisieren
7. Wie Sie Teilnehmer aus einem Kurs entfernen
8. Wie Sie eine Kursbuchung über die Kundenkarte stornieren
In Pabau ist ein Kurs eine Art von Leistung, an der mehr als ein Kunde gleichzeitig teilnehmen kann. Egal, ob Sie Gruppen-Fitnesskurse, Trainingsprogramme oder Workshops anbieten, mit der Funktion „Kurse“ können Sie diese gruppenbasierten Termine einfach einrichten und verwalten.
Wie Sie einen Kurs erstellen
In Pabau können Sie Kurse genauso erstellen wie Leistungen, mit nur ein paar zusätzlichen Einstellungen zur Verwaltung von Gruppenterminen. Egal, ob Sie Trainings, Workshops oder Gruppenbehandlungen anbieten, mit der Kursfunktion können Sie mehrere Teilnehmer in einer Buchung verwalten.
Schritt 1: Zu Einrichtung navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zu Einrichtung, unten links im linken Seitenmenü, um zur Einrichtungsseite zu gelangen.
Schritt 2: Zu Leistungen navigieren
Klicken Sie im Bereich Leistungen auf den Tab Leistungen.
Schritt 3: Zum Button „Neue Leistung“ navigieren
Navigieren Sie nun oben rechts auf der Seite zum Button „Neue Leistung“, um den Vorgang zu starten.
Schritt 4: Kurs erstellen
Sie sehen nun eine neue Option „Kurs“ direkt unter der Option Virtuell. Klicken Sie auf „Kurs“, um anzugeben, dass die von Ihnen erstellte Leistung eine Gruppensitzung ist.
An dieser Stelle können Sie mit der Eingabe der Kursinformationen beginnen. Auf dem Tab „Allgemein“ können Sie folgende Angaben machen:
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Kursname:
Der Name des Kurses (z. B. Yoga Flow, Laser-Schulung, usw.) -
Anzahl der Teilnehmer:
Legen Sie die maximale Anzahl von Personen fest, die am Kurs teilnehmen können. Damit es sich um einen Kurs handelt, muss die Anzahl der Teilnehmer größer als 1 sein. -
Leistungscode:
Ein interner Code, mit dem Sie den Kurs schnell identifizieren oder kategorisieren können (optional). -
Kategorie:
Weisen Sie den Kurs einer bestimmten Kategorie zu (z. B. Fitness, Training, Wellness), um die Filterung und Organisation zu erleichtern. Folgen Sie den Schritten in diesem Leitfaden, um eine Kategorie zu erstellen. -
Terminfarbe:
Wählen Sie eine Farbe, um den Kurs in Ihrem Kalender darzustellen – hilfreich zur schnellen visuellen Identifizierung. -
Bild:
Laden Sie ein Bild hoch, das den Kurs darstellt (dieses kann bei aktivierter Online-Buchung angezeigt werden).
Schritt 5: Zum Tab Preise wechseln
Auf diesem Tab können Sie den Preis des Kurses festlegen, Ihren Anzahlungsbetrag definieren und Ihre Online-Zahlungsrichtlinie konfigurieren, damit Kunden wissen, was und wann sie zahlen müssen.
Schritt 6: Einstellungen für Online-Buchungen konfigurieren
Wenn der Kurs bei Online-Buchungen unter einem anderen Namen angezeigt werden soll, können Sie einen Anzeigenamen eingeben. Sie können auch eine Beschreibung angeben, um Kunden mehr Kontext zu bieten.
Schritt 7: Kommunikation festlegen
Sie können auch die Kommunikation einrichten, die vor und nach dem Kurstermin gesendet wird, im Tab „Kunden-Pfad“.
Nachrichten können sofort nach der Anmeldung gesendet oder als Teil einer Automatisierung geplant werden (dafür muss Marketing Plus aktiv sein).
Sobald Sie die Konfiguration der Kurseinstellungen abgeschlossen haben, gehen Sie in die obere rechte Ecke des Bildschirms, aktivieren Sie „Aktiv“ und klicken Sie auf „Erstellen“.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich einen Kurs in Pabau erstellen.
Wie Sie einen Kurs im Kalender buchen
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an, und navigieren Sie dann zum Kalender im linken Seitenmenü.
Schritt 2: Kurs buchen
Wählen Sie im Kalender einen freien Termin aus, an dem Sie den Kurs buchen möchten, woraufhin sich das Modal „Termin buchen“ öffnet. Oben im Modal können Sie zum Tab „Kurs“ wechseln, um mit der Kursbuchung zu beginnen.
Von hier aus können Sie Kurse direkt über den Kalender buchen, indem Sie den gewünschten Kurs auswählen und Teilnehmer anmelden.
Der Buchungsablauf ähnelt dem Tab „Termine“. Sie können ein oder mehrere Teammitglieder auswählen sowie Standort, Raum und Ausstattung festlegen, mit einigen wichtigen Unterschieden:
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Die Option „Aus Paket buchen“ wird nicht angezeigt, da nicht im Voraus einzelne Kunden ausgewählt werden.
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Sie können nur aus Leistungen wählen, die als Typ: Kurs festgelegt sind.
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Sie können mehrere Teilnehmer zu einem Kurs hinzufügen. Im rechten Bereich des Popup-Fensters können Sie Kunden manuell zum Kurs hinzufügen. Das Hinzufügen von Teilnehmern ist jedoch nicht erforderlich, um den Kurs zu buchen; Sie können ihn mit null Teilnehmern buchen und diese später hinzufügen.
Beim Buchen eines Kurses im Kalender stehen Ihnen mehrere Felder und Optionen zur Anpassung der Sitzung zur Verfügung:
- Startzeit & Dauer
Wählen Sie, wann der Kurs beginnt und wie lange er dauert. -
Raumauswahl
Wählen Sie einen Raum für den Kurs aus. Die Raumverfügbarkeit funktioniert wie bei regulären Terminen; es werden nur verfügbare Räume angezeigt. -
Kursnotizen
Fügen Sie interne Notizen zum Kurs hinzu. Diese sind für Kunden nicht sichtbar. -
Kurs wiederholen
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie einen wiederkehrenden Kursplan einrichten möchten. - Suchleiste zum Hinzufügen von Teilnehmern
Verwenden Sie die Suchleiste, um Kunden zu suchen und dem Kurs hinzuzufügen. Sie können einen Kurs mit einem, mehreren oder sogar null Teilnehmern buchen und diese später hinzufügen.
Schritt 3: Benachrichtigungen konfigurieren
Navigieren Sie zum Bereich Teilnehmer und klicken Sie auf das Glockensymbol neben dem Namen eines Teilnehmers. Dadurch öffnen sich die Benachrichtigungseinstellungen, in denen Sie die gewünschten Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren können.
Sobald Sie mit der Eingabe der Informationen fertig sind, klicken Sie unten im Modal auf die Schaltfläche „Kurs buchen“.
Diese Schaltfläche bleibt ausgegraut, bis alle Pflichtfelder ausgefüllt sind:
- Kursleistung
- Teammitglied
- Standort
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich einen Kurs im Kalender buchen.
Wie Sie weitere Teilnehmer zu einem Kurs hinzufügen
Schritt 1: Auf den Kurs klicken
Suchen Sie den Kurs in Ihrem Kalender und klicken Sie darauf, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.
Schritt 2: Kurs anzeigen
Klicken Sie anschließend auf die Option „Kurs anzeigen“, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.
Schritt 3: Teilnehmer hinzufügen
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Teilnehmer sehen können. Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen +“.
Nach dem Klicken erscheint eine Suchleiste, in der Sie einen bestehenden Kunden suchen und hinzufügen können. Wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen möchten, haben Sie die Option +Neuen Kunden hinzufügen.
Sie können auch Notizen im Feld „Notizen hinzufügen“ eintragen.
Klicken Sie abschließend unten rechts auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Teilnehmer hinzufügen“.
Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Teilnehmer hinzugefügt wurden, und die Kapazität wird automatisch aktualisiert.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich weitere Teilnehmer zu einem bereits gebuchten Kurs hinzufügen.
Wie Sie Kundenbenachrichtigungen für Kurse einrichten
Schritt 1: Zu Einrichtung navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zur Einrichtungsseite, unten links im linken Seitenmenü. Erweitern Sie anschließend den Tab „Kommunikation“ im Bereich Marketing & Kommunikation. Dadurch wird der Untertab „Kundenbenachrichtigungen“ angezeigt.
Schritt 2: Zum Tab Kurse wechseln
Klicken Sie im Bereich Kundenbenachrichtigungen im linken Menü auf den Tab „Kurse“, um alle verfügbaren Benachrichtigungstypen für Kurse anzuzeigen.
Schritt 3: Benachrichtigungstyp auswählen
Wählen Sie den Benachrichtigungstyp aus, den Sie konfigurieren möchten (z. B. Bestätigung, Erinnerung, Stornierung), um die verfügbaren Einstellungen und Aktionen anzuzeigen.
Schritt 4: Benachrichtigungen konfigurieren
Sie sehen eine Vorschau der Standardnachricht, die an Kunden gesendet wird.
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Auf der linken Seite können Sie bestimmte Details aktivieren oder deaktivieren, die in die Nachricht ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
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Um eine benutzerdefinierte Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf den Tab „Benutzerdefiniert“ und bearbeiten Sie den Text nach Bedarf.
- Um die Standard-SMS-Benachrichtigung anzuzeigen, klicken Sie oberhalb der Benachrichtigungsvorschau auf die Option SMS.
Um die Benachrichtigung zu aktivieren oder zu deaktivieren, bewegen Sie den Mauszeiger oben rechts über die Schaltfläche „Bestätigung aktivieren“. Dadurch werden Optionen angezeigt, mit denen Sie E-Mail- und/oder SMS-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren können. Sie können entweder eine, beide oder keine Option je nach Ihren Präferenzen auswählen.
Schritt 5: Änderungen speichern
Sobald Sie mit Ihrer Konfiguration zufrieden sind, klicken Sie oben rechts auf „Änderungen speichern“, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie festlegen, wie Kunden über ihre Kursbuchungen benachrichtigt werden.
Wie Sie eine Kurszahlung über den Kalender verarbeiten
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an und navigieren Sie dann zum Kalender im linken Seitenmenü.
Schritt 2: Auf den Kurs klicken
Suchen Sie den Kurs in Ihrem Kalender und klicken Sie darauf, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.
Schritt 3: Kurs anzeigen
Klicken Sie anschließend auf die Option „Kurs anzeigen“, um weitere Optionen zu sehen.
Schritt 4: Kurs bezahlen
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster mit allen Teilnehmern. Um eine Zahlung zu verarbeiten, klicken Sie auf das „$“-Symbol neben dem Namen des Teilnehmers — dadurch gelangen Sie zum Kassenbildschirm.
Auf dem Kassenbildschirm (POS) werden die Felder für Kunde und Artikel automatisch vorausgefüllt. Wählen Sie anschließend die Zahlungsmethode aus den verfügbaren Optionen aus.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Zahlung bestätigen“, um den Vorgang abzuschließen.
Schritt 5: Kassiervorgang abgeschlossen
Sobald die Zahlung erfolgreich verarbeitet wurde, sehen Sie den Bildschirm Kassiervorgang abgeschlossen. Um zum Kalender zurückzukehren, klicken Sie einfach auf den Zurück-Pfeil oben links.
Das Symbol neben dem Namen des Teilnehmers wird grün, sobald die Zahlung abgeschlossen ist.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich eine Zahlung für einen Kurs über den Kalender verarbeiten.
Wie Sie den Terminstatus von Kursteilnehmern aktualisieren
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an, und navigieren Sie dann zum Kalender im linken Seitenmenü.
Schritt 2: Auf den Kurs klicken
Suchen Sie den Kurs in Ihrem Kalender und klicken Sie darauf, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.
Schritt 3: Kurs anzeigen
Klicken Sie anschließend auf die Option „Kurs anzeigen“, um weitere Details zu sehen.
Schritt 4: Status aktualisieren
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster mit allen Teilnehmern. Um den Terminstatus eines Teilnehmers zu aktualisieren, klicken Sie auf das Uhrsymbol ganz rechts neben dessen Namen.
Dadurch werden alle verfügbaren Terminstatus angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über ein Statussymbol fahren, wird der Name des Status (z. B. Wartend, Angekommen, Nicht erschienen oder Abgeschlossen) angezeigt.
Klicken Sie auf das Symbol, um den Status des Teilnehmers entsprechend zu aktualisieren.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich den Terminstatus von Kursteilnehmern aktualisieren.
Wie Sie Teilnehmer aus einem Kurs entfernen
Schritt 1: Auf den Kurs klicken
Suchen Sie den Kurs in Ihrem Kalender und klicken Sie darauf, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen.
Schritt 2: Kurs anzeigen
Klicken Sie anschließend auf die Option „Kurs anzeigen“, um weitere Details zu sehen.
Schritt 3: Teilnehmer entfernen
Auf der rechten Seite öffnet sich ein Fenster mit allen Teilnehmern. Um jemanden aus dem Kurs zu entfernen, klicken Sie einfach auf das Papierkorbsymbol neben dessen Namen.
Ein Popup wird angezeigt und fordert Sie auf, das Entfernen zu bestätigen. Klicken Sie zum Fortfahren auf „Entfernen“, um die Aktion abzuschließen.
Der Teilnehmer wird aus dem Kurs entfernt, und die Kapazität wird automatisch aktualisiert.
Der Kurs wird für den Kunden storniert und dies wird in seiner Kundenkarte angezeigt.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich einen Teilnehmer aus einem Kurs in Pabau entfernen.
Wie Sie eine Kursbuchung über die Kundenkarte stornieren
Schritt 1: Auf die Kundenkarte zugreifen
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an. Navigieren Sie dann zur Suchleiste, um nach dem Kunden zu suchen, der seine Kursteilnahme stornieren möchte.
Alternativ können Sie auf die Kundenkarte des Teilnehmers zugreifen, indem Sie den Kurs über den Kalender öffnen. Klicken Sie einfach auf den Namen des Teilnehmers, um zu dessen Kundenkarte weitergeleitet zu werden.
Schritt 2: Zum Tab Termine wechseln
Navigieren Sie auf der Kundenkarte zum Tab Termine, um eine Liste aller gebuchten Termine des Kunden anzuzeigen.
Schritt 3: Zu den drei Punkten navigieren
Suchen Sie den Kurs, den der Kunde gebucht hat, und bewegen Sie den Mauszeiger über den Termin. Dadurch wird ganz rechts ein Drei-Punkte-Menü angezeigt.
Klicken Sie auf die drei Punkte, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen. Dadurch wird die Option angezeigt, die Kursteilnahme zu stornieren.
Schritt 4: Stornierungsgrund auswählen
Sie werden zunächst aufgefordert, einen Stornierungsgrund auszuwählen. Sobald ein Grund ausgewählt wurde, wird die Schaltfläche „Termin stornieren“ aktiv. Klicken Sie darauf, um die Stornierung abzuschließen.
Die Kursteilnahme wurde storniert, und beim Anzeigen des Termins in der Kundenkarte wird das Banner „Storniert“ angezeigt.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie erfolgreich die Kursteilnahme eines Kunden direkt über dessen Kundenkarte stornieren.
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Um Ihr Pabau-Konto zudem umfassend zu nutzen und zu verstehen, empfehlen wir Ihnen, weitere Leitfäden und Ressourcen der Pabau Academy zu erkunden. Diese bietet ausführliche Video-Tutorials und Lektionen für eine ganzheitliche Lernerfahrung, mit der Sie sich die wesentlichen Fähigkeiten für den Erfolg mit Pabau aneignen können.