Dieser Artikel erklärt, wie Sie den No-Show-Schutz und die Stornierungsrichtlinie Ihres Pabau-Kontos einrichten und verwalten.
Inhaltsverzeichnis:
1. So richten Sie die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie ein
1.2. Stornierungsgründe konfigurieren
2. So verwalten Sie die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie
3. So lösen Sie eine Paketsitzung ein, wenn Kunden stornieren oder nicht erscheinen
4. So lösen Sie das Kontoguthaben ein, wenn Kunden stornieren oder nicht erscheinen
5. Wie die Stornierungsrichtlinie gilt, wenn Kunden online stornieren
So richten Sie die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie ein
Die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie ermöglicht es Kunden, Termine kostenlos zu buchen. Sie werden jedoch nur belastet, wenn sie einen Termin absagen oder nicht erscheinen. Dies schützt Ihre Einnahmen und reduziert kurzfristige Stornierungen.
Schritt 1: Zur Einrichtung navigieren
Melden Sie sich zunächst mit Ihren Anmeldedaten in Ihrem Pabau-Konto an, indem Sie sich unter app.pabau.com einloggen. Navigieren Sie dann zur Seite Einrichtung. Im Bereich Finanzen finden Sie „Richtlinien". Auf dieser Seite können Sie Ihre Stornierungs- und No-Show-Richtlinie einrichten.
Schritt 2: Stornierungs-/No-Show-Richtlinie aktivieren
Auf der Seite „Stornierungen und No-Shows" können Sie festlegen, wie viel Vorlauf Kunden benötigen, um kostenlos zu stornieren. Sie können auch den Gebührenbetrag für Stornierungen oder No-Shows festlegen, die außerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen.
Wenn Sie nach unten scrollen, können Sie wählen, ob Sie die Richtlinie überschreiben möchten:
- Überschreibung zulassen: Wenn Sie diese Option auswählen, können Sie die Stornierungsrichtlinie bei unvermeidbaren Gründen überschreiben, was mehr Flexibilität beim Umgang mit Stornierungen oder No-Shows ermöglicht.
Schritt 3: Änderungen speichern
Nachdem Sie die Stornierungsrichtlinie eingerichtet haben, stellen Sie sicher, dass der Schalter „Aktiv" oben rechts auf der Seite aktiviert ist, und klicken Sie auf „Speichern", um die Änderungen zu übernehmen.
Stornierungsgründe konfigurieren
Der wichtigste Schritt bei der Einrichtung Ihrer Stornierungs-/No-Show-Richtlinie ist die Konfiguration Ihrer Stornierungsgründe entsprechend Ihrer Richtlinie.
Nachdem Sie die Stornierungsrichtlinie in Ihrem Pabau-Konto aktiviert haben, können Sie festlegen, ob ein Stornierungsgrund die Anwendung der Richtlinie erfordert.
Schritt 1: Zur Einrichtung navigieren
Navigieren Sie zu Einrichtung und suchen Sie im Bereich Sonstiges nach Stornierungsgründe. Sie können bereits vorhandene Stornierungsgründe bearbeiten oder neue erstellen.
Schritt 2: Die entsprechende Stornierungsrichtlinie anwenden
Nachdem Sie den Stornierungsnamen hinzugefügt und die Stornierungsart (Späte Stornierung oder Frühe Stornierung) ausgewählt haben, ist es Zeit, die entsprechende Stornierungsrichtlinie anzuwenden. Dies stellt sicher, dass bei Auswahl eines bestimmten Stornierungsgrunds die richtige Richtlinie durchgesetzt wird.
- Klicken Sie auf Ja: Der Bereich für Stornierungsgebühren wird für den Kunden angezeigt, sofern er die Richtlinienkriterien erfüllt.
- Klicken Sie auf Nein: Bei Auswahl dieses Grundes wird keine Stornierungsgebühr berechnet.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihre Stornierungsgründe konfigurieren.
So verwalten Sie die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie im Kalender
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Navigieren Sie zum Kalender in der linken Seitenleiste und suchen Sie den Termin, den Sie stornieren müssen.
Schritt 2: Den Termin stornieren
Beim Stornieren des Termins wird der Bereich für die Stornierungsgebühr angezeigt, sofern die Kriterien der Stornierungsrichtlinie erfüllt sind.
Dies gilt, wenn:
- der ausgewählte Stornierungsgrund unter die Richtlinie fällt.
- der Termin nach der zulässigen Frist storniert wird.
Wenn Sie in der Stornierungsrichtlinie „Überschreibung zulassen" ausgewählt haben, ist der Schalter neben der Stornierungsgebühr anklickbar, und Mitarbeiter können entscheiden, ob bei einer Terminstornierung eine Gebühr erhoben wird. Andernfalls ist er ausgegraut.
Schritt 3: Einen Termin als No-Show markieren
Wenn Sie einen Termin auswählen und auf die Schaltfläche „No-Show" klicken, erscheint das Popup Als No-Show markieren zusammen mit dem Bereich „No-Show-Gebühr anwenden", der:
-
einen Schalter enthält, mit dem Sie die Berechnung einer No-Show-Gebühr aktivieren oder deaktivieren können
-
den Betrag anzeigt, der dem Kunden gemäß der Richtlinie für den Termin berechnet wird
-
ein Feld enthält, in dem ein Mitarbeiter einen benutzerdefinierten Betrag eingeben kann, sofern die Überschreibung über die Richtlinienseite zulässig ist
Nachdem Sie auf „Fortfahren" geklickt haben, wird eine Rechnung erstellt.
Wenn die Belastung der No-Show-Gebühr erfolgreich war, erscheint eine Benachrichtigung im grünen Erfolgs-Popup mit dem Text: Wir haben die Karte von [Name] erfolgreich belastet.
Wenn die Belastung der No-Show-Gebühr nicht erfolgreich war, erscheint folgender Hinweis in Rot: Wir konnten die Karte von [Name] nicht belasten.
Schritt 4: Richtlinie überschreiben
Wenn in der Stornierungsrichtlinie die Einstellung Überschreibung zulassen deaktiviert ist, wird das Feld Stornierungsgebühr überschreiben ausgegraut dargestellt.
Wenn in der Stornierungsrichtlinie die Einstellung Überschreibung zulassen aktiviert ist, können Sie im Feld Stornierungsgebühr überschreiben einen benutzerdefinierten Betrag eingeben.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Stornierungs-/No-Show-Richtlinie im Kalender verwalten.
So lösen Sie eine Paketsitzung ein, wenn Kunden stornieren oder nicht erscheinen
Wenn Ihre Stornierungsrichtlinie es Kunden erlaubt, eine Paketsitzung einzulösen, und ein Kunde einen mit einem Paket gebuchten Termin verspätet storniert oder nicht erscheint, wird beim Stornieren des Termins die Option zum Einlösen der Sitzung angezeigt.
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Navigieren Sie zum Symbol Kalender in der linken Seitenleiste. Klicken Sie dann auf den Termin, den Sie stornieren oder als No-Show markieren möchten.
Schritt 2: „Aus Paket bezahlen" auswählen
Nachdem Sie auf den Termin geklickt haben, der die Richtlinienkriterien erfüllt, sehen Sie je nachdem, ob Sie Ihre Richtlinienberechtigungen auf „Paketsitzung einlösen" oder „Kontoguthaben einlösen" eingestellt haben, zwei Optionen:
- Aus Paket bezahlen
- Aus Kontoguthaben bezahlen
Wählen Sie „Aus Paket bezahlen" und klicken Sie auf „Einlösen". Diese Aktion storniert den Termin und löst die Sitzung vom Konto des Kunden ein.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine verfügbare Paketsitzung einlösen, wenn ein Kunde die Kriterien der Stornierungsrichtlinie erfüllt.
So lösen Sie das Kontoguthaben ein, wenn Kunden stornieren oder nicht erscheinen
Wenn Sie Ihre Stornierungsrichtlinie so eingerichtet haben, dass das Kontoguthaben eines Kunden eingelöst werden kann, wird die Option zum Einlösen eines verfügbaren Kontoguthabens angezeigt, wenn ein Kunde den Termin außerhalb des in Ihrer Richtlinie festgelegten Zeitrahmens storniert oder nicht erscheint.
Schritt 1: Zum Kalender navigieren
Navigieren Sie zum Symbol Kalender in der linken Seitenleiste. Klicken Sie dann auf den Termin, den Sie stornieren oder als No-Show markieren möchten.
Schritt 2: „Aus Paket bezahlen" auswählen
Nachdem Sie auf den Termin geklickt haben, der die Richtlinienkriterien erfüllt, sehen Sie je nachdem, ob Sie Ihre Richtlinienberechtigungen auf „Paketsitzung einlösen" oder „Kontoguthaben einlösen" eingestellt haben, zwei Optionen:
- Aus Paket bezahlen
- Aus Kontoguthaben bezahlen
Wählen Sie „Aus Kontoguthaben bezahlen", wodurch das verfügbare Guthaben des Kunden angezeigt wird. Durch Klicken auf „Fortfahren" können Sie den Termin stornieren und das verfügbare Kontoguthaben einlösen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das verfügbare Kontoguthaben eines Kunden einlösen, wenn er die Kriterien der Stornierungsrichtlinie erfüllt.
Wie die Stornierungsrichtlinie gilt, wenn Kunden online stornieren
Wenn Sie eine Anzahlungs- und Stornierungs-/No-Show-Richtlinie in Pabau aktivieren, müssen Kunden ihre Kartendaten angeben, um einen Termin zu buchen.
Schritt 1: Zu Ihrem Online-Buchungsportal navigieren
Fahren Sie fort, um einen Termin aus der Sicht eines Kunden zu buchen.
Schritt 2: Kartendaten eingeben
Auf der Checkout-Seite werden Kunden aufgefordert, ihre Kartendaten einzugeben. Eine Nachricht weist darauf hin, dass ihnen für die Angabe der Daten nichts berechnet wird. Wenn bereits eine Karte hinterlegt ist, können sie die Zahlung sofort abschließen oder die Karte ändern.
Durch Klicken auf „Termin bestätigen" schließen sie die Buchung ab.
Schritt 3: Termin stornieren
Sobald der Termin gebucht ist, navigieren Sie zum Avatar oben rechts im Bildschirm. Wählen Sie dann „Termine", um kommende und vergangene Termine anzuzeigen.
Beim Anzeigen des bevorstehenden Termins haben Sie die Möglichkeit, die Details anzuzeigen, den Termin zu verschieben oder zu stornieren (abhängig von den Einstellungen in der Anpassung der Online-Buchung).
Wenn Kunden versuchen zu stornieren und die Aktion die Kriterien der Stornierungsrichtlinie erfüllt, erhalten sie folgenden Hinweis: Wenn sie diesen Termin jetzt stornieren, wird ihnen ein Betrag von x berechnet.
Durch Klicken auf „Ja" wird der Termin storniert.
Schritt 4: Zur Kundenkarte navigieren
Um die Aktivität des Kunden in Pabau anzuzeigen, können Sie dessen Kundenkarte unter den Reitern „Termine" und „Finanzen" einsehen.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird Kunden bei einer Online-Stornierung eines Termins eine Stornierungsgebühr berechnet.
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